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浅析现代办公条件下秘书的素质 　　【摘要】随着现代办公条件的不断改善，秘书人员的素质也应不断地提高，文章将从秘书人员的知识素养、基本素养、工作能力和工作技能等方面进行探讨。 　　【关键词】现代办公条件；秘书素养；秘书能力 　　【中图分类号】 G712 【文献标识码】A 　　【文章编号】1674-1145（2008）06-0078-02 　　 　　随着我国科技手段的不断进步，办公条件也在不断改善，各种信息技术的应用，催生了现代秘书素质的不断发展。 　　 　　一、秘书人员的知识素养 　　 　　（一）基础知识和理论 　　基础知识是知识结构的根基，是学习专业知识和辅助知识，掌握业务能力的前提条件。基础知识越是丰厚，获取专业知识就越是有力，发挥创造的潜力就越大。 　　1．哲学知识。秘书工作面对的事务特别繁多，每天要解决各式各样的大小问题，如果不学会一些哲学的思维方法，就可能陷入烦琐的事务漩涡，使秘书人员产生力不从心之感。 　　2．文史知识。秘书作为领导的助手，一是记录和抄写;二是文稿起草。记录，有领导的口授记录，有接待来访者的记录，还有会议记录和电话记录等等；起草文稿，是秘书工作的主要部分。文稿的起草过程，常常是由领导和秘书合作进行的。文字水平，是一个工作人员素质的综合反映，是办公室秘书的最基本要求。 　　3．外语及计算机操作能力。作为现代秘书必须具备较强的专业能力，除了语言文字应用表达能力外，还要有外语能力、计算机操作能力及速记等能力。计算机操作能力是现代秘书应具备的又一个基本能力要求，秘书要能够熟悉OFFICE 办公软件的使用并熟悉计算机网络，还要对办公室常用设备的使用达到熟练程度。速记是近年来被提到日程上来的一种录入能力，领导在口头表述的时候，秘书要能够以最快的速度记录到工作笔记中或者录入到电脑中，从而大大减少工作时间，提高工作效率。 　　 　　二、秘书人员的基本素养 　　 　　1．敏锐的政治头脑。一是坚定的政治头脑。文秘工作涉及到的每一个方面，政治性都很强。在很大程度上，代表着一个部门的主张，反映着本部门的形象，连接着单位和职工的切身利益。对事关政治性的问题，善于从政治上观察、分析和处理问题，在大是大非面前头脑清醒，旗帜鲜明，立场坚定，不随波逐流、人云亦云。二是丰实的理论头脑。一个人的理论素养越高，预测、把握和解决问题的能力就越强。必须善始善终地把学习放在第一位，扎实、认真地学习马列主义、毛泽东思想，特别是邓小平理论、“三个代表”重要思想和科学发展观。三是辩证的思维头脑。随着改革的深入和社会生活的变化，人们的思维方式和价值取向正在经历一场变革，办公室秘书应在这场变革中走在前面。这就要求我们观察问题要多视角、研究问题要多方位、解决问题要多方法。要注意思维的超前性。四是求实的科学头脑。实事求是是我们的一大工作作风，也是职业道德，工作纪律。办公室秘书想问题、提建议、当参谋、写文章、办事情，都要符合客观实际。 　　2．职业道德素养。所谓职业道德，是指从事某种行业、担负着一定社会责任的人员应当遵循的道德准则。基本职业道德，首先是爱岗敬业。秘书人员热爱自己的工作岗位，就是要在自己极其平凡的岗位上，凭着自己勤勤恳恳的工作，创造性地完成各项任务；其次是诚实守信、办事公道。以诚相待是一种美德，也是社会正常发展的内在需要。所以，秘书人员应该自觉遵守；第三是服务群众，奉献社会。秘书人员身处各个部门之间的枢纽部位，如果他们不能正确地看待自己的位置，就不可能做好组织协调的工作，反而会让领导和群众之间产生误解和隔阂。特殊职业道德是根据时代的特点，经过多年来行业自身发展过程中形成和完善起来的准则。乐于奉献，它对于加强道德品格修养非常重要，只有这样，才会在平凡的岗位上努力工作，从中感受乐趣；谦虚谨慎，它是由于秘书人员处于特殊的位置应具有的自省心理；谨慎是一种责任心的表现，遇事不轻率、不鲁莽，而是深思熟虑，三思而行；团队精神，它是需要秘书人员有团队作战的意识，有把自己的成就融入集体事业的成功中去的境界。团队精神增强了组织的凝聚力和向心力，为事业的发展做出积极的贡献。 　　3．心理品质素养。秘书活动是一种十分繁重的劳动。秘书活动的紧张性、快节奏和高压力，都对秘书人员的心理品质提出了越来越高的要求。因此，秘书人员要保持身体健康、精力旺盛、脑力充沛，就应当做到工作起来有张有弛，掌握好工作、学习和生活的规律并使之协调。同时，应保持乐观开朗、心胸开阔，不要让工作中的不愉快长时间地影响自己的心情。 　　 　　三、秘书人员的基本能力 　　 　　（一）一般能力 　　1．观察力。观察力是人们有意识地对事物进行知觉感受的能力。秘书具有良好的观察力是收集信息，及时地了解各种新情况，发现新问题的重要条件。秘书良好的观察力不仅体现在能迅