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农业科技档案信息资源开发利用新的思路剖析 　　摘 要:结合实际工作经验,论述了开发利用农业科技档案信息资源的必要性,分析农业科技档案信息资源开发利用的制约因素,提出了加强农业科技档案信息资源开发利用的策略。 　　关键词:农业科技;档案;开发利用 　　中图分类号:S436.421.1+9 文献标识号:A 文章编号:1001-4942(2010)05-0122-02 　　 　　 农业科技档案是农业科技人员在科研活动中形成的一种特殊的信息资源,是对农业科研活动最直接的原始记录。将这些资源按照档案管理相关规定进行处理,形成规范化、标准化的科技档案,再将这些档案资源进行开发,可以进一步实现农业科技档案的新价值。本文拟就开发农业科技档案信息资源有关问题进行深入探讨。 　　 　　1 开发利用农业科技档案信息资源的必要性 　　 　　 农业科技档案凝聚了农业科技工作者的辛勤劳动,包含了大量科研成果和先进生产技术,积极开发农业科技档案信息资源,具有十分重要的作用。 　　首先,农业科技档案信息资源可以使各级决策部门更好地了解国内外农业科技成果和农业经济发展状况,为科学决策提供服务。其次,农业科研活动是一个连续的过程,农业科技档案信息资源可为深入科研提供大量宝贵的信息来源。第三,农业科技档案是一种将科研成果转化为生产力的载体,可为地方经济发展提供优良品种、新技术等方面的服务,从而产生经济效益和社会效益。 　　 　　2 农业科技档案信息资源开发利用制约因素分析 　　 　　2.1 重“藏”轻“用”现象严重 　　随着农业科技成果与年递增,形成的农业科技档案也迅速增加,山东农业大学现库藏的科技档案中95%是农业科研档案。这些科研档案凝聚了全校几代教师、科研工作者的心血和汗水,利用率却很低。一方面是科技工作者缺乏查阅、利用科技档案信息的意识,另一方面档案管理部门只注重归档的数量、规模和档案的保管,而忽视了档案信息资源的开发利用,对档案信息资源的利用仅停留在信息查询层面上。 　　2.2 档案管理方式亟待提高 　　随着信息化时代的到来,网络技术发展大大改善了信息传递途径和时效,但这种先进的信息传递方式尚处在立卷目录的检索上,还没有在农业科技档案管理中得到全面体现。目前档案编研工作一直停留在文献的一次加工、二次加工上,编研成果层次和质量不高,与需求脱节。多数档案管理手段还停留在传统的手工操作阶段,检索速度慢、准确率不高。 　　2.3 档案资料收集不够完整 　　农业科技档案的完整性直接关系到档案信息资源的系统性。但在实际工作中,不少科技人员向档案部门移交的只是成果阶段的鉴定、报奖材料,大量课题研制阶段的原始材料仍留在个人手中。另外,目前档案载体形式已日趋多样化,而档案部门只注重纸质档案的收集,忽视了电子文件、多媒体等音像材料的收集。农业科技档案资料的不完整,直接影响到档案的质量和潜在价值。 　　2.4 档案管理人员素质需要提高 　　目前农业科技档案工作队伍的年龄结构、知识结构都不适应档案信息化管理的要求,真正既懂档案业务知识,又懂农业科技、网络技术、计算机技术的高层次复合型人才少之又少,年龄老化现象也日趋严重,同时农业科技档案管理也缺乏既懂管理又懂业务的高水平领导者。这种现象严重制约着农业科技档案工作向高水平、高层次方向发展。 　　 　　3 农业科技档案信息资源开发利用的策略 　　 　　为适应社会经济发展特别是新农村建设对农业科技档案信息资源的需求,实现农业科技档案信息自身价值,针对当前农业科技档案信息资源开发利用工作中存在的薄弱环节,笔者结合自身的工作经验提出以下几点看法。 　　3.1 优化馆藏 　　搞好农业科技档案的收集、整理、归档,提高案卷质量,是实现农业科技档案信息资源开发利用的物质基础。为保证农业科技档案资料齐全,要重点抓好几个方面工作。一是严格归档程序,把农业科技资料的形成、积累、整理和归档纳入科研管理工作程序,把好鉴定验收、成果报奖两大关。成果鉴定、报奖必须由档案部门出具课题全部科技材料已归档的证明,否则不能参加鉴定。二是重视各种载体档案材料的收集,除收集纸质文字资料归档外,还要注重收集其它载体文件材料,确保科技档案的完整性。三是提高科研人员的档案意识,要加强对档案法及国家关于科技档案管理办法的宣传,提高科技人员主动归档的自觉性。四是档案管理人员要改变工作方式,主动跟踪课题研究进展,与科技人员合作互动,及时收集相关资料。 　　3.2 加强档案编研 　　档案工作者应根据社会和读者的需求,对馆藏档案信息进行科学的整理和分析、提炼和加工,并汇集成各种编研成果,把分散的档案原始信息集约化,为农业、农村、农民提供系统、翔实的信息材料。根据馆藏文献信息,配合科研、教学工作,编写新成果、新方法、新工艺的专题汇