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农业科研单位档案管理信息化初析 　　摘要　随着计算机的广泛应用，档案工作在信息资料的收集、整理、利用上都发生了较大的变化，为适应时代的要求，提高档案工作的效率，提出农业科研单位档案管理信息化是必然趋势，指出了档案管理信息化对于管理人员、职能部门和单位的重要意义。 　　关键词　农业科研；档案管理；信息化 　　 　　21世纪，信息化已经成为社会发展的一个重要标志。随着信息社会的到来，信息与信息技术在国民经济和社会发展中扮演了越来越重要的角色。档案管理的重心也开始向信息化、现代化转移，档案现代化管理和信息化建设，是档案工作发展的必然趋势。 　　 　　1档案管理存在主要问题 　　传统的档案管理观念落后，淡薄开放意识与创新意识。目前，档案管理仍然存在着“为保管而保管、重保管轻利用”的思想，存在着“等、靠、要”、“安于现状”、“不讲求社会效益和经济效益”等旧观念，还存在着“闭架借阅”、“你查我调等做法。思维落后、思想认识落后于时代的步伐，已成为制约档案管理信息化发展的重要因素。 　　 　　2档案管理信息化的趋势和作用 　　随着计算机技术和网络技术的迅速发展，通过计算机及网络进行档案信息化管理，已成为农业科研单位档案管理的趋向。 　　目前，大多数信息主要是通过档案管理人员上门向科研人员索要或由科研人员主动提供，有时因科研人员工作忙、经常出差，难以提高农业科研档案的归档、信息汇编和利用效率。鉴于信息实时性、资料连续性强的特点，有必要把农业科研档案信息化管理提上议事日程。只有应用计算机技术和网络技术，采用先进的通讯工具传输信息，从根本上改变现状，实现信息资料的迅速、准确、全面，才能更好地服务于农业科研工作。 　　农业科研档案是在日常科研工作中所形成的文字、数据、表格、图形、图片、照片资料等。基于农业科研档案的信息来源多为实时信息，档案的利用也体现在实时性，可以即时提供，以供领导参考。同时，农业科研信息的利用特点还存在资料连续性强的特点，科研项目一般是几年为一个完成周期，在科研项目结束时，必须提供在项目进展过程中的资料，以便及时上报成果，为农业科研服务。 　　 　　3档案管理信息化的意义 　　档案管理的信息化、网络化可以给管理人员、职能部门、单位带来显而易见的效果和收益。 　　3.1对于管理人员的意义 　　3.1.1档案管理不再费时费力。档案管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用，工作量大，效率很低，费时费力。档案管理如果实行信息化后，档案管理更多的是体现在自动化、实时化、网络化。①数据只需一次录入可以多次利用。数据无论从文书管理录入、还是从档案管理录入，只需录入1次，即可在档案管理内部进行数据共享，提高了工作效率。②各种报表可以自动打印。数据录入后，不论是文书管理还是档案管理，可以方便的打印出相关的收发文单据、汇总表；可以方便的打印出档案的背脊、封面、案卷目录、文件目录、背考表等。③自动统计档案信息。档案库中的信息需要统计，并形成报表，这项工作由计算机处理，可以极大地提高管理人员的效率。 　　3.1.2检索查询更为方便。传统的检索方式，档案管理人员先从一本本的目录中，找出所需的档案，然后再根据上面的记录到库房中查找，费时费力。档案管理信息化后，档案的检索与查询只需要通过网络就可以实现即时的查询，无论是在时间还是空间上都显得更为方便简洁。①提供多种查询手段。管理人员可以从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，在档案库中检索出需要的档案信息。②提供网上查询手段。单位内部的工作人员，可以根据档案管理权限从网上自行查询档案信息，极大地减轻了工作人员的负担。 　　3.1.3档案的查借阅工作更加可控。传统的档案查借阅多以手工为主，费时费力、容易出错，档案管理实现信息化后，档案的查借阅采用计算机管理，操作方便，同时可以自动产生催还记录，对过期不还的借阅者进行有效的催还。 　　3.2对于职能部门的意义 　　3.2.1提高整个部门的工作效率。实施档案管理信息化后，部门管理员工不再仅是目录的打字员和档案的保管员，而是可以更好地从事档案的收集工作和档案的编研工作，极大提高职能部门的工作效率。 　　3.2.2有效地进行档案的收集工作。档案的收集、档案的分类、整编需要管理人员付出辛苦的劳动，如果没有一个好的管理平台（管理工具），档案的收集和整编只能是零星的和不完整的。 　　3.2.3有效地为科研服务。档案管理的信息化，将档案在网络上共享，科技人员可以在自己的计算机上查阅档案资料，提高了工作效率；同时档案资料的电子化更便于科技信息的二次利用和开发，提高了农业科研整体的工作效率和竞争力。 　　3.2.4有效地为决策服务。科技档案是农业科研最宝贵的无形资产，是投入大量资金、经过科技人员辛勤劳动，由档案管理人员分