从自动化系统之转置经验思考图书馆可能面临的困难与冲击-长荣大学.PDF

從自動化系統之轉置經驗思考圖書館可能面臨的困難與衝擊 圖書館自動化系統轉置經驗談 洪光毅 Kuang-Yi Hong E-mail:kuangyi@.tw 長榮大學圖書館資訊組 Head of Information Division, Library, Chang Jung Christian University, Tainan, Taiwan, R.O.C. 壹、前言 在新科技與其它資源單位參與服務競爭的雙重衝擊下，使得圖書館不再是唯 一的資訊來源，因此如何提供使用者一個主動性、經濟性、完整性、正確性且隨 時隨地、快速適用的資訊服務，似乎變成了圖書館未來「圖存」的最高指標。因 此，當圖書館竭力思考謀求改變和調整的同時，或許真不能再自滿於現有的成就 與知識，也不能一昧以管理者為出發點甚至為「藉口」來思考經營，更不能只依 賴過去的「認知」來過份強調圖書館的「包裝」和「推銷」。 就圖書館而言，其整體的資訊服務環境，最重要的莫過於自動化系統的建 立，但由於電子形式資源所造成的改變，如新的採訪途徑產生、資源的形成與處 理的流程改變、館藏管理的態度調整以及館員對自我工作的觀念改變等因素，都 使得圖書館在面臨轉型或建立新的資訊服務環境，感到困難重重。 筆者有幸，於九十年十月完成本館自動化系統轉置，九十三年二月完成版本 更新。因此本文希望以 長榮大學圖書館的經驗為主軸，從實務上，如計畫的提出、 系統的評選、系統轉換作業的進行到成果驗收等過程，提出一些淺見，供未來即 將轉換或考慮更換自動化系統的同道們一些參考。 貳、系統轉換需求的思維 伴隨著資訊科技的急遽發展與數位館藏的多元化，使得圖書館在原有系統版 本功能不足、介面操作流程繁雜，或是無法支援新增功能與新格式的情況下，許 多圖書館便會開始思考系統轉換的問題。如同大家所知道的，系統的建立可以有 幾種方式進行，如引進套裝系統、自行開發或採策略聯盟（Virtual Partnership ） 合作發展等。在基於圖書館本身的規模及任務不同、經費及系統管理人員之專業 或支援能力不足，以及沒有「發展背景」來「試驗」新技術等因素，目前國內大 多數大學圖書館還是採引進套裝系統方式來建置自己的自動化系統，除了強調整 體功能本身的完整性之外，像資料儲存、檔案的格式，以及提供不同系統之間共 同的標準等都是考慮的重點。我們先撇開上 述考慮轉換系統的問題，試問自己， 各模組館員及系統管理者真的瞭解自己作業內容和需求嗎？真的熟悉或知道原 - 1 - 先系統的操作流程、資料庫架構（Table Structures ）、參數設定與功能選項嗎？ 倘若系統的轉換只是因為介面操作不合乎管理者「使用習慣」，管理者不瞭解系 統本來就有或是已經有的功能是放在那裏，系統廠商的應對方式不合管理者的 「きもじ」（心情）等理由來認定自己的系統不好，或者是看到多家大學圖書館 都在評選系統，而用「跟進」的心態來換取「進步」，甚至於是為了消化預算而 來更換一個系統，這對圖書館而言不僅毫無建樹而且浪費。 因此，當圖書館有轉換系統的念頭時，應該審慎思量，究竟圖書館執行業務 的流程和服務的需求為何？我的圖書館真有一套完善的館藏發展政策(含電子館 藏)嗎?從圖書館資源採購到資料建檔過程中，各模組的業務與工作內容是否有規 範？轉換系統的需求只是為了增加圖書館內部作業的「產能」？還是以讀者資訊 檢索需求及未來電子資源系統與電腦及網路技術為本位的整體考量？再次問自 己，瞭解自己的系統嗎？假使圖書館不能認清自己的定位、任務及目標，那麼又 何需轉換系統呢？ 參、誰應該參與 如果說系統的轉換是圖書館自動化發展必然會碰到的問題，那麼誰應該參與 呢？每當請教他館經驗時，系統管理者劈頭第一個建議就是不要讓系統轉換成為 一個人的事，相信有許多系統館員在轉換的決策過程中，尤其是館員間的溝通、 任務分配、需求提出等階段吃足苦頭。許多圖書館的經驗告訴我們，系統轉換若 想順利成功，其第一個要件就是館內要有密切合作的「同心」團隊，而且要有良 好的溝通與互動，至少每個