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浅述基层单位全宗卷建设 　　随着档案法制化进程的加快，全社会档案意识正在逐步提高，档案室的升级工作普遍开展，档案管理水平和利用水平有了明显的增强和提高。同时，也应该看到，基层档案管理工作目前还存在着不少问题，而忽视全宗卷的建立则是一个比较突出的问题。本文依据《中华人民共和国行业标准全宗卷规范》并结合多年档案室工作业务实践，对基层单位建立全宗卷做如下浅析。 　　一、全宗卷的含义、构成及作用 　　全宗卷是档案馆（室）在管理全宗档案的过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的各种文件材料所组成的专门案卷。全宗卷是一个案卷，从性质上说，它不能与全宗内的案卷混同，不是全宗内的档案，通俗地讲，是在档案管理活动中形成的“档案”，是管理全宗的档案，是档案的档案。 　　全宗卷主要由以下几个方面构成：全宗介绍、立档单位组织沿革史、大事记及有关编研材料等；各门类档案的移交目录、交接文据等；建立档案工作机构，鉴定小组名单；档案保管期限表，分类方案、归档范围；销毁档案的请示与批复，销毁档案清册等；档案利用典型事例所产生的社会效益或经济效益等；各门类档案统计台账；档案安全检查记录、报告等。 　　全宗卷是对本单位全宗进行科学管理的重要工具，是对全宗的内容、数量、种类、管理等情况总的介绍和说明，通过全宗卷，可以了解该全宗管理过程的情况，它是管理全宗的依据。其作用主要有以下几方面。 　　1.真实的历史记录和凭证作用。通过建立全宗卷，可以从全宗介绍、组织机构沿革史、档案统计台账等中了解本单位的历史概况和机构演变过程，掌握该全宗档案的种类、数量等情况；通过档案移交接手续掌握档案的入库出库情况；通过鉴定销毁报告和销毁清册掌握室存档案的鉴定销毁情况等。齐全规范的全宗卷，从档案接收开始，每一项业务工作都有文字材料记载，这些归入全宗卷的原始记录为全宗档案的管理、利用等情况提供了依据和凭证。 　　2.便捷的参考借鉴作用。大事记、组织沿革史等档案编研资料是档案管理人员了解全宗最直接方便的途径，特别是在编写本单位史料时能实现直接有效的利用，不用再查阅大量案卷；档案管理人员还可以通过全宗卷熟悉和掌握本单位档案管理的各项规章制度、工作职责和各种规定和要求。通过这些材料可以方便迅速地查找和利用在档案工作中形成的各类文件资料，为自身的工作提供方便的同时更直接地体现了全宗卷的参考借鉴作用。 　　3.全宗卷是档案人员变动时交接档案工作的基础材料和主要依据。首先，在档案移交的过程中，新接管人员可以在统计台账和各类档案移交清册中了解库存档案的种类和数量，为交接清点工作提供了充分的依据，同时在清点的过程便于发现有无档案遗失情况的存在；其次，新接管人员还可以通过对档案分类方案、归档范围、保管期限表等内容的了解，学会怎样进行档案的收集、整理、鉴定等工作，为以后开展工作理清了思路；通过移交全宗卷的过程，对新接管人员起到了一种学习和培训的效果，使他们面对新工作能做到心中有数；再次，通过建立新的移接交手续和清册，进一步完善了全宗卷内容，为今后科学管理档案打下了较好基础。 　　4.全宗卷是指导本单位开展档案工作的抓手。其一，档案管理工作要紧紧依据全宗卷内的规章制度来进行，通过落实档案的收集、整理、鉴定、查阅、统计、移交、销毁、利用等制度开展工作；其二，依据各类档案分类方案、归档范围和保管期限表、收集、鉴定、整理各门类的档案，使各类档案实体达到规范化要求。 　　二、基层单位建立全宗卷存在的问题 　　笔者从多年从事档案管理工作和档案建设发展的历程中发现基层单位的档案工作普遍存在以下问题。 　　1.基层单位档案工作者对建立全宗卷意识淡薄。据笔者调查发现，绝大多数档案室没有或不注重建立全宗卷，特别是一些没有升级的单位基本上不知道建立全宗卷，甚至一些在档案管理岗位上工作多年的档案人员也有不知道什么是全宗卷的情况，不了解单位的全宗介绍、组织机构沿革史、大事记、档案销毁清册、档案移交清册等就是组成全宗卷的材料。这并不是说他们没有形成全宗卷材料，事实上，在档案管理和利用过程中或多或少地都会产生一些全宗卷的材料，由于大多数单位档案人员都是兼职，档案业务知识欠缺，尚未认识到这些就是全宗卷材料，因而没有将其单独集中，无法全面地体现全宗卷的价值。 　　2.全宗卷材料不齐全。全宗卷内文件材料是随着全宗管理的延续而逐渐补充、增加的。但好多单位档案室的现状是，全宗卷内应有的材料不完整。比如在档案移交过程中，职能部门只是按时把自己所存的档案交综合档案室后，当面清点后就算完成交接工作了，没有规范的文字交接清册和交接手续；有些单位的统计工作不是在档案移交、立卷工作结束后及时进行统计，而是等到档案主管部门检查时临时再清点，没有建立规范的档案统计台帐。注重文书档案分类方案、归档范围、保管期限表，对其它各类档案没有明确的分类