简述高校办公室两会服务工作.docVIP

简析高校办公室“两会”服务工作 　　《中华人民共和国高等教育法》规定：“国家举办的高等学校实行中国共产党高等学校基层委员会领导下的校长负责制”。“党委领导”和“校长负责”是我国现代大学制度构建的重要内容，党委常委会、校长办公会(以下称“两会”)是实现党委领导和校长负责的重要载体，是我国高校实现内部科学、有效、民主管理的重要形式。一般各高校的“两会”每周各召开一次，参会者主体是学校的校级领导、党委常委，列席者一般有校长助理、办公室主任、组织部长、宣传部长、纪检委办公室主任等。会议审议的内容一般是重要人事任免、大额资金、重大事项决策等“三重一大”事项，以及学校发展规划、各项管理规章制度、重要工作部署等。 　　从“两会”的参会人员及审议的主要事项可以看出，“两会”在高校管理中有着重要的作用。而做好“两会”的组织、服务和决议决策的督促办理是高校办公室的一项重要职责。 　　一、抓好议题是关键：科学有效地做好会前工作 　　会议议题是指会议所讨论的内容、中心、主题。内容充实、条件成熟的议题是开好“两会”的关键因素。做好“两会”会前服务工作的关键在于抓好议题，抓好议题的关键在于以下几个方面： 　　一是及时征集议题。一般情况下，高校“两会”每周各召开一次。召开前，拟议的议题要确定并留出充足时间来完善议题材料。由此要明确议题报送的截止时间，一般以会议召开前第3～4天开始报送或征集，原则上开会前一个工作日停止报送，以便安排工作、准备材料。除紧急、特殊情况外，一般不临时增加议题，确需临时的，要征得会议主持人――即党委书记或校长的同意。 　　二是科学确定议题。高校事务涉及方方面面，不可能所有的事项都要在“两会”上讨论，而是要遵循“必要”“必须”和“成熟”的原则。党委办公室、校长办公室(以下简称“两办”)对此要心中有数。必要：拟提交的议题应是需要校领导班子集体讨论或决策的重要事项；必须：凡属“三重一大”的事项必须提交“两会”讨论审议；成熟：凡提交“两会”讨论的问题，上会前应进行过充分的调研、协商、征求意见和论证。一般情况下，学校领导就分管的工作，提出需两会审议及决策的议题，特殊情况下(如校领导出差等)也可授权有关职能部门负责人提出，“两办”形成建议议题表送两会主持人最后确定。 　　三是规范议题材料。两会是高校的权力机构，当然需要严谨和严肃，会议材料不能“五花八门”，而是要“千人一面”，确保议题材料的规范。以北京联合大学办公室为例，以红头文件形式专门下发了《关于进一步规范常委会及校长办公会议题材料报送的通知》，对议题材料所用的纸张、字体字号、页边距、行距等进行了具体规定，要求严格执行，不符合要求的由议题材料报送部门重新修改，从而确保了议题材料的规范。 　　四是提前印制及分发材料。材料印制及分发是一项看似简单但却要求极细致的工作，对于纸化的办公环境，会议材料较多，且参会人员每人一份，印量较大，许多议题材料还有多个附件，“两办”需要提前将议题材料印足够的份数，并按议题顺序装订好，按参会人员分好份，确保开会时直接发放，以不占用或少占用会议召开时等待材料的时间。对于材料多、需提前思考的复杂的议题，“两办”应在会前至少提前一天将材料送参会领导提前阅知，提前思考，便于提高会议审议材料的效率，也利于会议形成成熟、科学的决议及决策。 　　二、做好记录是核心：高效严谨地做好会中服务工作 　　会中服务指会议召开时办公室所做的服务，主要有会场准备、及时通知汇报人到会、材料分发、会议记录等等，但核心服务是做好会议记录。会议记录是由会议组织者指定专人，如实、准确地记录会议的组织情况和会议内容的一种机关应用性文书，它要求真实、全面、完整地反映会议的讨论过程及决议决策。会议记录对于当前工作来说是“依据”，对于后人来说是“文献”。做好会议记录要注意以下几点： 　　一是要“原汁原味”。参会的领导对每项议题的意见是什么，说的是什么，不能根据个人理解来“换”词、“换”句，要原汁原味，忠实于原意。 　　二是要详略结合，以详为主。会议记录也是一件技术性很强的工作，讲话人的语速要快于记录人的笔速，所以记录也要讲究详略得当，以详为主。议题汇报人汇报的内容一般都有会议材料，可以摘要记录，对于在讨论过程中偶尔因各种原因引发的明显与本议题无关的内容可以略去。而对于领导关于议题的意见等内容一定要详记，既要注重会中记录，又要在做好笔录的同时，善于运用心记录，注重会后补录，以免遗漏重要内容。 　　三是要特别注意记录每个议题讨论后形成的决议和决策。一般参会人员针对议题每人发表意见，由主持人汇总大家意见，形成综合意见，最后由参会人员表示赞同与否。主持人表达的这种结论性的表述，基本是未来《会议纪要》的主要内容，所以要特别注意记录。 　　四是要字迹工整，纸面清洁。做好会议记录是“文书”的基本