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档案 一：档案的定义 档案是由文件转化而来的 各个机关，企业事业单位，社会组织和个人在工作活动和生活中，产生了大量的文件，为了日后工作活动和生活的查考，人们便把文件保存起来，转化为档案。文件转化为档案需要具备三个条件： 办理完毕的文件才能转化为档案，承办中的文件不是档案； 而文件的归档要区分对待： 文件中的内容短期内可以办理完毕的，可等办理完毕后归档； 文件中的内容需要长期办理的，只需将文件经过签收，传阅，研究，讨论和贯彻执行后，就算办理完毕并归档保存； 不需要具体承办的文件，只要经过收发，登记，传阅等文书处理程序就算办理完毕并归档保存。 对日后社会活动具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存起来； 办理完毕的文件不需全部归档的原因： 工作和生活中产生的文件是大量的，若全部作为档案保存起来，档案馆和档案室将无法承担如此庞大的工作； 保存档案的目的是为了日后的参考利用，若将没有价值的文件归档保存，会造成档案资源管理的浪费。 按照一定规律保存起来的文件，才能最后转化为档案。文件是人们在工作和生活中逐渐逐份累积起来的，文件之间的排列没有规律性，彼此孤立，不能完整反映事情的来龙去脉，因此，文件在归档前必须按照一定的规律归类整理。使其具有内在联系地排列起来，这是档案优于文件的特点之一。 档案是各种机构和个人在其特定的社会活动中形成的 档案的形成者广泛：官方性质的有国家机关，国有企业事业单位等；半官方或非官方性质的有各种群众团体，私有企业等；个人。 档案内容广泛：由于档案形成者分布在不同领域，部门和地区，因此形成的档案涉及政治，经济，军事，文化，教育，卫生，司法，外交等，既有中央机关形成的又有地方机关形成的档案，既有国家机关，企事业单位形成的又有群众团体和个人形成的。 档案的类型是多种多样 载体：骨甲，金石，竹木，缣帛，纸张，胶片，磁带，光盘等； 记录方式：手写，雕刻，印刷，摄影，录制等； 文种：古代有诏，诰，题本，摺片；近代有令，布告，咨，呈；现代有计划，报告，会议记录，通知，通报，批复，指示等； 文件内容：文书档案，科技档案，专门档案。专门档案又分人事档案，诉讼档案，艺术档案，会计档案，人口普查档案等； 档案形成机关的级别：中央机关档案，省，市，县级机关档案。 档案是人们社会活动的原始记录，这是档案的本质属性 档案是人们在社会活动中无意识地形成的，是人们在处理日常事务中形成的副产品。不是为了保存而专门编写的，也不是为了某种目的而临时编写。因此档案具有很强的原始记录性和客观性，原始记录人们社会活动的真实历史面貌。人们也把档案称为历史的真迹。原始记录性是档案区别图书，情报等其他文献资料的本质特征。 二.文件是怎样转化为档案的？ 文件转化为档案需要具备三个条件： 办理完毕的文件才能转化为档案，承办中的文件不是档案； 对日后社会活动具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存起来； 按照一定规律保存起来的文件，才能最后转化为档案。 三.档案与图书，情报的区别 原始记录性是档案区别图书，情报等其他文献资料的本质特征。图书，情报虽然也都属于知识信息的范畴，记载着人类社会活动，但他们不是原始记录，他们是在档案这一原始记录的基础上加工编写而成的，其原始性，真实性，可靠性不如档案。 四.档案与文物有何异同 同：都是人们在社会活动中产生的原始的历史记录，原始记录了人类的社会活动，是历史的真迹，具有原始性可靠性的特点； 异：档案室一种信息资源，着重于文字符号，文物则着重于实物，包括有文字符号和无文字符号的实物。 五.与其它信息相比，档案信息有何特点？ 1.档案是一种原始信息 档案属于原始信息，也称原生性信息本源性信息，或“一次文献”，是人们对社会实践活动的最初的，最原始的记载。而图书，情报等信息是在这种原始信息的基础上加工处理而成的，称为经过处理的信息，或派生性信息，二次文献，三次文献。 2.档案室一种内向性信息。其在传播的时间，内容和范围受到一定限制。原因是： 档案是机关组织或个人在特定的工作中形成的，具有保密性，在一定时间内只限在内部使用； 档案多是单份文件，不能广泛传播，在空间上受限； 档案是未经整理的素材，不便于读者阅读，理解，只能作为工作的查考，凭证之用。 六.为何说档案是科学研究的可靠材料？ 一切科学都是研究事物发展客观规律的学问，这就必须占有大量反映客观事物发展的材料，其中包括档案。 档案可从两方面为科学研究提供历史资料：一方面，专门进行科学实验所做的原始记录，可供现实的研究工作借鉴；另一方面，从一般的生产活动中，日常生活中产生的资料也为科学研究提供了大量的经验和数据。 不但自然科学如此，社会科学研究也离不开档案资料的利用。 七.档案发挥作用的规律性 1. 档案作用的扩展率 档案的作用可分为对其形成机关的作用和对