湖南科技大学教务处办公电子数据管理办法.DOC

教办发〔2012〕4号 湖南科技大学教务处办公电子数据管理办法 第一条 为规范湖南科技大学教务处办公电子数据的使用、存储、维护、移交和接收等管理工作，保障办公电子数据的真实性、完整性、有效性、安全性和延续性，根据有关政策法规，结合工作实际，制定本办法。 第二条 加强组织领导，成立教务处办公电子数据管理领导小组，由处长任组长，副处长任副组长，科室负责人为成员。 第三条 办公电子数据指因工作需要在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并能在通信网络上传送的文件。 第四条 所有办公电子数据归湖南科技大学教务处所有，各职能科室根据业务分工负责本科室的办公电子数据的管理工作。 第五条 所有办公电子数据要严格把握真实性和完整性原则，不得在管理过程中对数据进行篡改、隐藏、随意添加等操作。 第六条 办公电子数据要有相应的充分的背景信息，描述生成办公电子数据的职能活动、办公电子数据的作用、办理过程、结果、上下文关系及对其产生影响的历史环境等信息，以便帮助进行相关的数据的使用、维护等管理工作。 第七条 办公电子数据需具备有效性、可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。 第八条 办公电子数据需具备安全性，要定期查毒杀毒，确保数据无病毒感染。 第九条 办公电子数据要定期备份，非机密数据由同科室人员或有工作关联的同处人员定期作相互备份，机密数据的备份要根据国家和学校相关法规进行，由共同涉密的同处人员之间定期作相互备份。 第十条 各科室管理的办公电子数据未经处领导签字同意不得外传，涉密数据要严格按照相关保密法规进行管理。因数据泄露造成严重后果的，将追究相关人员责任，情节特别严重的将移交司法机关处理。 第十一条 各科室应认真执行因人事异动导致的办公电子数据移交接收手续，确保办公电子数据在工作中的延续性。科室负责人及分管处领导应在手续移交纸质材料上签字确认。 第十二条 办公电子数据移交、接收要求 （一）移交、接收载体形式及装具，办公电子数据长期存储载体类型推荐为:光盘、硬盘等介质。禁止使用软磁盘、U盘作为存储载体。 （二）办公电子数据的载体或装具要贴好标签，注明相关信息。 （三）移交、接收检验。移交方与接收方按照要求及检验项目共同对办公电子数据及其技术环境进行检验。检验项目有：存储载体外观完好清洁、无损坏；数据内部无携带病毒木马等有害程序，确保数据安全；核实办公电子数据的真实性、完整性、有效性；核实数据完整、内容准确、编目规范、检索条目等著录项目与纸质材料一致、手续完备、资料齐全；对特殊格式的办公电子数据，核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。检验合格才能移交。 （四）检验不合格的，要重新整理制作，并再次对其进行检验，检验合格后才能履行移交手续。 （五）办公电子数据移交接收双方必须共同填写《湖南科技 大学教务处办公电子数据移交表》（见附件），并签字确认，双方各留一份存档。在完成办公电子数据移交手续后方能办理其他手续。 第十三条 本办法自颁布之日起执行，由教务处负责解释。 二〇一二年十月三十日 附件： 湖南科技大学教务处办公电子数据移交表 办公电子数据名称 办公电子数据检测情况 移交人意见 接收人意见 载体外观检验 病毒木马等有害程序检验 真实性检验 完整性检验 有效性检验 软件说明、运行环境、软件版本、操作手册等相关技术资料检验 移交人（签名） 接受人（签名） 科室负责人（签名） 分管领导（签名） 单位（印章） 此表一式二份，移交人一份，接受人一份。 年 月 日