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归档文件整理 自贡市档案局业务科 张 富 春 0813—2202894 手机一、归档文件 2000年12月6号，由国家档案局发布《归档文件整理规则》 立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。（注意立档单位、办理完备） 二、归档文件整理 将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 三、“件”的概念 “件”是归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件”。 (一)关于文件正本与不同稿本，一般来说，文件正本与定稿为一件，但定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件；重要文件（如法律法规）须保留历次修改稿，其正本与历次稿（包括定稿）各为一件。 （二）关于正文与附件 附件是指属于正文之后的其它文件材料，作为正文的补充说明或参考材料，如附带的图表、统计数字等，正文与附件为一件，如果附件量太多或者太厚不易装订，也可各为一件。 （三）关于正文与文件处理单 文件在运转过程中，一般都有文件处理单或者拟办单、发文稿头纸，有的还附有领导批示的签批条这些表单是归档文件不可分割的重要组成部分，应与文件作不一件。 （四）关于原件与复制件 如有的文件是传真件、铅笔书写，应复制，复制件应与原件作为一件。 （五）关于转发文与被转发文 两者是一个文件的两个部分，前者往往包括贯彻意见和执行要求，后者是具体内容，应作为一件。 （六）关于报表、图册、名册 由于内容相对独立完整，一册（本）作为一件。 （七）关于来文与复文，去文与复文 从文种上看如请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等，根据检索需要，此类文件可以作为一件，也可分别各为一件，具体处理方式由机关自选掌握。这里需要注意的是，“为一件”是指实体装订在一起，编目时也只体现为一条条目。 四、归档文件的分类 《规则》中的分类，是指全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。分类包括选择分类方法、制定分类方案、文件归类等具体内容 （一）单一分类法 1.年度分类法 2.机构（问题）分类法 3. 保管期限分类法 正确判断文件日期 1、文件有多个时间特征。 一份文件往往有多个时间特征，包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等等。分年度时，一般来说应以文件签发日期（即落款日期）为准，据以判定文件所属年度。例如1995年形成的《1996——2000年工作规划》，应归入1995年度；1997年形成的《1996年机关工作总结》，应归入1997年；1998年制定，1999年生效的法律法规，应归入1998年 2、跨年度形成的文件。 机关单位的某些具体职能活动，如召开会议、处理案件等等，可能会跨年度形成文件。这样的文件往往统一在办结年度归档，分类时也都归入办结年度。 3、几份文件作为一件时，“件”的日期。 按照《规则》规定，不只是单份文件，正本与定稿、原件与复制件、来文与复文等也可作为一件，这时判定“件”的日期，应以装订时排在前面的文件的日期为准。 4、文件没有标注日期。 此类情况常见于内部文件（白头文件），需要分析文件内容、制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据以按年度合理归类。 （二） 复式分类法与分类方案 1、年度----机构----保管期限分类法 2、保管期限----年度----机构分类法 3、机构----年度----保管期限分类法 4、年度----问题----保管期限分类法 5、保管期限----年度----问题分类法 6、问题----年度----保管期限分类法 7、年度----保管期限分类法 8、保管期限----年度分类法 五、 归档文件排列 归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程，其它诸如不同类别归档文件之间的排列、档案盒排架等则不在此范围内。 （一）事由原则 对归档文件的排列，《规则》强调了“事由原则”，即同一事由的相关文件应当排列在一起。 按事由排列归档文件，是“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”这一整理原则的体现。按公文办理过程的先后顺序，将同一事由形成的文件排列在一起，可以客观地反映出某一事由的发生、发展、结束的全过程，反映出这些文件之间的客观联系。 （二）排列方法 在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。 1.同一事由内的排列 同一事由内归档文件的排列，最简单的方法是按文件形成时间先后顺序，日期在前的归档文件排列