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接待工作到标准化手册.doc 37页

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接待工作标准化手册 公司 二〇一一年五月 接待工作标准化手册 目 录 序言 第一章 接待工作基本事项 接待工作注意事项 第三章 接待工作模板 接待指南模板 会务布置模板 就餐标准 就餐位置及座牌模板 引导路线图模板 领导排序 部门排序 序 言 接待工作是展示风貌、显示公司管理水平的主要工作之一,也是完成各项业务工作的重要组成部分。接待工作具有严格的计划性,也有突发和易变的特点,要求接待人员的工作既要热情周到、耐心细致,又要有条不紊、井然有序。 同时,在接待工作中,应严格遵守上级单位和公司的有关规定。 所以,在接待工作中应主要注意5个W:What(什么事)、When(什么时间)、Who(什么人)、How(怎样做)和Where(什么地方)。 What(事由) 首先应了解客人来访的目的。这是接待工作的基础,因为随后一切工作都必须依此而进行,通常包括以下几种:商务谈判、业务往来、合作协商、调研考察、出席会议、参加典礼、礼节拜访等。 When(时间) 这是指客人来访的日期和时间,包括到达时间、停留时间、会议时间、用餐时间、视察时间、离开时间、以及相关的车次航班情况等。 Who(人员) 人员是指来宾的基本组成情况,包括人数、姓名、身份(职务、级别等)、性别、民族等,尤其应了解来访客人中最高领导的情况。 同时,根据来访事由和人员情况,确定我方出面接待人员,应把握“对口接待、身份对等”的原则,其中关键是确定我方出面接待的最高领导。 How(方式) 方式则是指接待所采用的形式,这主要由接待的事由来决定。不同的事由将决定接待地点的选取和布置。 Where(地点) 地点主要指迎送、会谈、住宿、就餐等地点。来访的事由、人数、主宾的身份等是确定接待地点的主要因素。 公司接待工作管理办法(修订) 第一章 总 则 第一条 为加强和规范公司接待工作,严格控制预算和管理费用支出,维护公司形象,实行规范管理,结合公司实际,特制定本办法。 第二条 本办法适应于 公司接待工作。 第二章 接待工作原则 第三条 接待工作必须坚持的原则 (一)归口管理、对口负责的原则:公司的接待工作归口综合办公室管理,具体接待工作根据工作对口原则由各部门分工负责。 (二)以礼相待、对等接待的原则:接待工作必须做到礼貌、热忱、大方、得体。根据来宾和业务关系情况,安排同级别领导接待和人员陪同。 (三)高效节俭、预算管理的原则:接待工作方案要合理,活动要丰富,时间要紧凑,开支要节俭。接待费用实行全年预算控制,公司根据各部门业务工作量情况分解下达接待费用指标,由部门自行控制,但纳入公司年度费用控制范围。 第三章 接待规格及分工 第四条 公司接待规格分为最高规格接待、高规格接待、标准接待、一般接待(工作接待)等四类。具体接待工作根据接待对象、工作性质确定不同的接待规格,并按照对口负责的原则进行分工。 (一)最高规格接待:接待对象主要是省部级、集团公司级及以上领导,来建设工地视察工作或出席大型仪式、庆典活动等的接待为最高规格,相应标准按国务院办公厅及省政府办公厅有关规定执行。由综合办公室负责,其他部门配合,全体公司领导陪同。 (二)高规格接待:接待对象主要是省级各厅局、委、办以及各市、地、州领导;集团公司部门领导、 河公司级领导;以及国家级专家、评审团、咨询团来工地检查指导、评审等的接待为高规格接待。由综合办公室负责,其他部门配合,公司主要领导和分管领导陪同。 (三)标准接待:接待对象主要是 公司系统各职能部门领导;地方有关单位来公司检查;兄弟单位领导率队来公司参观学习;中央、省、市级新闻单位和地方媒体来工地采访;地方政府领导和有关部门来协调处理问题的接待规格为标准接待。由对口部门负责,综合办公室参与协调安排,公司分管领导参与。 (四)一般接待(工作接待):接待对象主要是地方有关职能部门、企事业单位来人联系工作,进行商务洽谈、业务联系的接待规格为一般接待。由对口部门负责。 对承办各种培训、会议、活动的接待,由对口部门负责制定接待工作方案,编制费用预算,按程序报公司领导审批后实施。 对临时性和偶然性的接待,由综合办公室请示领导后根据情况临时分工负责。对凡是需要公司领导参加的接待,接待部门应提前向综合办公室报告,由综合办公室统一协调安排。 第四章 接待标准 第五条 公司接待住宿和就餐原则上均安排在接待中心。 第六条 各种接待规格对应的标准见《接待规格与接待标准对应表》),特殊情况可以由公司领导批准接待规格和接待标准。 第一章 接待工作基本事项 一、准备 接待前的准备是做好接待工作的重要组成部分,是整个接待工作能够顺利进行的基础。准备工作包括来访信息的确认、补充;确定接待规格;制定接待计划等方面。 二、材料 这主要是指在会务当中所需要的材料。包括:嘉宾签到所

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