大连理工大学电子文件归档与电子档案管理细则-大连理工大学档案馆.PDFVIP

大工档 〔2018 〕15 号 大连理工大学 电子文件归档与电子档案管理细则 第一条 为加强大连理工大学电子文件和电子档案的管理，确 保电子文件和电子档案的真实性和完整性，更好地发挥电子文件 和电子档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共 和国档案法实施办法》《电子文件归档与电子档案管理规范》《电 子公文归档管理暂行办法》等法律法规和《大连理工大学档案管 理办法》，结合我校实际情况，制订本管理细则。 第二条 基本术语解释： （一）电子文件：在教学、科研、党政管理等活动中，通过 计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信 息记录。电子文件由内容、结构、背景组成。 （二）电子档案：具有凭证、查考和保存价值并归档保存的 电子文件。 （三）元数据：描述电子文件和电子档案的内容、背景、结 构及其管理过程的数据。 （四）组件：构成电子文件、电子档案且独立存在的一个比 特流。 1 （五）真实性：电子文件、电子档案的内容、逻辑结构和形 成背景与形成时的原始状况相一致的性质。 （六）可靠性：电子文件、电子档案的内容完全和正确地表 达其所反映的事务、活动或事实的性质。 （七）完整性：电子文件、电子档案的内容、结构和背景信 息齐全且没有破坏、变异或丢失的性质。 （八）可用性：电子文件、电子档案可以被检索、呈现或理 解的性质。 （九）业务系统：形成或管理学校活动数据的计算机信息系 统。 （十）电子档案管理系统：对电子档案进行采集、归档、编 目、管理和处置的计算机信息系统。 （十一）采集：对电子文件、电子档案及其元数据进行收集 和存储的方法与过程。 （十二）归档：将具有凭证、查考和保存价值且办理完毕、 经系统整理的电子文件及其元数据管理权限向档案馆提交的过 程。 （十三）移交：按照国家规定将电子档案的保管权交给档案 馆的过程。 （十四）登记：电子档案进入电子档案管理系统时赋予电子 档案唯一标识符的行为。 （十五）转换：在维护真实性、完整性和可用性前提下，将 电子档案从一种载体转换到另一种载体或从一种格式转换成另一 种格式的过程。 （十六）迁移：在维护真实性、完整性和可用性的前提下， 2 将电子档案从一个系统转移到另一个系统的过程。 第三条 学校档案馆负责对电子文件、电子档案的集中统一管 理，具体做好电子文件归档和电子档案编目、管理和处置等各项 工作。 第四条 各归档单位负责本部门电子文件的收集、整理、著录 和移交归档工作，保证归档工作的连续性，确保电子档案的真实 性、可靠性、完整性与可用性。 第五条 各归档单位的业务系统应能按本细则的相关要求形 成、收集、整理、归档电子文件及其元数据。业务系统应符合如 下条件： （一）内置电子文件分类方案、保管期限表等工具，支持电 子文件形成或办理部门完整收集、整理应归档电子文件及其元数 据。 （二）能以单个流式文档集中记录电子文件拟制、办理过程 中对其进行的全部修改信息。 （三）能按内置规则自动命名、存储电子文件及其组件，保 持电子文件内在的有机联系，建立电子文件与元数据之间的关联 关系。 （四）能按标准生成电子文件及其元数据归档数据包，或向 归档接口（webservice 归档接口或公共数据平台）推送电子文件及 其元数据。 （五）能对已收集、积累的电子文件的所有操作进行跟踪、 审计。 第六条 电子文件的归档范围参照本校制定的各单位纸质文 件归档范围。此外，还应将反映学校职能活动、具有查考和保存 3 价值的各门类电子文件及其元数据收集积累归档。 第七条 文书类电子文件应归档元数据包括： （一）题名、文件编号、责任者、日期、部门、保管期限、 密级、格式信息、计算机文件名、计算机文件大小、文档创建程 序等