科威秘书工作手册.docVIP

目录 一、秘书工作手冊使用说明………………………………2 二、秘书工作职责表………………………………………3 三、文档管理作业流程图…………………………………4 四、档案文件管理方法……………………………………5 五、日常应用之附件………………………………………7 秘书工作手册使用说明 本《中国科威秘书工作手册》，作为中国科威门店秘书日常工作的指导手册，内容基本涵盖了门店秘书日常所需要完成的各项工作。各加盟店秘书可按本手册内容要求开展日常工作；也可依体系自身实际情况参考做部分修改使用。若暂时还未配置门店秘书的体系，其中所述的门店秘书日常操作工作，可由门店主管及同仁或相关部门分配合作完善工作。而手册中所涉及的门店日常及店务文档管理工作，则应论门协1.了解表单及每个回报项目所包含的意义。 2.要求每天准时汇整制作业绩战报及业务活动指标统计、填写回报数据。 日常考勤及门店事务安排 1.提前安排会议、培训、休假、值班等相关事项。 2.告知人员准时参与公司会议，并协助店长统计出勤记录及管理。 1.了解日常考勤及事务安排的重要性，并制作“行事历”。 2.在规定时间内准确完成“行事历”、考勤记录及会议记录。 《行事历》 【附件1】 《考勤表》 【附件2】 《分店会议记录》 【附件3】 6S管理 1.整理所有文件、物品，改善空间和工作环境，保持良好工作氛围，提升质量印象。 2.培养良好的工作习惯，创造好的工作环境和氛围。 1.了解6S的重要性(整理、整顿、清洁、清扫、安全、素养)。 2.知道6S的标准并知道如何发挥影响力请同仁共同达成及维护。 《“6S示范店”评比表》 【附件4】 来电/店礼仪 1.通过对公司来电/店礼仪的认识，达成规范统一的接待方式。 2.提供来电/来店客户最贴心的服务。 1.了解接待礼仪的重要性，并掌握接待礼仪之技巧与应对方式。 2.要求秘书在与客户接触时，发挥良好的接待礼仪。 协助门店业务接待 1.在门店无人时协助门店做好接待业主及客户的工作。 2.留下业主及客户的需求及信息。 1.了解基本的业务接待话术及礼仪。 2.掌握正确填写业主/客户登记表。 《客需登记表》 【附件5】 《房源登记表》 【附件6】 钥匙管理 1.建立钥匙管理系统化，方便钥匙管理及流通。 2.成交及逾期钥匙的管理。 1.制作钥匙管理登记表，每日进行盘点。 2.成交及逾期钥匙进行单独存放并编号存档。 《钥匙借用管制 【附件7】 《成交、逾期钥匙管制表》 【附件8】 财务管理 1.做好零用金的管理及日常报销工作。 2.配合业务做好房款转账及相应手续。 1.了角零用金的使用流程及公司规定的报销时间。 2.严格执行财务及法务制定的房款转账流程。 目视化管理 1.加强内部沟通，方便作业，激励同仁，从而提高门店绩效。 1.制作屏保、小贴纸、海报、条幅、V形看板等。 门店【5公示】 1.安相关要求公示营业执照、经纪人证书上、12315等相关信息。 1.根据招贴板格式进行布置。 店务文档管理 契据文件管理 1.防范契据遗失及作为不当用途（因契据本身具有法律效力）。 2.确保契据之发放、保管、使用、回收等各项管理。 1. 了解契据管理的重要性，知道如何发放、如何盘点等 2. 知道如何要求同仁遵守契据发放规则，并要求落实周、月盘点及回收。 《契据转移登记簿》 【附件9】 《契据遗失保证书》 【附件10】 统一档案管理 1.建立标准之分店档案管理系统，使所有分店档案有统一之格式，让同仁可立即有效的使用档案。 2.确保人员流动时，因分店的差异性小，使人员的适应期缩短。 3.确保档案之数据正确，可提供有效的信息。 1. 了解档案管理的制作与原则。 2. 知道如何进行文件档案的管理与更新。 3. 要求落实档案管理。 《买卖成交输入表》【附件11】 三、文档管理作业流程图： 秘 书 经 纪 人 科威总部 四、档案文件管理方法 1、档案文件整理频率及保存期限 名 称 整理频率 保存期限 委托明细表 随时 2年 房源源管理表 每周 1季度 买卖成交输入表 随时 １年 分店会议记录表 每月 １年 客户登记表 随时 2年 房源登记表 随时 失效为止 注： 档案文件管理内容需由公司建立统一的档案管理规则，规则应包括规范填写内容、整理频率、保存期限等要求，档案文件管理的内容，不同体系可根据自身的管理需求对所需的档案内容进行调整。 2、统一档案卷标样式 五、日常应用之附件 附件1：《行事历》 附件2：《考勤表》 附件3：《分店会议记录表》 分 店 会 议 记 录 会议名称：