CPAsforNGOs会计专业惠社群社会责任计划.PDFVIP

CPAs for NGOs 會計專業惠社群 社會責任計劃 參考指引系列 內部監控與審計 引言 香港會計師公會「CPAs for NGOs 會計專業惠社群」社會責任計劃中一系列的專 題講座，旨在協助中小型社會服務/非政府機構提升對財務管理及匯報、預算規 劃、內部監控、以及機構管治等相關事宜的認識。為了推動更多機構執行有關的 最佳實務，公會特意出版這套參考指引系列，輯錄了專題講座的內容撮要以供機 構參考，並在本計劃網頁.hk/CPAforNGO提供講座的完整簡報及 計劃活動詳情。 常見的內部監控實務 • 財務預算 - 給相關的負責人員訂立清晰的角色分工和職責，並向其提供詳細內容簡介 - 把設定預算的準則和假設記錄存檔，及保留有關資料來源檔案作檢討之用 - 建立檢討及跟進機制 - 在處理採購申請時，應用獲編配預算及會計代號，並由有關的預算監控人員 進行覆核 - 會計代號應該應用於整個會計記錄過程 • 採購至付款 - 由穩定性高的內部員工進行恆常性的檢視工作，及可就特別項目外聘專業服 務公司提供所需的專門知識和技能 - 評估小組/委員會負責審查高價格的採購項目 - 須記錄採購特定品牌或透過單一供應商購買重大資產的理由，以作獨立審查 - 檢視認可的供應商名單或引入新供應商以供選擇 - 向單一供應商採購時，應先取得市場價格參考 - 應根據不同比重的評核條件以預設審查準則 - 採用「兩信封制」(two-envelope system)方式進行招標 - 對定期合約及常用物品的大量採購，均須發出購貨訂單並以此作為常規 - 只接納發票正本作付款處理 - 審批者的付款申請應由獨立人員批核 - 引入供應商表現評估機制，及應暫停表現差劣的供應商在一段時間內再次投 標，或將他們從供應商名單中剔除 1 • 現金管理 - 由獨立人員進行特定/突擊現金點算 - 分開處理受託管的現金與會計紀錄 - 就小額現金報銷或預支的申報設定時限 - 所有報銷申請必須提交發票或收據的正本，而申報表格亦應交給負責人員及 其上司簽署作實 - 應避免以自動轉帳付款 - 在使用公司信用卡付款前，應在申請表格上列明付款細節，並連同發票正本 一併提交予信用卡持有人的上司檢核及審批，然後再交給財務部門覆核 - 董事會決議應涵蓋所有付款方式，包括經由網上銀行處理的交易 - 網上銀行密碼和保安器不應給與負責付款審批無關的人員知道或使用 • 財務結算及匯報 - 管理層應每月進行對賬，例如銀行交易紀錄對賬及應收賬款 - 財務報表結算清單的內容及時間表應清晰闡述： ✓ 有關負責人員的角色分工及職責 ✓ 公司/機構財務匯報的時間表 ✓ 月終結算活動情況，以作日常監察 ✓ 有助管理層監控及檢視的所需文件 內部審計的作用 • 作為管理層為內部進行評核而設的獨立功能 • 檢討機構的內部監控系統 • 對內部監控的完備性作出客觀審查、評價和匯報 • 監察機構資源是否被恰當地和有效地使用 ，並合乎經濟效益 2 內部審計的原則及價值 驗證是否 符合要求 恆常執行有助 增強對內部監控 持續改善表現 的意識和了解 • 獨立性 • 道德行為 • 恪盡職守 • 證據為平 提高持份者 • 公平反映 以公平的基礎 （如政府、監管機構、