实物档案整理方法.ppt.pptVIP

实物档案整理方法 吴江区档案局 潘 莉 一、实物档案的定义 实物档案是指法人、其他组织以及个人在其工作活动中形成的对国家和社会有保存价值的以物质实体为载体的物品档案。它是一个单位档案全宗的重要组成部分。 归档范围 本单位获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册等。 上级领导、知名人士、有关单位赠送给本单位的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品等。 本单位对外交往中获赠的重要纪念品。 本单位组织的各种重大活动中形成的纪念品。 机构成立以来使用过的牌、匾，停用的印章。 其它有保存价值的实物。 归档注意事项 应当归档的实物档案要及时移交到单位档案室，并办好移交手续，不得以任何理由据为己有； 归档的实物要保持整洁、无破损，任何部门和个人不得随意将实物档案损坏、私存或转送他人； 归档的实物应当拍照归档，所拍照片纳入本单位照片档案的管理，两者之间要建立准确、可靠的标识关系。 本单位对外交往中赠送给对方的重要实物，也应当拍照归档。 二、实物档案的整理 （1）分 类 归档实物以“件”为单位进行整理（如一张奖状为一件，一个奖杯为一件），成套的实物以一件计。 实物较多的单位可先按物品种类分类后再编号，如奖旗类、证书类、印章类等；实物较少的单位可不分类。 保管期限一般为永久。 二、实物档案的整理 （2）编号 例：2034 - 15 - 001 顺序号 目录号 全宗号 按实物形成时间的先后编制顺序号，从“1”开始，历年连续编大流水号。 二、实物档案的整理 （3）标识粘贴 标识统一粘贴在每件实物背面的右上角或适当的位置，贴完用宽透明胶带封好，防止意外刮损或遗失；标识中的信息一定要输入完整。 二、实物档案的整理 （4）目录编制 荣誉（实物）档案登记目录 二、实物档案的整理 （5）入库排架 排架原则 排架方式 三、实物档案的保管 可折叠的或小于A4幅面的实物档案，贴好标识后分类别按顺序放入实物档案盒中保管；较大的实物档案，贴好标识后按顺序村放入陈列柜或专用柜中保管；停用的印章应先蘸红印泥盖在白纸上，并在红色印模下方填写与实体相同的编号，再将印章洗干净，装在特制的盒子里，印模向上，将印有印模的纸张一同归档。 谢谢观赏！ * * 档 号 全宗号 目录号 顺序号 2034 15 1 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 单位 时间 其 他 奖 杯 奖 牌 证 书 奖 状 备注 存放 地点 授奖部门 形 式 级别 荣誉名称 获奖 部门 档号 登记 日期 按编号进行排列，也可按“实物种类”进行排列 竖放和平放 *