大型国有企业办公室管理制度手册全套.doc

PAGE 1 PAGE 1 办公室 管 理 手 册 二○○六年九月五日修订 目 录 部门职责…………………………………………..3 机构设置及定员定编……………………………..4 组织机构图………………………………………..4 岗位职责…………………………………………..5 任职资格………………………………………….9 工作标准………………………………………….23 考核办法………………………………………….29 部 门 职 责 一、提议召开总经理办公会，确定会议议题及参会人员，做好会务服务；落实或督办公司总经理办公会决定、公司领导批示。 二、完成会议纪要，确定保密等级及发放范围。负责重要文件包括报告、请示、制度、议案等加注保密等级和传阅范围工作。 三、负责公司公共关系事务的办理、协调、协助、督促等工作； 三、负责公司重要会议、重要外事和商务活动的组织、落实与记录工作； 四、负责协调各职能部门及各子公司与公司总部的日常事务，履行对公司领导的日常服务职能； 五、负责公司内外部各类文件的收发、登记、批转、督办、存档等工作； 六、关注、收集行业重要信息、产业政策等； 七、调研、收集公司内部生产经营、员工思想、基层管理等信息。 机构设置及定员定编 主任：1人（暂缺） 副主任（主持工作）：1人 副主任：1人 内务主管（兼商务）：1人 行政助理：1人 行政助理（兼内勤）：1 组织机构图 主任（暂缺） 主任（暂缺） 副主任副主任（主持工作） 副主任 副主任（主持工作） 内 勤（行政助理）内务主管行政助理 内 勤（行政助理） 内务主管 行政助理 岗 位 职 责 一、主任职责： 主持办公室的全面工作，其主要职责是参与政务，处理事务，搞好服务。做好督办、服务和公司内外的沟通、协调工作；负责对外上报材料或宣传材料的审核；按照公司管理精神，负责办公室有关制度的制定、报批和执行，负责办公室培训计划的安排和落实。 1.在总经理领导下，主持办公室全面工作，负责办公室日常管理，指导安排其他环节的具体工作； 2.直接负责经理办公会的组织安排，负责公司级各类会议的会务管理及重要事项的督办，负责把公司发展规划、管理目标、领导决策等重大事件以文件资料的形式传达集团各部门，并做好检查、监督、组织协调； 3.负责对外材料的审核，负责信息调研和收集，为领导决策和指导工作提供依据； 4.负责与下属各部门、子公司纵向和横向联系与协调。监督各下属单位执行总部决策和指派的工作的进度情况，同时帮助协调解决其在执行任务中遇到的自身无法解决的困难； 5.做好公司公共关系接待事务的指导、监督、协调、服务等工作。负责重要行政接待、商务接待、外事接待、新闻接待的管理； 6.负责公司文书处理的指导和管理。指导和落实公司各类档案的收集、整理、分类、编订、保管、利用等工作； 7.负责公司领导工作和生活的内勤管理的协调和督促； 8.负责部门经费使用的审核、部门制度建设、员工培训、业务指导、员工考核等日常管理工作。 二、副主任职责 协助办公室主任做好部门管理和内外部协调工作，做好分管的工作。 1.主任缺编或长时间在外时，经委派或授权，履行主任的职责； 2. 直接负责公司级各类会议的会务组织安排、会议记录、会议纪要以及会议决定事项、领导批示及交办工作的督办和协调工作； 3. 具体负责公司内部调研工作，及时了解、掌握各单位生产、经营和管理等情况；负责督察公司重大决策、决定事项的执行情况，发现问题及时反映，并协调相关部门尽快落实； 4. 负责对口文件的处理和报批工作。 三、内务主管职责 在办公室主任的指导下，做好公司领导的日常服务和办公室对外的接待管理及商务活动。 1. 负责办公用品、生活用品和药品的管理、采购和发放； 2. 负责礼品管理，安排做好礼品、宣传品的制作、购买和发放工作； 3.负责部门办公经费的管理和费用报销； 4.负责公司领导的健康体检，建立健康档案，提供必要的药品和生活用品； 5.负责建立健全物品发放各类管理台账； 6.联系集团办公室，组织协调好重要客人的来访、参观、视察等相关活动； 7.协助做好公司领导和有关部门的对外接待和协调工作； 8.负责办公室小车的管理。 四、行政助理职责 主要协助领导做好工作事务的协调和处理，对会议决定事项和重要指示进行督办和落实等。 1.负责公司各部门、子公司上报文件的登记、转报和存档等，协调其他人员做好督办工作； 2.负责重要会议的记录，并做好会议纪要的整理、下发工作及负责会务工作； 3.负责对口领导的文件、文字处理和存档及日常报刊、信函的整理、分发等； 4.负责对口领导工作事务的协调、联络、处理及办公环境的卫生保洁、物品保管及医疗保健，饮食安排等； 5.负责跟踪督促各部门或子公司执行公司领导指示的工作力度和进度，督办部门和子公司对公司文件的