物业档案管理.pptxVIP

物业企业的档案管理;一、物业档案： （一）定义： 物业档案资料是指从物业公司从事物业管理、服务过程中形成的作为原始记录保存起来，以备考查的文字、图像、声像以及其他各种方式和载体的文件材料的总和。;二、表现形式;（三）特点：;（四）作用： 1、凭证作用： 物业档案资料既不是事后编写的，也不是任意搜集的，更不是虚假造作的，它是物业管理活动的真迹；具有法律凭证作用。;（五）档案的内容/类别：;（六）档案的分类方法：;二、物业档案资料管理： （一）物业档案资料管理： 包括物业管理机构在物业管理活动中，对管理服务事项的原始记录进行收集整理、归档、检素、保存、分析利用，在某一时点上，及时、准确、全面地反映物业实物形态和使用状况的有关资料与数据。;1、档案的收集与整理：;注意事项：物业档案资料收集工作要尽可能完善、及时、不错不漏。 A、完善：从空间上讲面，从地下到楼顶、从本体到配套，从建筑物到环境；从时间上讲是指物业管理的自始至终，从物业的规划设计到售后日常管理服务的全过程。 B、及时：“六时” --物业承接查验时，此时是全面掌握房屋建筑、附属设备、公共设施、绿地绿化、相关场地等物业基本情况的最佳时机；;--楼宇入伙时，是全面掌握业主或租户基本情况和物业使用情况的最佳时机； --上门访问时，通过主动上门访问，与业主或租户进行对话或沟通，核对已有记录，注记变动情况； --接待投诉时，通过日常接待和处理投诉，掌握动态、修正原有记录； --维修更新时，应将维修更新后的物业变动情况记录在案； --检查评优时，此时应将已经建立的物业档案资料进一步整理完善，以备查考。;（二）检素利用：;2.保存注意事项:;四、如何做好物业档案管理工作：;（一）建立档案目录树;（二）档案管理操作流程图;（三）档案管理基本要求：;（四）项目经理要充分利用档案;无相对独立的档案存放空间; 无专/兼职的档案管理人员; 档案的分类不清晰； 查阅不方便; 定期归档不及时； 存档的资料不符合归档要求; 记录链条断裂； 无建立企业???档案管理制度; 充分利用档案;四、案例分析： 2015年度物业管理执法检查，分内业、外业、设施设备三大方面对27个物业管理项目进行了10个项目的检查，本次检查无评分。 ;记录链：;举例：装修管控共性问题 1、有装修管控的操作规程，但现场缺乏监管； 2、对装修过程缺乏方法与手段； 3、有违规装修，但无规避法律责任。;装修管控记录链条 记录链条1： 装修预控方案 装修手册、装修管理控制程序 装修备案表 装修平面图 装修许可证 装修人员出入证（A、B） 装修现场巡查表 违规整改通知书 挂号或快递存根联 执法部门的整改通知或照片;培训计划与实施存在的共性问题： 1、培训制度未健全或无建立； 2、未见年度计划或有建立年度计划但不健全； 3、未见各级员工培训记录； 4、相关培训实际操作性不强、目的性不明确 5、没有固化作业标准，提升实操技能的培训效果； ;培训记录链;报修记录链条--有偿维修;业主满意度意见征询链条; 物业档案管理是物业服务企业在经营管理过程中留下的 “痕迹”，它体现物业服务企业的经营管理水平、规范程度。