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现场档案资料管理 二O一五年八月 潘 莉 一、工程文件资料、竣工档案的重要性 1、从我们自身的工作角度：我们都遇到过的问题，想用资料的时候找不到，或者不方便找。 2、从项目的角度：机组建成后，虽然不搞达标投产，但必须经环保验收、安全评价、水土保持评估等。。。机组运行期要保证运行的安全、要经过大修、小修等，都需要建设期的资料。 二、业主方在工程资料管理的重要性 电厂是投资方的资产，要对资产的保值、增值负责，业主方不强调管理、不重视管理，施工单位更不会重视，这些在我们的项目上都是普遍存在的问题： 1、施工单位可能不是电力系统的专业队伍 2、施工分包、转包 3、施工单位的管理投入，在人、机、料、法、环各环节的控制和投入力度不足。 总之，施工单位不会做或不愿意做。 设计院、监理单位同样存在上述问题。 因此，业主方就更要重视管理，仅是资料管理，涉及项目建设全过程的技术、质量、安全、进度、成本管理等各方面。工程文件资料不是资料员整理出来的，而是专业人员管理出来的。 基于此，业主方工程资料管理需要重点解决的几个问题： 1、业主方集中统一管理，明确标准和管理要求，重视过程资料的收集、整理，规避项目实施的风险； 2、业主方工程资料管理的职责两个方面，一是自身资料的管理（项目前期的重要批文、项目依据性文件、招标、合同、设计文件、设备资料等），另一方面是监督管理各参建单位的资料管理情况，如监理、施工单位、调试单位等。 三、档案的形成过程 行政文书类 建设期资料 运营期资料 档案保管期限： 永久、长期（等于该工程的寿命）、短期（20年以下） 从保管期限，请大家重视档案的管理过程。 四、文件资料形成过程的收集、整理 1、发文： 通知、传真、会议纪要（项目公司内部管理）、工程会议纪要、对外行文（特例） 流程：编制—审核—签发—下发—归档 重点：资料员统一管理； 规范标准格式、模板； 明确审核、签发权限； 签发人除审批文件内容外，同时应注意明示文件下发范围； 按文件类别分类建帐、存档。 2、收文： 流程：接收—登记—下发—办理（传阅）—归档 重点：资料员统一管理； 收文要及时登记； 3、图纸会审纪要： 监理整理 4份原件（存档1份、监理、施工单位、设计单位各下发1份） 4、设计变更： （施工单位）--业主—设计单位—设计变更 设计院提供至少1份原件，存档，其它单位复印分发。 设计变更的发放范围、份数与图纸一致。 重点： 项目人员无论谁先接到的设计变更，一律经资料员统一登记后下发，才能作为有效文件，可以通过工程会议经要明确给各参建单位及相关人员（其它各类项目文件类同）。 资料员按专业登记《设计变更台帐》。 5、设计文件： 核对合同要求提供的图纸份数—接收—登记—留存3套(2套存档、1套供内部专业人员查阅)—分发—图纸升版管理 重点： 1）到图份数：资料员应清楚设计分包合同明确的“设计院提供图纸的份数”。 2）分发范围及分发份数：请控制经理确定各专业图纸的分发范围，重点是施工单位的分发范围和分发份数。 3）资料员按要求分发，做好分发记录；具体格式供参考。 4）图纸升版：在分发升版图纸的同时应将失效图纸从各发放和使用场合撤出，以防止误用。撤出的失效图纸应放置在有明显标识的专用柜中，定期处置（包括集中销毁）。 5）各部门或个人由于种种原因直接接收了工程图纸时，应及时交资料员，不应擅自处理。 6、设备开箱资料： 设备开箱验收(业主、监理、施工单位、设备厂（必要时）)—收集设备开箱验收单、设备资料—交资料员（存档2份）--分发施工单位 重点： 设备出厂合格证、商检证明一般不分发； 设备安装说明书、图纸原件留存2份，其它分发，份数不足，复制复印件分发。 《台帐模板》 7、工程联系单： 可能构成合同索赔的重要内容，从项目风险角度应关注文件的有效性。 重点： 接收内部、外部联系单，资料员应对联系单进行检查并签收，如签字是否齐全？是否是原件？等等。。。。。检查结果不符要求应拒收并退回原发文单位。 建立接收台帐。原件按来源、专业分类装入文件盒入柜保存，并在文件盒上做标识。 确定分发范围。 建立分发台帐，分发，接收人签字。 接收到联系单回复单，应与联系单放在一起。 五、《电厂建设项目竣工文件整理移交实施细则》 已归档的项目档案及检查资料情况存在的问题： 1、资料范围不全，如设备资料、设计资料、现场管理文件、整套启动竣工验收文件等。 2、档号编制不准确。 3、 《电厂建设项目竣工文件整理移交实施细则》 4、《火电项目竣工资料分类标准》 六、电厂运营档案管理（已进入运营期电厂） 《综合档案归档管理规定》 《科技档案归档管理规定》，附表《火电生产运营档案分类标准》 每年1季度完成归档，《档案检索台帐》（电子版）传档