公司行政接待工作操作手册(附图).doc

XXXXXXXXX公司 行政接待工作操作手册 一、目的 为树立公司良好形象，扩大公司对外联系和交流，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待，严格标准，统一管理”的原则。 二、范围 本标准适用于公司各种对外接待工作和各部门。 三、管理 行政后勤部为公司接待工作的归口管理部门，负责接待工作的安排和管理，拟定重要来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障；公司各部门在接到重要来访预约后，可报行政后勤部，并协助拟定接待计划，需公司领导出面、行政后勤部协调的重要接待，一般情况下应提前2天告知行政后勤部。行政后勤部在一天内负责拟定接待计划并与发起部门会商同意。 四、计划与准备 1、行政后勤部在接到公司领导通知或相关部门来访预约时，对来宾接待，应了解来宾基本情况：来宾职务、来访具体时间、人数、生活习惯、本地逗留日期、目的和要求等。在这基础上拟定接待计划，排出《行程计划单》，酌情安排接待标准。 2、行政后勤部根据来宾情况按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。 3、行政后勤部根据来宾情况提前按接待标准预定好宴请来宾的酒店，酌情安排酒水、香烟、用餐标准；需住宿的应提前按接待标准预约好来宾下榻酒店。 4、行政后勤部根据拟接待来宾的等级分类及公司领导要求计划安排接待工作事项，包括：来宾用餐、入住酒店、车辆、游览路线、购物商场、娱乐项目等等。 5、如接待行程安排涉及会议或会谈，由行政后勤部负责提前做好相关准备工作：①确保公司环境、会议室、洗手间清洁、室温适度；②视具体情况准备及摆放公司简介或宣传册、会议文件资料、纸笔、文件袋、水果、香烟及茶水杯等；③根据需要制作领导或来宾台签、横幅、欢迎牌、指示牌，调试好音响设备、投影设备、摄影摄像设备；④一般安排在公司会议室进行，如需安排在公司外场所进行的，来访对应部门按照《公司会议管理规定》提前2天报行政后勤部。 6、行政后勤部根据情况安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能良好。车辆驾驶人员由行政后勤部协调安排，统一调度。 7、如有需要行政后勤部应根据情况提前为客户购买或预订车票及机票。 8、现场联络人为全程陪同客户的现场负责任，应按照行程计划单所列的事项向第一责任人，如行政（副）总监或董事会秘书，报告每一阶段接待落实情况及存在问题，协调解决方案报第一责任人。 五、接待标准 1、一级接待标准： 一级接待来宾应为：副处级及以上政府领导；学校、科研院所专家、教授；中介机构主要负责人；或公司认定为特别重要客户、合作伙伴等；随行人员或直系亲属等。 全程陪同人员：董事会秘书或行政（副）总监、行政后勤部工作人员。 ⑴迎接：行政（副）总监、行政后勤部部长在机场、车站出口迎接；董事长、董事会秘书、分管副总或总监在公司楼下迎接； ⑵参观：分管副总或总监、行政后勤部部长陪同，由分管副总或总监沿途介绍公司基本情况以及到达项参观地点后详细介绍相关事项的信息； ⑶座谈：参照本手册第四条第5点要求执行； ⑷用餐标准：消费控制在 2000 元左右/桌（10～12人）；酒水、香烟应按照礼品领用管理向行政后勤部提前领用； ⑸下榻宾馆标准：行政后勤部根据情况预定四星级以上（含四星级）及同等类型酒店单间； ⑹行政后勤部根据情况、来宾意愿和兴趣提前安排制定旅行社计划湖南省内参观游览路线。 7、行政后勤部根据领用公司已储备的礼节性礼品一般不超过1000元/份；如需要购买的按照《业务费用管理办法》提前2天向行政后勤部报批，并有行政后勤部统一购买； 8、车辆：人数在两人以内的安排轿车迎接；两人以上的安排7座商务车；由行政后勤部指派驾龄超过5年的司机。如公司车辆在当时无法到位满足需要行政后勤部负责外借车辆或者向指定旅行社租用车辆； 9、送往：由行政（副）总监、董事会秘书、行政部经理陪同来宾到机场、车站送行，行政经理应提前联系并办理好登机或等车票证，协助来宾办理好行李托运手续；待来宾入闸后，送行人员方可离开。特别重要贵宾需要安排头等等候室的，应至少提前3个小时通知行政后勤部； 2、二级标准： 二级接待来宾应为：处级以上副厅级以下政府、学校、科研院所、事业、企业单位领导；或公司认定为重要客户的主要负责任人或主要部门负责人等。 陪同人员：行政后勤部经理、相关部门经理 1、迎接：由行政后勤部人员到公司驻地门口迎接，引导来宾。 2、参观：行政后勤部经理、相关部门经理陪同，由行政后勤部经理沿途介绍公司基本情况以及到达项目地后详细介绍项目的相关信息。 3、座谈：公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。 4、用餐标准：消费控制在 1000 元左右/顿；酒水、香烟应按照礼品领用管理向行政后勤部提前领用； 5、下榻宾馆标准：行政后勤部根据情况预定四星级或同