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万科企业股份有限公司
编号
VKZB01-09
名称
公共事务部工作手册
版式
A/ 0
第 PAGE 1 页 共 NUMPAGES 14页
编制
王郁
更改
审核
肖莉
批准
陈之平
生效期
2001年5月9日
目的:
公共事务部工作手册是明确集团办公室公共事务部的工作流程,规范来访接待、媒介采访、会务安排、组织专项公关活动等方面的实施和管理。
范围:
本手册适用于集团办公室公共事务部使用;
集团各分公司可以参考本手册执行。
职责:
集团办公室负责公共事务部的策划、管理和监督;
集团各职能部门负责配合集团总办开展公共事务部工作。
方法和过程的控制:
安排接待来访:
咨询情况:
了解来访单位来访的主要领导、目的、时间、人数及拜访的部门和交流的内容(要求详细),同时了解在交流过程中是否需要万科准备介绍资料、安排接送、预定房间等事务。并请来访单位提供文字资料。
初步判断:
对于来访,公共事务部原则上必须在不影响集团的正常运作的情况下积极安排。
安排建议:
需要对接待中的人员、地点、时间、内容、程序等安排提出建议及注意事项。以方便领导及接待人员对接待做出准确的判断。
通知联系单位:
在回复来访单位中,要以正式的函件发送到来访单位,将接待的时间、地点、接待人员、接待程序及联系人员知会来访单位,同时也为与来访单位最终确定。
知会相关人员:
根据接待的安排情况,应知会相应部门配合接待。以下情况要注意:
如果接待涉及多部门及其他分公司,需要将每个环节的联系人及联系方法注明;
如果接待安排集团副总以上领导接待,必须安排部门经理或分公司总经理、副总经理陪同;
如果接待的工作对公司的形象及声誉比较重要,应知会周刊及时采访报道。
安排接待:
接待过程中,原则上按照计划进行,但可根据来访者的需求和在接待过程的实际情况适当做出变动。同时以下细节需要注意:
接待前,要先了解清楚来访人员的主要领导,方便互相领导间的介绍;
接待中每15分钟安排保洁员为来访者添加饮料;
除准备来访单位所需资料外,还应准备部分万科周刊及其他公司宣传性质的资料;
接待中需要注意来访单位领导适当的休息时间;
接待中也应注意司机的安排,以便及时的调动车辆;
如果接待涉及到其他部门及分公司,需要与各各环节的联系人及时沟通。
统计归档:
接待后,对来访的公司、来访的人员、来访的人数、交流的内容及其交流的情况进行记录。
咨询情况安排建议
咨询情况
安排建议
直接上司
不安排
安排
安排建议
咨询
联系单位
接受
不接受
不安排
咨询
联系单位
不接受
确认出面
领导的时间
谢绝
谢绝
通知联系单位
安排
安排
统计归档
初步判断
安排
不安排
知会相关人员
安排新闻媒介采访:
咨询采访情况:
解媒介采访的时间、地点、单位、栏目、记者、方式、目的、提纲和预计报导的情况等。同时与记者沟通采访的重点、方法和需要准备的相关资料,并达成初步的共识。
初步判断:
在不影响被采访部门或分公司的正常工作情况下,必须安排。
采访内容建议:
采访主要是以媒介记者要求为主,但对于采访内容的重点需要根据集团近期的实际情况,提出意见,能够在报导中达到集团的宣传目的。
通知采访单位:
采访接受后,公共事务部需要及时知会记者,同时根据记者提供的采访,提供相关资料及集团希望报道建议发送与采访记者供参考。
知会相关人员:
在确定安排后,必须知会周刊安排人员陪同,这对采访的情况有一个初步的了解,如发现不妥当之处能够及时汇报。
统计归档:
安排采访后,对采访的情况进行记录。包括:采访单位、栏目、记者、题材、时间等。
协助安排集团领导参加论坛:
咨询情况:
初步了解论坛的名称、时间、地点、主办单位、协办单位、主要论题、邀请集团领导演讲的范围及其其他事务。初步判断后,索取有关资料。
初步判断:
对于以下情况公共事务部不安排:
论坛牵涉到费用;
论坛对集团或业务部门发展无直接宣传作用。
参与建议:
根据公共事务部安排论坛的原则,及其有关论坛的安排提出建议,协助领导判断。
通知联系单位:
必须以文字形式确定,并对需要会务组协助安排有关事宜注明。
知会相关部门:
知会当地分公司有关集团领导参加论坛的基本情况,请当地分公司根据当地的情况,收集资料、安排接送、安排住宿、陪同参加等
安排人员制作演讲稿。
采访安排流程:
不接受
不接受
不接受
咨询情况
安排建议
直接上司
不安排
安排
安排建议
咨询
联系单位
接受
不安排
咨询
联系单位
确认出面
领导的时间
谢绝
谢绝
通知联系单位
统计归档
初步判断
安排
不安排
知会相关人员
集团董事会会务安排:
会议时间:
会议的时间由股证事务部确定。
会议地点:
会议的地点一般安排在集团总部大会议室,但股东大会后举行的董事会则需要安排就近的会议室。
参会人员:
集团董事会及监事会成员。
议
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