2019年会议礼仪培训课件.pptVIP

会议礼仪 世界上的事物可归纳为两种特质——有效率的以及没有效率的；而人亦可归纳为两种人——有效率的人以及没有效率的人。 ——萧伯纳 需要那么多会议吗 在商务活动中，据统计数据显示，一般的工作人员平均每周要花4小时开会。这样，一个人一生中大约有整整一年时间花在开会上，中层管理人员有35%的工作时间在开会。对于高层来说，据统计，他工作时间约32%是在与别人的单独会议上，34%是在与一群人的会议上，而有的大公司的总经理每天的预定会议就占去了59%的工作时间。 会议对于政府部门贯彻执行政策，集思广益，统一思想，有效地推动工作很有意义。对于企业和公司来说，会议于发展业务同样必要，英国英特尔计算机公司总裁安德鲁·格罗夫说：“会议是管理工作得以贯彻实施的中介手段。” 会议的计划与筹备 筹划会议应遵循的步骤 确定会议宗旨——确认这些宗旨都能在指定的时间内实现。 选择出席对象——根据既定会议宗旨确定。 设备安排——确认能提供所必需的设备。 准备会议议程——按逻辑顺序排列，每个议程都标上名称和时间。 制定基本准则——以保持行为规范。 发出邀请——让他们有时间做好准备。 与非出席者联系——使他们也能获得有关信息。 成功的会议，需要做到五个明确 主题明确。也就是会议公开打开的题目或公开提出的“旗帜”要明确鲜明，避免造成任何歧义或误解。 与会者明确。明确自己在会议中的角色。 目的明确。包括两个方面，一是会议本身的目的，二是与会者的目的。 时间明确。何时开会，会议时间多长。 地点明确。包括大致地理位置、具体的会议地址。 成功的会议，需要具备三个必要条件 所有与会者，包括会议举办者与参加者，应有某种共同目标。 具备与会议规模相适应的经济、物质条件。 制定完善、周密的会议计划 。 确定会议议程 议程的作用 在会议举行之前，会议议程必须制定出来。因为议程表就像一张地图，当我们明确了方向，知道自己要到哪儿去，我们就能走得更远。美国通用汽车公司总裁托马斯·默菲是一位成功的公司领导人，他说：“会议的议程必须事先准备妥当，并分发给与会者，这样可以使他们心中有数，做好倾听、发言的准备。必要时还可以向与讨论题目有关的部门收集信息，以便会上提出准确的数据和资料。”会议议程起着重要作用，有利于达到会议目的，提高会议效率。 议程的内容 会议时间和地点 会议目的 会议议题的顺序 在制定会议议程时必须记住 某些议题将使会议团结一致，而另外一些可能会分裂会议。以此为据，主席将影响会议能否团结、顺利的开始和结束。 任何会议持续时间不应超过两个小时（以60分钟到90分钟为宜），如果会议开上两个小时之后，就很难讨论出个有意义的结果来，通常只有一个半小时就足够把所有的议案理出一个头绪了。 会议议程议题清楚明确，使成员有机会在会前集中其思想和信息，这样会使正式会议 信息充足，效果更佳。 会议的论题所需的支撑材料往往会影响会议议程与实际开会的间隔时间。 商务会议议程的确定 你在会议上发言的论题是什么？ 你的发言需要多长时间？ 你希望讨论什么样的问题或事情？ 一旦明确会议有哪些议程，就能确定会议所需的时间。在选择会议日期和时间时，应考虑到其他人的日程安排。一般来说，星期五下午和星期一上午不适合开会 会议议程表的样本 2：05-2：10 开场白（欢迎词、介绍、会议目标、宣布基本准则）10%至15%的时间 2：10-2：25 目前的销售额数据。 2：25-3：00 营销预算。 3：00-3：25 管理培训计划。 3：25-3：30 结束语。 确定与会人员 会议并不是参加的人越多越好。出席会议的人数越多，这个会就越复杂，时间也越长，费用就越高。有研究表明，当4个人的会议增加到5个人时，其复杂的程度将增加127%。 不同类型会议的理想出席人数 解决问题型 少于5人 调查问题型 少于10人 工作回顾或展示型 小于30人 动员型 越多越好 政府部门召开的会议上，确定与会人员可采取以下办法 查找有关文件、档案资料。 请人事部门提供。 征求各部门意见。 请示领导。 拟发会议通知 与会人员确定后，即可向与会人发出通知，以便他们做好参加会议的准备工作。有时准备工作量比较大，而距离开会时间还远，可以先发一个关于准备参加会议的通知。在开会前，再发出开会通知。 通知一般用书面形式、开会日程、期限、地点、报到的日期、地点、路线等。必要时，还应写明会费和差旅费报销等事宜。会议通知印好后，应盖上举办单位