2019年会议管理培训课件1.pptVIP

第六章 会议管理 了解会议管理的目的、种类和体系 了解会议效率不高的原因及对策 掌握有效为会议作准备的技巧 掌握会议中的沟通与反馈技巧 掌握主持人的会议管理技巧 学会提高会议效率和质量的技巧 6.1 会议概述 （一）会议的意义 是一个集思广益的渠道 显示组织或部门的存在 是重要的群体沟通方式 （三）会议的种类 （四）会议的频率 固定部门会议至少每月一次 全体的会议建议每半年一次 处理突发事件会议避免频繁 一对一的会议可以随时举行 （五）会议的成本 （1）会议的时间成本 （2）直接的会议成本 （3）效率损失成本开会时，主管人员必须离开自己的工作岗位，这有可能造成公司整体管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的损失，就是效率损失成本。 6.2 会议效率与规范 （一）会议效率不高 会议效率不高的原因 时间、地点、开会对象的选择、主持人的技能、参会者的技能、会议的准备工作、开会的原因目的和结果 （二）高效会议的八大特征 只有必要时才召开 经过好好筹备过 拟定和分发了议程表 严格遵守了时间 一切按部就班 请了最有经验的人出席 结束时做了评论和总结 记录了决定、建议和负责人 （三）会议规范 （1）会议时间安排的规范 （2）会议规范本身 参会者要将工作安排交给主持人 超过一小时的会议要有书面通知 所有参会者都要有准备发言的心态 会议要准时开始、准时结束 负责人对决议能否达成负主要责任 在会上要维护别人的尊严 要有人提出不同的意见 会后要拿到书面的记录 参会者要履行反馈指责 要请第三方监控会议质量 （3）固定的会议流程规范 6.3 开会前的准备工作 引言 如何判断是否需要开会 会议准备的作用和方法 会议准备的内容 主持人如何做好会前准备 （一）如何判断是否需要开会 （1）不需要开会的情况 已经按惯例开过的会议 没有要讨论的特别的事情 还有比开会更好的方法 预算出的会议成本过大 决策者已经决定的事情 （2）一定要开会的情况 把信息同时传递给很多人 需要别人参与以集思广益 需要听取各部门工作汇报 需要当众表扬或批评时 给小组或部门分配任务时 （二）会议准备的作用和方法 （1）会议准备的作用 可选择最适当的讨论方式 使参会者有讨论的方向 事先告知参会者做好准备 节省会议时间与减少冲突 （2）会议准备的1H5W法 H-How 怎么样开会 W－Why 为什么开会 W－What 开什么样的会 W－When 何时开会 W－Who 谁来参加会 W－Where 到哪儿开会 （三）开会准备时座位的安排 （1）小型会议（一对一面谈） 支持性的：如果你希望是支持性的，可与另一个人在桌角两边就座，这有助于消除障碍且可进行目光接触。 合作性的：坐在另一个人旁边表示合作，这种安排提示观点的相似性。 面对面的：坐在桌子的对面，使自己与另一人保持距离，这个位置能使不一致的观点表达得更自在一些。 （2）大型会议 面对面就座：当你在讨论问题或试图做出决定时，安排持相反观点的两派成员坐在长桌的相对的两边。主席坐在团队成员之间。 显示等级：如果你希望显示等级，让主席坐在长方桌子的顶端，其他与会者座位按资力递降顺序就座。主席坐在长桌的顶端，资力最浅者坐在离主席最远处。 自由讨论：如果坦诚的讨论比与会者的地位更值得关注，在会议中用一张圆桌。主席可坐在任何一个座位上 （四）主持人如何做好会前准备 设定沟通目标 制定行动计划 如何应对争执 进行SWOT 分析 6.4 会议成功的策略 （一）如何做好开场白 （1）概念：开场白是会议开始前3至5分钟的谈话，系统而简洁，并有明确宗旨的一段讲话。 （2）内容：开会目的、时间安排、议事方式、纪律规则等； （3）开场白的程序 概括会议进行的程序； 提供与讨论有关的资讯； 规范会议的议程； 指定会议记录者； 征求对议程设计的意见 （二）如何分配发言时间 （三）如何掌握议事进度（控场） 语言方式 语言方式是指主持人用一些比较有技巧的话语来控制会议的议事进度。 非语言方式 更有效的掌控议事进度的方式是用非语言性的方式，即通过眼神、手势等面部表情告诉发言人说多了或者别说了，或者是说得不够接着说等。 （四）达成决议 （1）权威决策 权威决策出现于最高掌权者具有决策权和否决权，单方面作出决定时。 （2）少数服从多数决策 少数服从多数决策出现于多数成员同意提案时，它以民主原则为基础。 （3）共识决策 共识决策产生于所有成员都不同程度地支持某项提议，每一团队成员均有否决权。 （4）无异议决策 无异议决策产生于所有成员对某项决策完全赞同时。 （五）团队决策法 6.5 会议中主持人的会议管理技巧 （一）主持人的守则 （1）营造和谐的气氛 （2）按照议程进行 （3）正确总结讨论的内容 （4）引导发言者解释令人困惑的发言 （5）帮助与会