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外贸公司采购管理制度与工作流程
目的:
为规范采购流程,提高采购工作的效率,特制定本制度。
适用范围:
适用于本公司采购管理。
三、内容:
1、 总则
为加强采购工作的管理,提高采购工作的效率,制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。
2、 采购基本流程
采购需求---采购计划---寻找供货商----询价、比价、议价----采购洽谈----合同的签订(确定付款条件、配送方式、售后服务)----交货验收(仓管)---质检(不合格退货)---入库---计划对账---财务结算
采购流程图如下图所示:采购需求
采购需求
总经理/财务总经理审批财务部确认付款条件及帐期
总经理/财务
总经理审批
财务部确认付款条件及帐期
采购申请
审批
寻找供应商
产品采购部
总监
寻价、比价、议价
采购洽谈
验收不合格入仓退货计划对账合同的签订交货验收验收合格
验收
不合格
入仓
退货
计划对账
合同的签订
交货验收
验收合格
下单
建立供应商资料
财务结算
财务结算
1) 采购计划:采购员应根据请购单和公司销售计划制订采购计划。
2) 供应商的选择和考核:
供应商的选择与考核,一般从经营情况、供应能力、品质能力等方面评定,并定期从质量、运货、价格、逾期率、是否配合等方面综合打分。
3)询价、比价、议价 。
4)合同的签订:买卖双方经过询价、报价、议价、比价及其它过程,最后双方签订有关协议,合约即告成立。采购合同的签订要根据采购商品的要求、供应商的情况、企业本身的管理要求、采购方针等要求的不同而各不相同。需与财务部核实确定付款条件、货运方式、售后服务等情况。
5)交货验收:采购员必须确定货物品种、数量、质量、交货期的正确无误。以采购员的确定和合同为验收数据。
6)质检:货物质检合格则入库,不合格的,需安排补救和退货。
7)财务结算:货物入库后,财务结算
采购订购3、申请商品采购流程图采购部审批(有合同)
采购订购
采购部审批(有合同)
采购部审批(无合同)
总经理/财务审批
销售部
提出需求
1)销售部提出采购需求,
2)采购部制定采购计划,由采购部负责人报总经理、财务审批;
3)审批通过后,由采购主管下单。
根据供应商期限
根据供应商期限
总经理/财务部审批采购部审批采购人对账采购
总经理/财务部审批
采购部审批
采购人对账
采购
财务部付款
财务部付款
仓管验货5、商品到货验收流程
仓管验货
进仓财务审核入库单仓管打入库单
进仓
财务审核入库单
仓管打入库单
退单6、退货流程
退单
采购退货申请单供应商仓库采购部审核
采购退货申请单
供应商
仓库
采购部审核
报损
报损
四、 采购管理制度:
1) 建立供应商资料管理(表)册,售后服务管理表。
2) 建立、建全比价制度,保证采购产品的质优价廉。
3) 每月末将本月付款、欠款、欠票情况进行汇总、总结,并提出下月用款计划。
4) 签订采购合同后,应全面了解发货情况,如不能及时供货,应将原因提前两日通知请购部门或请购人。
5) 所有货物一律开箱验收,发现问题及时和供应商联系,尽早解决。
6) 验收合格后应在一个工作日内办理入库手续。
五、采购部职责
采购部工作职责
1.制定并完善采购制度和采购流程:
(1)根据公司的长期计划,拟定采购部门的工作方针和目标;
(2)负责制定采购方针、策略、制度及采购工作流程与方法,确保贯彻执行;
2.制定并实施采购计划:
(1)根据公司的拓展规模以及年度的经营目标,制订有效的采购目标和采购计划;
(2)审核采购需求,统筹策划和确定采购内容,制订采购计划;
(3)组织实施市场调研、预测和跟踪公司采购需求,熟悉各种产品的供应渠道和市场变化情况,据此编制采购预算和采购计划;
(4)根据采购管理程序,负责采购项目的谈判、签约,检查合同的执行和落实情况;
(6)督导检查仓库的验收、入库、出库及管理工作,确保采销质量;
3.采购成本预算和控制:
(1)编制月度和周采购预算,实施采购的预防控制和过程控制,有效降低成本;
(2)采购价格审核、预算、报价,达到有效的成本控制;
(4)对采购合同履行过程进行管理、监督检查,及时支付相关款项;
4.选择并管理供应商:
(1)根据公司的销售需求,选定价格合理、产品质量可靠、信誉好、服务优质的供应厂商,建立长期战略同盟;
(2)建立对供应商的资信、履约、售后服务能力及市场价格状况和走势的综合评估系统;
(3)不断开发新的供应渠道和供应商,加强对新老客户的走访和调查;
(4)制定供应商管理办法,加强对供应商的管理、考核,确保供应商提供产品的优良性;
采购部主管职责
1、直配供应商引进及维护
2、采购部日常管理,主要包括:
(1)部门工作安排(日、周、月)
(2)供应
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