文建会南区资讯中心公文管理系统建置案.PPTVIP

* * * * * * * * * 「公文管理資訊系統建置案」 系統教育訓練說明 收發作業 * Ch3.收文作業說明 * 收文人員可以針對不同種類的校外來文進行收文登記。 收文作業1 * 1.當收文人員電腦已接上文件掃描器，可執行［啟動掃描］ 2. 當已經利用辦公室內的事務機掃描文件後執行［匯入］，可轉入已掃描的Ｔiff檔案。 3. 當完成基礎影像編輯與文件整理後，執行［上傳］功能會進行文件辨識後上傳至公文系統［電子收文］中檢視。 收文作業2-來文掃描辨識 * 1.當遇到較無法具體電子化的來文（ex 多頁數、實體附件、有效票據等..)可直接進行欄位式的收文登記。 2. 當輸入相關欄位按下［收文登記］系統跳出取得文號。 3. 若無上傳來文影像檔或實體附件等，按下收文登記，系統會詢問是否改為紙本收文，點選［是］，系統會跳出列印條碼收件單列印後夾附於來文中。 收文作業3-收文登記 * Ch4. 發文作業說明 * 發文人員可以針對處理狀態為［發文待發文登記］的公文簽收，並開啟公文進行繕校作業。 發文作業1-發文點收 * 發文人員針對需發文的文稿執行［發文繕校］進行自動清稿與稿轉函作業。 發文作業2-發文繕校 * 發文人員稿轉函後，可執行［多址分文］。 發文作業3-修改內容與多址分文 * ［多址分文］:可修改發文方式為紙本還是走電子布告欄方式。 發文作業4-多址分文 * ［發文登記］:完成多址分文後針對發文的抄本，進行最後確認發文登記。（等於正式的用印寄發） 發文作業5-發文登記 * ［發文銷號］:完成發文登記後，為待存查狀態，發文人員可以依據本公文的情況，選擇不同的銷號（結案）方式。 發文作業6-結案方式（發文銷號） * Ch5.分文與請示分文說明 * 總收文 承辦人與登記桌作業流程圖(核決前) 主任秘書 分文請示 分文請示 (一級)單位主管 * 單位登記桌 分文 承辦人 分文 分文 申請重分(退上一關) 分文 申請重分(退上一關) 其他單位 (其他單位)會辦公文 (改分核准後，改分其他單位） 檔案室 (文書組) 承辦人與登記桌作業流程圖(決行後) 分文請示 單位主管 * 登記桌 處理（單位發文、單位歸檔、單位自行存查） 送歸檔 承辦人 分文 分文 申請重分(退上一關) 申請重分(退上一關) 其他單位 (其他單位)後會公文 總發文 送總發文 送發文、存查 ［分文作業］:於卷宗勾選文號後執行［分文］。 分文作業-分文作業 * 當總收不確定公文該由何承辦人辦理時，可選擇［分文請示］功能，請主管協助分文指派。 分文作業-請示分文 * Workshop :實機演練1 * 請各位學員演練收到外機關來文收文登記並分文承辦人作業。 Ch7.電子布告欄說明 * 總發文 單位發文 A單位 (登記桌) B單位 (登記桌) A單位 (承辦人) 公文受文者若為本校單位或人員得採用電子布告欄方式發文 B單位 (承辦人) B單位 (承辦人) C單位 (個人) A單位 (承辦人) 電子布告欄-閱讀公告 承辦人工具列具備[電子布告欄]圖示，旁邊的(2)數字表示尚未閱讀的公告數量。 點選[電子布告欄]功能後，可檢視完整布告欄資訊: * 電子布告欄-檢視電子布告欄公文 收文人員開啟並檢視電子公佈欄公文，可執行[傳閱](轉發)、[隱藏]、[請示]等功能。 * 電子布告欄-傳閱電子布告欄公文 發文在檢視內容或請示後，可選擇[傳閱]功能，出現單位內的組織樹，可進行單位全選，或部分人員單選。 * 電子布告欄-布告欄傳閱紀錄 公告傳閱(轉發)後，可透過點閱紀錄與點閱圖示查看，本單位內公告傳遞的狀況，與誰已經點閱看過的資訊。 * 電子布告欄-布告欄查詢 公布查詢功能，任何人可透過公布查詢，輸入相關條件後可查詢到符合條件的歷史公告資料，不受到隱藏或過期的限制。 * 電子布告欄-布告欄維護 總發文人員或單位發文，可針對本單位所發出的電子布告欄公文進行資料的調整與修改，包含下架、刪除、修改。 * 課 程 結 束 意見交流 * * * * * * * * * * * * * * * * * *