2019年品管圈步骤与运作.ppt

* * * * * * * * * * * * * * * 組圈的目的 培養員工積極改善的意識以及問題解決的能力。 強化員工對團體之歸屬感及其工作上之成就感。 促使組織之政策目標能有效達成並且持續落實。 引導員工參與品質經營以促進管理水準之紮根。 協助組織能全面普及化地訓練員工及發掘人才。 * 組圈的原則 由工作性質相同或相近、同一個單位、同一個工作現場的人組成。 對於改善主題跨越不同部門時，可以由與主題關係較密切之單位主導，邀請不同部門之相關人員共同組成聯合圈。 組圈以4～10人為原則，儘量不要超過10人。 組圈人數過多時，應考慮分成數個活動圈，以增進活動效率與效益。 主題不宜過大，若有需要則可考慮組成母子圈，由各子圈針對負責部份進行研究改善並召開會議，再於聯合會議中將相關連之問題提出討論。 * 組圈的過程 邀集相關人員組圈 召開組圈會議 遴選圈長 邀聘輔導員 決定圈名及圈徽 組圈登記 開始活動 品管圈各角色職責 * 輔導員的職責 創造自主活動的氣氛與環境 擔任醫品圈組成催化及催生工作 對圈活動過程予以指導及建議 辦理相關訓練，培養新活動圈 協調日常工作與醫品圈問題 協助解決困難，適時向上級反應 不斷自我學習，充分了解活動手法、規定與趨勢 * 圈長的職責 綜理主導活動圈之各項事務。 鼓勵圈員積極參與圈之各項活動。 活動進度的控制與跟催。 協助圈員解決問題。 代表活動圈與上級主管溝通協調。 加強對圈活動各步驟的認知與應用。 不斷吸收新知以分享圈員。 * 圈員的職責 主動負責地參與本圈的各項活動。 各種討論場合積極提出自己的意見及看法。 尊重與遵守圈會的各項決議。 盡力達成所分派之各項工作。 過程中遭遇問題的解決及回報。 透過圈活動營造和諧一體的工作氣氛。 用心維護圈活動改善結果之標準化事項。 圈會的召開 * 圈會召開的原則 選擇比較不會受干擾的開會地點。 安排適當時間，定期召開圈會。 主席與記錄由圈員輪流擔任。 確實通知每一位圈員參與 做好圈會前的準備，包括會議資料、白板、茶水、點心…等。 確認上次會議之議決事項執行情形。 記錄需詳實記下決議事項及工作分配。 * 主持圈會的要領 積極誘導較少發言圈員提出意見，以營造全員參與及廣泛討論的氣氛，詢問問題時須考慮讓圈員有思考時間，並且降低壓迫感。 適時指定經驗豐富的圈員針對某一特定議題發言，以借重其專業能力。 利用圈員提出之問題，反問其他圈員，以使問題之思考更加寬廣。 針對較主觀之圈員，主席可對其問題以尊重的口吻反問，以建立共同解決問題的共識。 發問問題時不要長篇大論，盡量簡單易懂。隨時注意討論內容不要偏離主題，並且維持會議秩序及氣氛。 圈會紀錄之撰寫 * 圈會紀錄的撰寫之1 需仔細填註本次圈會召開之主題、日期、時間、地點、主席、記錄等資料。 請出席人員逐一於圈會紀錄上親自簽名。 上次會議決議事項執行情形之追查報告，需繼續納入會議紀錄，並將尚未完成之部分另外列出，以便於下次會議時繼續追蹤，直至改善完成為止。 * 圈會紀錄的撰寫之2 逐條記下討論事項內容、提案人、決議、執行時間、地點、方法、負責人、完成期限、完成後之驗收及確認方式…等。 主管或輔導員於圈會中提出之指示方向或改善重點，應詳實記錄，以免改善方向與公司政策有所偏差。 於會議結束前，將本次會議紀錄誦讀一遍，以確認圈員們的共識。 * 圈會紀錄的撰寫之3 可採用敘述法編撰圈會紀錄，以使整個改善歷程能較完整保存下來。 以白話方式進行紀錄，內容以簡單明確為原則。 紀錄作成後，請傳閱未出席人員，請其瀏覽內容並簽名。 會議紀錄及相關資料需上陳各級主管，並公告及分發各相關人員。 成果報告書撰寫 報告撰寫的步驟 蒐集參考資料 整理圈會記錄 確認改善案實際完成情形 規劃報告書大綱 蒐集最新資料及數據 預擬報告書內容及草稿 檢討其流程及邏輯 撰寫報告書 美化報告書 校正及檢討審議相關內容 * 報告撰寫的原則 預留上下左右邊界。 內容表現儘量追求簡單易懂。 每張文件只表現一個主題。 適時以文字、圖表或顏色等凸顯重點。 文字應有系統地由左而右排列。將圖片依重要性有秩序地組合。 活潑地編輯版面，適當地安置插圖。 注意每張文件間連貫性。 每張文件必須予以編號。 仔細且反覆校對。 * 成果發表會 簡報製作的步驟 簡報對象的背景分析。 決定簡報的整體個性。 蒐集相關的參考範例。 整理簡報的相關資料。 粗擬每張簡報的草圖。 排練及預擬簡報過程。 正式製作簡報的內容。 依預定程序試講演練。 簡報內容的總體檢討。 最終的校稿修正定案。 * 簡報製作的原則 簡明性(conciseness) 聚焦性(scope focus) 相關性(relevance) 完整性(completeness) 正確性(accuracy) 清晰化(clarity)