三秦绿色学堂培训—邮件礼仪.pptVIP

三秦绿色学堂系列课程邮件礼仪@MSC张昕2012.11 主讲人介绍 张昕 陕西青年与环境互助网络秘书长。 世界自然基金会地球一小时项目、环境教育项目官员。 环保部环境友好使者、百佳绿色先锋、陕西省母亲河奖获得者。 1.邮件主题 主题要提纲挈领，添加邮件主题是电子邮件和信笺便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处?1.一定不要空白标题，这是最失礼的。?2.标题要简短，不宜冗长。3.最好写上来自**的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可以不用注明，因为一般的邮箱会自动生成，写了反而累赘。?4.标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如?“王先生收”。 1.邮件主题 5.一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理?6.特殊方式引起注意。?7.回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE RE一大串。?8. 重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。主题是给别人的第一印象，要慎之又慎。? 2.关于称呼与问候? 1．?恰当地称呼收件者，拿捏尺度? 邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。 2.?Email开头结尾最好要有问候语? 最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两格写。之结尾常见的写个“祝好”之类的也就可以了，尊长应使用“此致敬礼”。注意在非常正式的场合应完全使用信件标准格式。 总之一句话，礼多人不怪?? 3.邮件正文 1.Email正文要简明扼要，行文通顺? 2.注意Email的论述语气? 3.Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确 4.一次邮件交待完整信息? 5.尽可能避免拼写错误和错别字，注意检查 6.合理提示重要信息? 7.合理利用图片，表格等形式来辅助阐述? 8.慎重使用笑脸字符 ? 4.结尾签名 每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。?1.?签名信息不宜过多? 2.?不要只用一个签名档? 3.??签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。  4.1签名示范 5.附件 1.?如果邮件带有附件，应在正文中提示收件人查看附件，并就附件做简要说明 2.?附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理? 3..?附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件? 4.?如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用? 5.?如果附件过大，应分割成几个小文件分别发送 6.字号和字体设置 1.中文宋体或新宋体，字号用五号或10号字即可，这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。? 2.不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。? 3.不要为突出内容而将字号设置过大，拉滚动条是很麻烦的事情；也不要过小，费神又伤眼睛。 7.回复技巧 1.及时回复Email? 2.进行针对性回复? 3.回复不得少于10个字? 4.不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼? 5.主动控制邮件的来往?? 6.要区分单独回复和回复全体 8.发送，抄送，密送? 1.收信的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。?2.而抄送的人则只是需要知道这回事，没有义务对邮件予以响应，当然如果有建议，当然可以回Email。?3.密送，即收信人是不知道你发给了密送的人了的。这个可能用在非常规场合。?4.发送、抄送中的各收件人的排列应遵循一定的规则。? 8. 发送，抄送，密送 5.只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源?6.转发邮件要突出信息?7.在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息。除此之外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。?8.如果有需要还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息。不要将RE了几十层的邮件发给他人，让人摸不着头脑。?9.不发送垃圾邮件或者附加特殊链接。 Thank you 谢谢大家！ 感谢您的观看！