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专业秘书与特别助理 专业秘书与行政助理培训（一） 行政人员需具备的素质 品质要求 专业秘书与行政助理培训（二） 办公室日常事务管理 办公室日常事务管理的主要内容： 邮件信函的处理： 一、邮寄信函处理概述 邮件包括：邮政系统传递的邮件、电子信函 二、邮件寄发程序：核对、签发、装封与折叠、查对信息、分类、登记、选择适当的邮寄方式 三、邮件接受程序：签收——拆封——登记——分类——及 时处理邮件——将与自己有关的工作记录下来——呈送 邮件 四、上司外出时处理邮件的方法： 1、常见情形及时处理 2、注意事项 邮件收发与传阅注意事项 收信件细节 上司或同事的私人信件原封送交； “误拆”应立即封口、签名、致歉； 裁开或剪开封口，保持信件完整； 检查信封内有无单据或名片，避免遗漏； 如有必要，可以登记信封的信息 办公室电话工作 一、使用电话的基本礼仪 1、态度要热情周到，礼貌友好 2、口齿清晰，声音愉快自然 3、语言简洁明了，得体准确，和谐有序 4、提高电话工作的效率，注意保留 5、简洁、完整、准确、快捷地处理电话留言 二、接听电话的技巧 1、接听电话必须及时(三声内接听） 2、接听电话首先问候并通报 3、做好电话记录 4、正确处理电话的监时中断 5、学会处理不在的同事的电话 6、学会处理转接电话 7、适时结束电话 8、同时处理打进来的多个电话 9、接听打给上司的电话 办公室接待工作 一、接待工作概述 1、接待工作分类： 按来访人数和规模分类：个人来访、团体来访； 按接待的准备程度分类：有约来访、无约来访； 2、接待中的准备工作：做好环境、物质、心理准备工作 3、接待的礼仪原则 二、接待工作的基本程序 1、日常接待工作的基本程序：迎候、查对预约登记做好登 记、通报来访、引导客人、介绍、做记录、送别 2、接待团体来访的基本程序：了解情况、制定接待方案、 做好准备工作 管理和发放办公用品 一、办公用品的管理 1、识别办公用品和易耗品 2、办公用品的采购 二、办公用品的发放 1、健全发放制度 2、建立一个发放登记制度，严格审批手续 3、认真清点，核实发放 4、制定有效的办公用品节约制度 5、严格办公设施的使用制度 时间管理 一个没有时间管理的人，将成为别人时间管理的一部分 宝贵— 一寸光阴一寸金，时间就是生命 均等— 没有人拥有比你更多/更少的时间 不可再生— 失不再来 鲁迅： 浪费别人的时间，等于谋财害命； 浪费自己的时间，等于慢性自杀。 处理优先次序 分析工作的轻重缓急 处理优先次序 分析工作的轻重缓急 时间管理金科玉律 设立有挑战但可实现的目标 设定所有工作的完成期限 建立固定的日常工作模式 在精力最充沛时做最用脑力的工作 不要推迟你不喜欢但重要的事情 不重要的事迟一点做 分析你在时间管理方面的障碍 确立你不希望被打扰的时间 一次只做一件事 如果你开始做一件事，尽可能做完它 安全与保密工作 积极防范 突出重点 有保有放 内外有别 有效的信息收集 经济信息 科技信息 政治信息 社会信息 生活信息 专业秘书与行政助理发展训练（三） 沟通的概念和种类 （一）沟通的概念 1.沟通：是一种信息传递和交流的过程。不仅包括公务信息的传递和交流，也包含个人情感、思想和观点的交流。 2.有效沟通的条件： 首先，是表达者所发出的信息应完整而准确； 其次，是信息在传递过程中没有损失； 第三，是接受者必须真正理解了接受到的信息。 沟通的概念和种类 （二）沟通的种类 1.按沟通方式分类，沟通可分为口头沟通与书面沟通。 2.按组织内部信息沟通的方向分类，沟通可分为上行沟通、下行沟通、平行沟通与斜向沟通。 3.按信息沟通的渠道分类，沟通可分为正式沟通与非正式沟通。 4.按信息沟通是否存在反馈分类，沟通可分为单向沟通与双向沟通。 有效沟通 往上沟通 给他选择题，而不是问答题 任何地点 一定要准备答案 表达中巧用词汇 把“你、你们”变成“我、我们” 把“应该”变成“可能” 把“但是、可是”变成“同时、如果” 把“试着”变成“将会” 把“为什么”变成“是什么” 多提建议少提主张 “三明治”法 就像核心内容夹在中间层的三明治，当向别人提出建议尤其是批评性建议时，为了让对方能接受，表达者最好在表达自己的核心意见之前，先对对方的相关方面表示认同。意见表达完毕，别忘了给他希望和鼓励，以使他保持信心和愉悦的心情，不至于有被打击的挫折感。 直接式的批评，也许并没有错，但也没有对。因为为了达到让对方真正接受的