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商务秘书实训指导数学与统计学学院翟智 2011212199课程目的：通过实训，使学生在情景模拟中熟练掌握秘书办公室日常事务的实务技能；掌握接待工作的要点本次学习内容：秘书的办文工作 会务工作秘书办文工作学习重难点：办文工作是秘书工作的基本，许多事都是围绕着办文展开的，所以说一个秘书必须具备较强的写作能力，同时又必须熟悉办文的要求及程序，了解如何更好的把文件的各项流程安排好，从而顺利地完成文书流转工作。文书的概念：文书是国家机关，企业与事业单位在管理活动过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书统称。是传达、贯彻党和国家的方针政策，发布法规和规章，实施行政措施、指导，商洽工作，汇报情况，交流经验的重要工具。根据文书在日常生活中的应用范围和基本性质，一般的文书可以分为这样几类：通用文书；专用文书；常用事务文书根据文书在实际运行中的上下级隶属关系，它可以分为上行文、下行文和平行文。其中上行文主要有：报告、请示、函；下行文主要有：命令、决定、决议、通知、通报、批复、会议纪要；平行文主要有：议案、通知、函、会议纪要主题鲜明、正确；语言准确、精炼；体式规范。会务工作学习重难点：一、学习重点1、会议筹备工作；2、会议方案的制作；3、会见与会谈的操作程序与方法；二、学习难点1、会议方案的制作；2、会场的布置。会议安排的重要性会议是解决问题的，它需要很多人的联合，在一定的时间和地点去组织，所以在会议组织中不能出现一点差错，不然会影响会议的效果，有时会把问题弄得很困难。作为秘书人员，在事前一定要合理安排，精心筹划，力争把可能遇到的问题都想得到，保证会议的顺利进行。会议的概念会议是人类群体有组织的会晤、议事的行为和过程，它需要三个人以上的参与，以一定的方式聚合在一起，目的是为了解决各种问题，而且这种行为和过程是有组织、有规则、有领导的。会议的要素形式要素：名称、时间、地点、与会人员、会议方式。内容要素：指导思想、议题、目的、任务、作用、结果。程序要素：准备、开始、进行、结束、会议决定的贯彻落实。财务要素：经费、设备、服务设施。常见的会议种类：常见的会议种类：按组织类型分：内部和外部会议，正式和非正式会议。按出席对象：联席会、代表会、群众会。按功能性质：决策性、讨论性、知情性、告知性、学术性、协调性、报告性、谈判性、动员性、纪念性。按议题性质：专业性、专题性、综合性。按规模大小：特大型、大型、中型、小型。按召开方式：常规会、广播会、电话会、网络会、电视会。按组织类型分：内部和外部会议，正式和非正式会议。按出席对象：联席会、代表会、群众会。按功能性质：决策性、讨论性、知情性、告知性、学术性、协调性、报告性、谈判性、动员性、纪念性。按议题性质：专业性、专题性、综合性。按规模大小：特大型、大型、中型、小型。按召开方式：常规会、广播会、电话会、网络会、电视会。会议的作用：会议的积极作用：1、交流信息，沟通情报。2、发扬民主，科学决策。3、增强友谊，促进团结。4、统一认识，协调行动。5、带动消费，促进经济。会议的负面作用1、造成时间和精力的浪费。2、金钱的浪费。3、会议的重复浪费。4、滋长不正之风。实训提示： 秘书人员在接待过程中，要处处体现出热情、周到、细致，讲求礼节。 1.接待重要客人，要根据客人的意图和要求，以及本公司经理的意见，拟定接待方案。方案应包括： 客人的基本情况，接待工作的组织分工，陪同人员，食宿地点及房间安排，伙食标准及宴请意见，安全保卫，交通工具，费用支出，活动方式和日程安排，汇报内容及参与人员等。接待方案报请本公司经理批准后，认真落实。 2. 预定酒店，要根据客人的实际情况或要求安排住宿，尽量安排相邻房间。3.迎接客人先要相互介绍，遵循“五先”原则：先把主方介绍给客方，先将年轻的介绍给年长的，先将地位低的介绍给地位高的，先将男士介绍给女士，先介绍别人再介绍自己。双方介绍后，应相互握手致意。握手时，要脱下手套，并在身份高者、年长者、女士伸手后，身份低者、年轻者、男士才可伸手相握。 4.正式宴会要安排好座次，通常在同一桌上，席位高低以离主人的座位远近而定，主宾应安排在主人右侧。如拟定菜单要注意事先了解宾主的口味、注意时间和季节、再根据本公司的宴请制度确定标准。 5. 一份完整的接待计划，其内容应该包括接待规格、接待日程安排、接待经费开支和生活安排等。接待计划拟出后，要经主管领导审批。必要时，还要征求来宾意见。 接待日程安排表应包括：日期、时间、地点、预定事项、交通工具、备注等内容。日程的安排应紧凑合理、宽松适宜、周全详细。日程安排应具体到从来宾到达直至离开的全过程，一般以表格形式列出日期、时间、活动内容、活动地点、参加陪同人员、此项活动的负责人等。要考虑到每日的活动不要安排太满，留出适当空隙，以便安排临时性工作。日程表一式三份，留附件，要及