实用办会会务手册-.pdf

前摇 言 员 前摇 摇 言 会议是人们为了解决某个共同的问题或出于一定的目的聚集在一起进 行讨论、交流的活动，是现代社会生活、政治生活、经济生活中一种经常 的广泛的活动形式。现实生活中，领导者的相当一部分工作时间都是花在 会议上。国外有些会议研究者发现，企业经理在会议上所花费的时间达 缘园豫以上。日本效率协会统计表明，全日本科长以上管理干部源园豫的工作 时间是在开会。我国在此方面是有过之而无不及，据调查，某行政机关科 长以上的干部，开会占工作时间的远园豫 耀愿园豫，会议问题已经成为很多管 理者注目的问题。美国和日本都很重视对会议的科学组织和管理。有人预 料，会议学可能成为管理学的一个分支脱颖而出。 因此，如何做好会务工作便成为人们愈加重视的一个问题。会务，从 字面上来解释就是对会议进行服务，会务工作是办公室的一项经常性工 作。会议（特别是大中型会议）的会务工作涉及的内容非常多。一是环节 多。会务工作涉及准备材料、会议通知、会场布置、新闻报道、交通安 保、餐饮食宿等多个方面。而每个方面的工作又包含众多环节，大到会议 主报告的准备和重要参会人员的邀请，小到物品摆放位置和空调温度的设 定，千头万绪，非常繁杂。二是人员多。一方面，参会人员众多，相应的 会议通知、接待、纪律、协调等方面的工作量就比较大；另一方面，参与 会务的工作人员较多，搞材料的、发通知的、跑接待的、布置会场的、抓 组织协调的，缺一不可。三是变化多。大型会务工作不一定完全按照主办 者预订的方案来运行，有时会临时出现各种各样的变化。例如：领导临时 调整会议内容或时间，会议材料需要紧急修改，参会人员提出一些新的要 求，会议设备出现故障等等。这些都会相应增加会务工作任务量。 圆 显然，要做好会务工作并不容易，必须以细致的作风，对会务工作中 的每一个环节细心观察，潜心把握，精心组织。因此，会务工作中，细节 的把握尤为重要。一个通知的发放不到位，一个座位的安排不合理，一个 话筒的声音不正常，一个资料的装订不齐全等等细节上的问题，都会使会 务工作不到位，给会议的质量和效果带来负面影响。 怎样做才能做好会务工作，确保会议工作有序进行，精益求精地实现 办会的目标？我们认为，必须在规范上下工夫。 在对会议工作进行不断探索、总结的基础上，我们修订和完善了相关 的会议制度和工作规范，整理出一套规范化、程序化的办会流程和办会机 制，使会务工作有据可依、有章可循，更好地提高服务水平，确保办会质 量。会务工作在规范流程之下，有方案、有分工、有时间节点要求，规范 执行，不能自作主张跳步骤、省程序。例如：会标、鲜花、主席台、桌椅 等会场布置要符合规范，席卡、茶杯的摆放应横平竖齐；会议的议程安排 和发言顺序要符合规矩；参会人员的就座位置有主次、前后等固定顺序的 排列。特别是像党代会和人代会这样重要的会议，不仅应处处讲求规范操 作，会议的各项议程还必须符合法律规定和党章要求。 内容上，本书将会议工作分解为“会前”、“会中”、“会后”三部分， 并对每一个部分的办会流程进行分解细化。从会前筹备到会中服务，再到 会后整理，层次剖析，环环相扣，步步衔接，节奏紧凑，力求服务到位， 让参会人员始终在会务安排的框架内行动，始终在良好服务的环境里有序 完成会议议程。 具有很强的可操作性是本书的一大亮点，本书不仅总结归纳了会务工 作的方法和技巧，涵盖了会务工作的各个程序和方面，而且还提供了会务 工作中文书写作的模板及范文，即套即用，方便实用。 总体而言，本书覆盖面广，针对性强，无论举办的是什么性质的会 议，都能为各级管理人员迅速提升会议效率，进而将高效会议转化生产力 提供极大的帮助，是各级机关、团体、企事业单位工作人员进行会议筹备 和组织、公务活动策划和安排、会议文书写作和办理的好帮手。 目摇 录 员 目摇 摇 录 第一章摇 会前筹备工作 摇 第一