时间管理(有效利用).pptVIP

做人民满意的保险公司 第*页 * * * 何为时间管理 时间管理所探索的是… 如何减少 时间浪费 时间管理的对象不是“时间”， 是指面对时间而进行的“自我管理” * --感觉自己比谁都忙，零碎的事情太多，工作越做越多，经常加班。 --计划赶不上变化，或计划从未兑现过。 --临时性工作较平繁，有时没法专心干份内的活。 --工作抓不住重点，也没空去想何为重点。 --总无法说“不”，因此总要打乱时间计划。 --工作主次难以区分。 --…… 常见的问题 * 故事…… 《生命中的鹅卵石》 * 如果你不先将大的鹅卵石放进罐子里去，你也许以后永远都没有机会把它们再放进去了。 重要工作 不重要工作 紧 急 工 作 不 紧 急 工 作 A 即重要又紧急 B 重要但不紧急 C D 不重要但紧急 不紧急也不重要 点此返回 四象原理解析 A:紧急状况 迫切问题 限期完成 突发事件 B:准备工作 预防措施 计划 人际关系的建立 真正的再创造能力 自身能力的提升 C:造成干扰的访问、信件、报告 某些会议 迫在眉睫的急事 符合别人期望的急事 D:忙碌琐碎的事 处理文件等函件 电话 浪费性时间 逃避性活动 * 时间管理矩阵使用技巧 ---不要总是做灭火员，尤其是灭自己的火； ---B做得多了，A就自然做得少了； ---录求调整自己情绪有效方法，提高工作效率； ---比做“紧急且重要的事情”更重要的是把重要的事变成紧急的事去做； ---勤于计划。好记性不如烂笔头，并学会分解大的计划； ---尽量将每件事情一次性做对。 ---思考----想！ * * 某杂志刊登了一幅漫画，画中一间办公室门上写着“某某公司业务经理史密斯”，办公室的墙上贴着一个字：“想”。画中的经理大人，双脚高搁在办公桌上，面孔朝天，不断向上吐着烟圈。办公室外有两位员工小声嘀咕：“天晓得史密斯在想什么！” 下面的评点写的很到位：的确，谁也不知道一个领导人在想些什么？“想”正是领导者的本分。 * 方 法 ABC时间管理的基本原理就是每个人在做任何事情时首先要分清主次，把主要时间花在最重要的事情上；要善于用灵活的方式处理好次要事情；要有勇气并机智地拒绝做不必要的事情。 美国企业管理学家艾伦.莱金对节约时间很有研究。他认为，一个人每天面临的事情很多，不可能件件都能完成。他把时间分成ABC三类：A类的事情最重要；B类的事次之；C类的事可以放一放。必要时C类可以转为B类，B类亦可转为A类。但这只是特殊情况下的必要，一般不变，莱金把这种分类叫“有计划的拖延”。 ABC时间管理分类法 ABC时间管理表 分类 A类 B类 C类 比例 占工作总量的20%-30%，每天1-3件 占工作总量的30%-40%，每天5件以内 占工作总量的40%-50% 特征 1、最重要：具有本质上的重要性 2、最迫切：具有时间上的迫切性 3、有后果 1、重要 2、一般 3、无大后果 1、无关紧要 2、不迫切 3、影响小或无后果 管理要点 重点管理 1、必须做好 2、现在必须做好 3、亲自去做好 一般管理，可以自己去做，便可授权别人办理 附带管理，有时间可责成别人去做，无时间可以不做 时间分配 占总工作时间的60%-70% 占总工作时间的20%-30% 占总工作时间的10% 王晓的半个工作日 分组讨论 1、在这半个工作日中，秘书王晓是如何进行时间管的？ 2、简要谈谈时间管理的重要性。 答案： 1、提早做好上班的准备，完成属于B类的卫生工作，充分利用工作时间完成更重要的本职工作； 2、委婉拒绝属于C类的次要工作（搬演讲会所需要的椅子），全力完成属于A类的述职报告的拟写工作。注意工作的轻重缓急； 3、提前做好上司的工作安排表，领导未来一段时间的工作安排尽在自己的掌握之中。 4、委婉提醒上司的约见安排，注意时间的弹性管理。 5、摆正自己的角色位置，只委婉提建议，把决定权交给领导。 6、对领导的工作习惯相当熟悉，能迅速反映出经理所问的是星期几； 做人民满意的保险公司 第*页 *