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外文期刊、文献到货保障机制和流程思考 鞠文红，熊川，赵琰 （中国科学院国家科学图书馆） 关键词：外文期刊文献采集 期刊文献到货指标 文献采集流程机制 文摘：本文通过对中国科学院国家科学图书馆（总馆）2010年度外文期刊文献的到货情况的总结梳理，分析了当前外文期刊、文献到货过程中存在的基本问题，并提出了解决这些问题的建议和流程机制。希望能够与兄弟单位交流经验，并得到相关业务链上其它机构和各级管理机构的支持理解，更好地完成外文期刊文献采集目标。 在外文电子资源的长期保存机制尚未完全建立起来之前，在外文电子图书尚未在中国的供应市场上成为图书供应的主渠道之前，在中国图书馆界尚未过渡到80%以上的文献需求主要依靠电子资源保障之前，外文印本期刊、文献资源尤其是国家级保障的NSTL印本科技期刊、文献资源将在很长时间内作为全国自然科学研究文献保障的基础，所以印本期刊、文献资源是否能够顺利到货，是NSTL资源保障体系建设的重点。 纵观NSTL10多年来的发展历史可以看到，自2000年成立以来，期刊、文献的到货率已经成为衡量印本期刊、文献订购成功与否的指标，并且各成员单位每年的到货情况将与下一年度的计划审批关联起来，所以各成员单位无不在期刊、文献的到货方面下功夫，本文正是对中国科学院国家科学图书馆组织2010年度印本文献订购代理服务公开招标、招标合同执行情况检查的过程中进行的梳理和思考，在此提出来与大家交流，以期找到更好和更符合各单位实际情况的管理和提高期刊、文献到货率的办法。 订到率和到货率指标定义 订到率：外文期刊和文献发订后，只要发订品种中有一期（册）到货，我们就称该品种发订成功品种，订到率是指截止到订到率核算时间点为止，发订成功的品种占所有发订品种的比率，即订到率=发订成功品种/所有发订品种*100%。订到率统计的计量单位是“种”。 到货率：根据发订品种的出版周期进行估算，估算截止到货率核算时间点为止到货的期刊和文献的册数为“应到册数”，实际已经到货的期刊和文献的册数为“应到已到册数”。到货率=应到已到册数/应到册数 *100%。到货率统计的计量单位是期刊和文献的“册”。 中国科学院国家科学图书馆将这两个指标作为公开招标的重要指标，也是对招标合同执行情况检查的重要定量指标。 在到货率定义中，特别需要提到的是，在已经到货的期刊、文献的“册”数统计中，有可能存在按照出版周期估算“不应到已到”的情况，实际统计过程中很难将已到期刊、文献的“册”清楚地分为应到已到（册）和不应到已到（册），而是将所有已到期刊作为应到已到，这样在订购过程中的到货率核算有可能虚高，但这种虚高会随着合同结束期的逼近而逐步接近真实值，所以在年度合同执行过程中的到货率虚高的误差是可以容忍和忽略的。 影响订到率的要素 2.1期刊、文献出版的周期与核算时间节点的偏离程度。期刊、文献出版周期与订到率核算的时间节点偏离程度越大，订到率会越低（比如，某文献出版周期是2年，在每年结算订到率的时候，该文献的订到率就会低。） 2.2订到率核算的时间点。比如年订到率的核算结果一般会比半年订到率要高。目前NSTL对订到率的核算是在当年3月底对上一年度进行核算，这样的核算时间点能够比较准确地反映上一年度的订到率，但每年年终总结时候要求的当年订到率核算将不能准确反映当年的订到率。 2.3订到率的核算地点。期刊文献到达代理公司和到达图书馆的时间会有不同，所以同一核算时间，货物到达代理商处的核算到货率应该比到达图书馆的核算到货率要高，随着各代理商加强了对送货的及时性的管理，这一要素对订到率的影响在逐步减小，我馆自2010年实施招标以来，期刊、文献到达代理公司和图书馆的时间差被控制在2个工作日之内。 2.4订购代理服务商对期刊、文献出版机构和订购文献期刊出版状况准确把握程度。如果订购代理服务商在期刊、文献发订之初就能准确地把握期刊、文献的出版发行状况（出版商的稳定性，刊物出版的及时性，货运是否畅通等）的话，订到率就可以控制在图书馆可以接受的范围之内。 影响到货率的要素 3.1对订购文献出版频率把握的准确程度。我们实际工作中对期刊、文献到货率的统计核算是每2个月进行一次，准确把握期刊、文献出版的频率的话，才可以准确估算应到期刊、文献的册数，到货率中的分母数据就比较准确。 3.2订购服务代理商送货的及时性。如果订购期刊、文献到货以后，订购服务代理商能及时送达图书馆，则图书馆每2个月一次的到货统计和到货率核算也会比不及时送货的时候高。 3.3对应到期刊、文献册数估算的准确程度。应到期刊、文献的册数计算是以准确把握期刊文献的出版周期和出版状况为前提的，到货率的检查和核算是为了控制年度的订到率。订购周期中的到货率不高，可以敦促图书馆和代理商将问题期刊文献找出来，根据实际情况采取个性化的措施，这样年终的订到率指