淮南工业学院基建类档案工作规范(试行)新.docVIP

淮南工业学院基建类档案工作规范（试行） （院人[2001]16号） 为提高我校基建档案工作质量和管理水平，充分发挥基建档案在学校建设中作用，逐步实现基建档案工作的规范化、标准化，依据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》，结合我校实际，特制定本规范。 一、基本原则 1、凡在基本建设管理和基本建设工程项目活动中直接形成的，有保存价值的文字、图表及声像载体材料等，均属基建类档案。 2、基建档案必须实行集中统一管理的原则，确保档案材料完整、准确、系统、安全和有效利用。 3、基建档案必须反映基建管理和项目建设全过程，遵循其自然形成规律，保持其有机联系，与实物完全一致并有成套性。 4、基建档案工作做到基建工程一开始就与建立档案工作同步进行；工程建设过程中，要与竣工材料积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时，要与提交一整套合格竣工图验收同步进行。 5、严格实行部门立卷制度，立卷部门应明确一名专（兼）职人员负责基建档案工作，并纳入工作职责范围之中。 二、归档范围 1、归档的主要内容：包括综合管理、可行性研究、设计基础材料、建设文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产基建预算、概算、决算、器材管理等方面，具体范围见附件。 2、归档的重点：项目建设各个阶段形成不同载体文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。 3、不归档的文件材料：上级机关有关基建普发性（非专指高校）不办的文件；正式施工前的草图，未定型图纸；重份文件和重份图纸；无查考价值临时性、事务性文件。 三、归档要求 1、使用基建文件材料过程中不允许随便更改。如有更改，必须填写变更通知单，并履行批准手续。 2、归档的基建文件材料必须字迹工整，格式统一，签字完备，一律用碳素墨水或蓝黑墨水书写。禁止用圆珠笔、铅笔和纯蓝墨水书写。 3、坚持由部门立卷归档原则，由部门专（兼）职档案员负责将积累的文件材料排列好顺序、书写好卷内目录后向校档案馆归档。 4、基建项目结束（含最终完成）后，按工程项目组卷，一项一卷或若干卷，管理性文件材料排在整个项目首卷，其余材料按文件性质分别组成案卷。 5、卷内密不可分文字材料排列按正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后。图纸按图类别序号排列（即地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、更改图）。　 6、卷内材料一律拆掉金属物，分别用线装订，对破损文件材料应进行修补。 　　7、各种材料大小均为16开，蓝图按四号图纸规格折叠成手风琴式；底图采用卷筒或平放两种方式保管；蓝图、底图可以不装订，透明底图必须用缝纫机打图边。 　　8、按顺序编排页号，无论单面或双面，只要有书写文字均作为一面编写页号，页号位置在非装订线一侧的下角；蓝图、底图可以一组有机联系的图纸为一件，以件为单元，在每件文件材料的右上角盖有单位名称、档号、件号的戳记章，并逐一填写卷内目录。 　　9、填写卷内目录和备考表；确定保管期限（见附件）；草拟案卷封面标题。 　　10、移交档案时，交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全，排列、书写是否符合要求，标题是否确切。凡不符合规定要求者，接收人应拒绝接收，并限期改正移交。 11、移交时填写移交目录。一式两份，清点无误后，双方在移交目录上签字盖章，各执一份存查。 四、归档时间 1、基建管理性文件材料在次年六月底以前立卷归档。 2、基建项目文件材料在验收后两个月内立卷归档。 二ОО一年十月十日 附件一：高等学校基本建设类档案归档范围和保管期限表 JJ11　　综合 序号　　　　　　　　　　类目名称　　　　 　　　　　　　　　　保管期限 1　　上级有关基建工作的文件　　　　　　　　　　　　　　　 　　　长期 2　　基建工作规章制度　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　　长期 3　　基建工作计划、总结、简报　　　　　　　　　　　　　　　　 　长期 4　　基建工作总体规划　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　永久 5　　基建工作年度（季度）总结、统计报表　　　　　　　　　　　 　永久 6　　基建工作财务预、决算　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　长期 7　　全校性总体规划、设计总平面图　　　　　　　　　　　　　　　 永久 8　　水、电、气管道分布图