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广东省交通运输数字档案室项目 建设项目档案移交规范 广东省交通运输档案信息管理中心 2017 年3 月 目录 一、 编写目的 3 二、 使用范围 3 三、 通用原则 3 四、 存储介质 3 五、 光盘档案内存储结构 4 5.1. 存储结构总体规范 5 5.2. 项目名称 5 5.3. 一级目录 5 5.4. 二级目录 5 5.5. 三级目录 6 5.6. 四级目录 7 5.7. 五级目录 8 六、 Excel 和PDF 软件版本规范 8 七、 光盘档案存储示例 9 2 一、编写目的 为了保证广东省交通运输建设项目电子档案移交的规范性，特编写本规范。 二、使用范围 本规范适用于广东省交通运输建设项目。 三、通用原则 本规范对广东省交通运输建设项目的电子档案移交，从存储介质、文件的存 储结构、文件格式、命名规则等方面进行了具体的要求。 四、存储介质 广东省交通运输数字档案室建设项目档案的存储介质统一规范为不可擦除 型光盘。 3 五、光盘档案内存储结构 图：建设项目档案光盘内文件的存储结构 4 5.1. 存储结构总体规范 1、每个光盘应当有标签，标签上注明编号，规则为：项目编号+八大类分类 编号（合同段编号）+2 位流水号，例如：1-5-01-12，其含义为：某某项目—施 工文件—第1 合同段—第12 号光盘； 2、每个光盘内须按照规范建立多级文件目录，文件夹的层级设置分为两种： 第一种，施工文件及监理文件的文件夹层级规范为：根目录（项目名称） + 一级目录 （一个项目档案文件夹和一个为.xls 格式的说明文件）+ 二级目录（八 大类文件夹，如“施工文件”）+ 三级目录（1～N 个合同段命名的文件夹）+ 四 级目录（一个为.xls 格式的案卷目录文件和1～N 个案卷文件夹）+ 五级目录（一 个为.xls 格式的卷内目录文件和具体某个案卷文件夹下的1～N 个PDF 文件）。 第二种，立项审批、设计基础、设计文件、工程管理、竣工文件、科研文件 这六大类的文件夹层级规范为：在施工文件及监理文件的文件夹层级中将第三级 目录去掉，将第四、第五级目录依次改为第三级目录和第四级目录即可。 5.2. 项目名称 根目录的命名统一与案卷题名中的项目名称一致。 5.3. 一级目录 一级目录，包含一个 “项目档案”文件夹和一个 “说明文件.xls”。 “说明文件.xls”的格式须按规范填写序号、光盘容量、光盘编号、备注。格 式如下图所示： 图: 说明文件格式 5.4. 二级目录 5 在一级目录“项目档案”文件夹下按规范建立八个文件夹，八个文件夹的命 名依次为“立项审批”、“设计基础”、“设计文件”、“工程管理”、“施工 文件”、“监理文件”、 “竣工文件”、“科研文件”。 5.5. 三级目录 在二级目录“施工文件”、“监理文件”文件夹下建立的三级目录，须以合 同段名称作为文件夹名称，N 个合同段应建立N 个文件夹。 在二级目录“立