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归档文件整理规则解读及实务 阳荣初 2016年12月 精品 一、归档文件整理规则（DA/T 22—2015）代替《归档文件整理规则》（ DA/T 22-2000 ）后的主要变化 1、 《归档文件整理规则》（ DA/T 22-2000 ），国家档案局 2000年12月6日首次发布，2001年起正式实施。 《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015），国家档案局2015年10月25日发布，2016年6月1日起正式实施。总体编排和结构按GB/T 1.1-2009进行修改。 精品 2、增加归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求。将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料 。 纸质文件整理流程 组件 修整 装订 分类 排列 编号 编页 编目 装盒 排架 精品 电子文件整理流程 组件 格式转换 元数据 收集 分类 排列 编号 编目 归档数 据包组织 存储 精品 3、调整归档文件分类方法 5.2.1 立档单位应对归档文件进行科学分类，同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性。 这基本保持了原来的要求。每次分类方案的调整情况，应在全宗指南中说明。 5.2.2 归档文件一般采用年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）等方法进行三级分类，并且提出了“年度—保管期限”分类法的应用。改变了原来的 “保管期限—年度—机构”分类法，有利于机关档案和日常管理和利用。 精品 分类就是将全宗内归档文件按其来源（一般对应于单位全宗内的机构）、时间（一般对应于文件形成年度）、内容（一般应用于问题或保管期限）和形式（一般应用于照片等特殊载体）等方面的特征，分为若干类别，并将各类别按照层次关系组合为一个有机整体的过程。对归档文件进行合理的分类，不但能有效揭示归档文件之间的内在联系，使全宗成为一个有机整体，便于系统地提供利用，对于归档文件的排列、编号、编目、排架等也有重要意义。 精品 4、增加归档文件档号结构和编制要求 这是为落实深化检索理念的一项重要措施。给归档文件确定唯一、合理的档号，既便于档案的接收、利用、统计和检索，又能够在纸质文件、电子文件、照片、录音、录像之间建立联系，为今后进行全方位、多途径、高效率的档案资源管理和开发奠定基础。 增加的档号内容有三个方面： 5.4.1 归档文件应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。 精品 5.4.2 档号的结构宜为：全宗号-档案门类代码?年度-保管期限-机构（问题）代码-件号。 上、下位代码之间用“-”连接，同一级代码之间用“?”隔开。如“Z109-WS?2011-Y-BGS-0001”。 5.4.3 档号按照以下要求编制： a）全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，用4位数字或者字母与数字的结合标识，按照DA/T 13-1994编制。 b）档案门类代码?年度：归档文件档案门类代码由“文书”2位汉语拼音首字母“WS”标识。年度为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2013”。 精品 c）保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。 d）机构（问题）代码：机构（问题）代码采用3位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识，如办公室代码“BGS”等。归档文件未按照机构（问题）分类的，应省略机构（问题）代码。 e）件号：件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0026”。 精品 5、将室编件号、馆编件号统一为件号 原《规则》同时设置了室编件号和馆编件号，但其不合理性随着实践的深入日益凸显。一是件号作为档号的组成部分，保证其唯一性、稳定性是至关重要的，分设室编件号和馆编件号显然与此要求相悖；二是馆编件号要求在进馆时编制，无法在日常工作中完成，这与文书、业务部门整理归档制度不符；三是在文件整理比较规范的情况下，编制馆编件号往往成为重复性劳动；四是同一档案存在两个不同件号，易引起认知和管理混乱。新《规则》将室编件号和馆编件号合二为一，统一为件号。 精品 6、在附录中增加归档章示例、直角装订方法 考虑到室编件号和馆编件号合二为一，增加了档号的因素，新《规则》对归档章设置、档案盒填写项目、归档文件目录项目等进行了相应调整。 以件为单位的装订主要是为固定整理对象，区隔不同的归档文件；保障档案安全，避免因工作失误或违法违纪行为造成档案损失；方便管理，减轻管理负担，降低在档案接收、利用等流程中的工作量。因此新《规则》增加了装订内容，规定了装订要求，并结合保管期限、是否进馆等因素为归档文件确定了相应的装订方式、材料。 精品 二、新《规则》确定的档案整理原则 1、我们在解读原《规则》时，一般认为归档文件整理的