体系文件编写培训.ppt

体系文件编写培训 第一篇：文件的认识 文 件 编 写 一、管理手册编写（第一层次文件） 向组织内部和外部提供关于管理体系符合性信息的文件，是管理体系的框架。 1）手册包括的内容： 管理体系的范围，包括任何删减的细节和正当的理由 为管理体系编制的形成文件的程序或对其引用 管理体系过程之间的相互作用的描述（管理过程及接口） 其他 --手册颁布 --公司介绍 --管理者代表任命 --标准条款删减说明 --领导及部门职责 --组织机构图 --职能分配表 --程序文件目录 2）手册编写要求 覆盖三个标准提出的全部控制要求 引出各项管理所需的程序文件 二、程序文件编写（第二层次文件）程序1、程序2 程序：为进行某项活动或过程所规定的途径 程序文件：根据识别的各项管理过程及活动如何实施控制的描述（活动的途径） 1）过程和活动的认识 过程：一组将输入转化为输出的相互关联或相互作用的活动 活动：具体工作 2）流程的认识 a) 流程：一些连续的、有规律的过程或活动按规定的顺序出现和执行，并导致一些期待结果的产生和完成。 b) 流程分级 一级流程: 公司级战略和综合业务流程 二级流程：部门级各项管理和业务流程 三级流程：岗位操作流程 c) 流程图画法及图示 各级流程的接口 3）程序文件编写要求 a) 根据流程图设置的过程和活动编写 b) 程序文件编制思路 --识别和确定的管理流程（过程、活动），根据流程设计编制流程图，根据情况确定是否需要编制 --确定每一个过程的输入和输出 --确定各工作过程的顺序和相互关系 --明确各项工作的管理职责、权限 --确定控制工作过程的准则和方法。 c) 程序文件中应明确的内容 Why —为什么做（目的） What —做什么（工作内容） Who 　—由谁做（责任部门/人员） Where—哪里做 When —何时做 How —如何做（应采用的方法） 示列一： 示例二： d) 程序文件编写应注意事项 按过程活动的顺序进行描述，涉及相关部门和分公司 程序中职责的规定应与手册中的规定吻合并且应充分覆盖部门所承担职责 职责规定应明确具体到承担的工作内容 根据职责一览表描述职责 注意策划管理过程和活动的充分性 将上级管理文件相关要求转化为程序文件规定要求 将公司原有管理制度要求充分纳入策划程序文件 将法律法规要求转化为文件规定要求 应结合企业产品特点和原有管理方法进行规定 应考虑几种方法的选择 特殊情况时应注意规定特殊情况的控制方法 综合管理体系文件应注意覆盖三个标准的要求 标准要求的内容不能遗漏 注意引用作业文件及记录 不要过多关注标准条款，应关注实际管理过程控制 格式统一、文风一致 语气肯定（避免用“必要时”、“大致上”、“基 本上”、“可能”、“也许”之类词语） 用行业习惯的语言 涉及各部门管理活动的文件需要相关部门配合编写 三、作业文件（第三层次） 各项岗位操作活动的具体操作要求 ?a) 管理性第三层文件（如：施工组织设计编制规定、设 备维护保养办法、仓库管理办法、文件和资料编写导 则、产品标识细则等） b) 技术性第三层文件（如：产品标准、原材料标准、技 术图纸、工序 作业指导书、工艺卡、设备操作规程、 抽样标准、检验规程等） 注：三个层次文件没有严格界定，文件之间的关系，相互引用（手册和程序之间、程序之间、程序与作业文件之间、作业文件之间） 谢 谢 * * 一、文件的概念 文件是信息及其承载的媒体。文件是增值活动，能沟通意图，统一行动。 二、文件的价值 满足顾客要求和 改进 培训教材 重复性和可追溯性 客观证据 评价管理体系有效性和持续适宜性 三、文件类型 方 针 由组织的最高管理者正式发布的该组织总的宗旨和方向（质量、安全、环境）。 目标 所追求的目的（质量、安全、环境）。 方针、目标必须形成文件！ 管理 手册 根据声明的方针和目标描述管理体系构架的文件。 描述实施管理体系所需的相互联系的过程和活动控制方法的文件（控制文件） 程序文件 作业文件 由详细的操作性规章制度和作业指导书等组成（操作文件） 规范标准　操作规程 作业指南 法律法规　其他文件 记 录 记录是