采购与供方管理程序S5.doc

采购与供方管理程序（S5） 共9页 第1页 文件编号 HFCZ-QP-15-2008 版本 A.0 发布日期 2008-05-01 编 制 审 核 批 准 日期 修改号 修改人 页次 行数 修改内容 修改前 修改后 采购与供方管理程序（S5） 共9页 第2页 文件编号 HFCZ-QP-15-2008 版本 A.0 发布日期 2008-05-01 编 制 审 核 批 准 1.目的 选择合格的供应商并对供应商、采购作业进行管理，确保供方提供的物资或服务符合公司规定要求。 2.范围 本程序适用于原材料、配套件、包装物、低值易耗品等物资的采购管理、外协件委外加工管理及供方选择开发、控制评价。 3.定义 3.1 原材料指组成产品的材料，包括钢板、圆钢、钢管等； 3.2 配套件指组成产品而向外采购的零件，包括毛坯件、塑料件、弹簧、标准件等； 3.3 包装物是指保护产品而使用的包装材料，包括纸箱、纸垫、汽泡袋、塑料袋等。 3.4 低值易耗品指生产日常耗用的易损物资，包括劳保用品、工具刀具、各种配件等其他辅助材料。 4.权责 4.1 供应部负责对物资的采购及供方管理。 4.2 工程部负责提供图纸、工艺卡片及相关技术要求、质量保证条件等。 4.3 品管部负责对采购的物资进行检验。 4.4 供应部、品管部、工程部、生产部负责对供应商的考核评价。 5.流程图 （如附页） 6.工作程序6.1采购工作程序 6.1.1采购计划及低值易耗品请购： 6.1.1.1 供应部根据生产部提供的《物料需求单》以及仓库库存、最高最低库存量计算原材料、配套件、包装物等采购量，编制《采购计划明细表》。 6.1.1.2各部门需采购低值易耗品，需填写《请购单》，经部门主管审核，交供应部统一采购。 6.1.2 选择供应商： 6.1.2.1供应商的选择需从批准的《合格供应商名单》中选取。 6.1.2.2选择新的供应商时按6.2供方管理程序进行。 6.1.3询价和比价 采购与供方管理程序（S5） 共9页 第3页 文件编号 HFCZ-QP-15-2008 版本 A.0 发布日期 2008-05-01 编 制 审 核 批 准 6.1.3.1 根据采购物资的品种、规格、标准、数量和交付期的不同，采购员填写《询价单》传真发给供应商进行询价。 6.1.3.2 供应部根据过去采购的情况，市场变化情况，以及公司成本预算等情况，确定采购目标价格。 6.1.3.3 在得到供应商的报价信息后，采购员对供应商的报价条件进行品种、规格、数量/重量、技术标准、质量要求等方面的核对，以保证供应商可以提供的物资符合实际采购要求，并对供应商所报的价格、交付期、售后服务等方面进行分析比较，以便选择条件最优的供应商。 6.1.3.4 在供应商的报价条件不能满足要求时，采购员应与供应商进行磋商，以使双方最终在全部条款上达成一致。 6.1.4采购合同的下发 6.1.4.1 在采购作业所需的全部条款与供应商达成一致后，采购员需填写正式的《采购合同》，采购合同需要列明至少下列条款： 1） 供应商资料：包括名称、地址、联系人、联系方式。 2） 采购物资的详细描述：包括品名、图号或型号/规格，标准。有超出标准的特殊要求需特别注明。 3） 所需采购的数量/重量。 4） 价格：单价，合同总额，订金或预付款。 5） 交付期；分批交付时应明确每批的交付时间和交付数量。 6） 结算方式。 7） 标识：包括合同号、供应商、品名、规格、单位包装的数量/重量、批次、时间）。 8） 所需的质量证明资料（检验单、质保单、出厂证明单、化验报告等）。 9） 质量保证条款：发生质量问题时进行退换或其他处理方法。 10） 装箱清单（送货单）和销售发票的要求。 6.1.4.2《采购合同》经供应部负责人审核后，加盖印章生效。采购合同一式二份，双方各保存一份。供应部负责《采购合同》的存档。 6.1.4.3因生产条件、市场需求变化需要更改合同时，采购员需与供应商协商重新签订合同进行合同更改。 6.1.5 来料检验和入库 采购与供方管理程序（S5） 共9页 第4页 文件编号 HFCZ-QP-15-2008 版本 A.0 发布日期 2008-05-01 编 制 审 核 批 准 6.1.5.1 采购员根据合同有关交货时间条款，填写《采购物资跟踪记录表》，掌握供应商的交货进度，以便能按时交货，并记录因供应商原因引起分批发运造成的超额费用。 6.1.5.2 来料时，仓库暂收货物，并填写《送检单》通知IQC检验。 6.1.5.3 IQC对来料进行检验。具体按《实验室管理办法》、《产品的监视和测量管理程序》进行。 6.1.5.4 IQC对来料检验发现不合格品时，按《不合格品管理程序》进行处理。 6.1.5.5 IQC检验合格的物资，在《送检单》上签名