竣工整理、归档策划.docVIP

PAGE \* MERGEFORMAT PAGE \* MERGEFORMAT 1 竣工资料整理、归档策划 在施工过程中，由于人员更替或未设置专职档案管理人员，部门内部职责重叠，工程顺利完工后，工程资料远远达不到竣工交验目标。资料中常见的问题为：原始资料和电子版资料缺失、签字不全、人员签字界限模糊。原始资料缺失造成施工过程的模糊，只好编造资料。电子版资料缺失导致补资料的效率大大降低，且不能保证与当时施工情况一致。资料签字不全，后期代签造成资料真实性遭到质疑，工程完工后竣工资料编制过程中就要花费很多时间在补资料上，费时费人费钱费力。 造成这种情形的原因是缺乏系统条理的整理思路与方法。下面我们就从以往资料编制过程的经验，制定相关资料收集策划，以便在交工验收后三个月内将资料验交。 一、建立资料整理的组织机构、各部门职责及制度 1、组织体系 在工程初期施工准备阶段，就应建立职责明确的资料整理组织机构。要选用有一定经验的人员担当专职档案负责人认组长，由各个部门负责资料的人为组员，配合其资料收集和整理工作。 组织体机构组成及流程图： 只有建立职责明确的资料整理组织体系，才能有条不紊地开展后续工作。 2、各部门职责 明确各部门各岗位文件材料收集归档责任，每一工序和每项工作完成后，负责人及时将有关材料向资料管理人员归档。 部门职责明细表 表1 立卷部门 归 档 内 容 备注 工程部 （1）工程总结、进度计划、进度执行情况 （2）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要、工程日志 （3）施工组织设计、施工方案、施工计划、重要会审纪要 （4）分项工程开工申请批复单及附件 （5）施工原始资料 （6）隐蔽工程验收记录 （7）工程记录及测试、沉降观测记录、事故处理报告 （8）单位工程、分项、分部质量检验评定报告 （9）施工总结、技术总结 （10）工程声像材料 （11）竣工图 工经部 （1）计量支付文件、合同管理文件 （2）设计变更文件 试验室 （1）原材料及构件出厂证明、质量鉴定报告 （2）原材料试验报告试、验材料汇总表 （3）中间检验报验单及试验材料 （4）天气、温度及自然灾害记录 （5）专项检测及监控材料 办公室 （1）征用土地申请、批准文件及红线图 （2）建设项目用地呈报表、征地数量明细表、拆迁补偿协议 （3）与业主监理往来文件、会议纪要 （4）科研资料、新技术应用资料 安全质量环保部 （1）环保、劳动安全卫生、消防、规划、文明施工、安全技术交底及专项施工方案等文件 3、平时预立卷制度 为使立卷归档工作规范化、制度化，以确保交工后三个月内完成竣工资料交验工作，并保证归档材料齐全、完整、准确、系统，必须做好平时预立卷工作。为此，特制订本制度： （1）项目实行文件、资料形成部门预立卷归档制度。各部门有一位负责人分管本部门的档案工作，并由档案负责人负责材料的收集、整理、预立卷归档工作。 （2）各部门根据本部门工作职责或施工进度，参照《档案管理文件》，收集整理资料，并根据工作实际（设计及变更）进行调整。 （3）各部门负责人平时应对已完资料或文件材料及时进行收集、整理，并按预立卷类目分类存放。 （4）根据有关规定，对文件材料进行鉴定，并检查资料或文件材料是否齐全、完整，对不完整的材料及时进行追踪积累和收集，对应归档的文件材料进行整理。 （5）科研或新技术开发档案按有关规定、标准进行整理，要保证一个科研项目或新技术开发项目材料的齐全，成套性。 （6）对资料定期进行检查及时归档。 （7）与收集工作同步开展预立卷工作。 （8）预立卷工作应保持其连续性 （9）按照文件材料形成的自然过程确定预立卷类目 （10）结合案卷整理工作开展预立卷工作 二、资料收集整理的原则 1、原始性。在工程竣工的时候应收集一套完整的反映工程建设过程的原始记录文件，应是原件。 2、完整性。收集齐全，记录全面，记录内容和数据能反映抽查频率和质量指标。 3、真实性。现场记录，同步进行。 4、准确性。施工原始记录数据准确，竣工图编制规范，图物相符。 5、规范性。表格填写应按规范进行，自检意见、监理意见应明确，签署手续完备，字迹清晰，复印清楚，字迹材料应能满足长期保存需要。 三、资料收集整理的内容 根据工程设计图纸，对本合同段进行单位、分部、分项及其中的子单位、子分部、子分项的划分，划分结果要合理，简便使用，符合《质量检验评定标准》的要求，然后上报监理工程师审批。施工资料的整理与评定均按此办理。 1、分项工程的组卷 （1）组卷顺序：①卷内分项工程使用材料位置一览表；②开工申请批复单及附件；