归档文件整理工作的八个环节.pptx

归档文件整理工作的八个环节;;两个概念 1、归档文件 　 立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 2、归档文件整理 　 将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 一个原则 　 归档文件的 整理原则 ：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 ;一、文件材料的收集;　　也就是这份文件是否办理完毕，是否已完成公文处理的每一个程序。　　常见无效文件类型：文件没有盖章(主要是一些合同、工作总结以及单位内部的规章条例等)；归档文件不是原件，是复印件; 文件没有文号; 底稿上领导没有签发等等。 ;　　 包括机关内部所有机构的文件种类、类型是否齐全完整，每份文件的正本、定稿、重要的草稿、附件等是否齐全完整。 　　 容易疏漏的文件有：1、代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本。2、党、团员花名册；干部、职工花名册；知识分子花名册；公务员考核备案花名册。3、立档单位办理的干部、职工、公务员的转移工资，行政、党、团、工会组织介绍信及存根。4、立档单位干部职工的确定（晋升）工资审批表。; 1、不能用铅笔、圆珠笔、红蓝墨水等字迹不耐存放的书法材料写稿件和批示文件。 2、不能用复写纸拟稿。 3、不能将传真纸件存档，若必须存档，则以复印件替代。 4、不能将色带打印纸件存档，若必须存档，则以复印件替代。 ; 二、文件材料的价值鉴定; 归档文件价值鉴定的依据是：国家档案局令第8号《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。 《规定》中，文书档案的保管期限分为永久、定期两种，定期又分为30年、10年。 ;三、归档文件的装订;（一）归档文件装订前的修整工作;（二）归档文件装订的几点要求;归档文件应按件装订; 转发文与被转发文为一件； 会议记录以一次会议记录为一件； 报表、名册、图册、介绍信存根等按其原来的装订方式，一个自然本（册）为一件，未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起的为一件； 来文与复文可为一件； 未装订成套的会议材料各为一件； 正文与文件处理单为一件。; ;来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后； 有文件处理单的，文件处理单在前，正文在后； 不同文字的文本，中文文本在前，外文文本在后，汉文文本在前，少数民族文字文本在后，原文文本在前，译文文本在后。 ;装订的对齐方式;装订方式及采用的装订用品;四、归档文件的分类;　　　首先将文件按其形成年度分类。然后将同一年度的文件按不同的保管期限分类。 ;如何确定文件的年度？;五、归档文件的排列;　　　归档文件排列时要注意遵循“事由原则” 　　　事由原则：归档文件在排列时，要将同一事由的文件排在一起。 　　　事由：可以是一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程。 例如：一项工程、一次会议、一次活动看作是一个事由。;六、归档文件的编号; （一）归档章的盖章位置 　　 （1）一般应加盖在归档文件首页上端居中的空白处； 　　 （2）如果领导批示或收文章等占用了中间位置可以盖在首页上端的其他空白处； 　 （3）如果收文有文件处理单的，可以放在最前面做为首页，在文件处理单上盖归档章； （4）文件首页确实没有盖章位置或重要的文件须保持原貌的，可在文件首页前另附纸加盖归档章。 　 ;（二）归档章的填写;在分类方案的最低一级类目内，按文件排列从“1”开始标注，每种保管期限各编一个顺序号。 以“年度－保管期限”分类法为例：归档文件排列后，永久、30年、10年保管的文件经过编号，形成3个流水号，即永久的从“1”开始编一个流水号，30年的从“1”开始编一个流水号，10年的从“1”开始编一个流水号。 ;归档章的填写要求;七、归档文件的编目;（一）编写全宗说明; 归档文件目录设置的项目：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注 ;1、件号：室编件号。 2、责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。;3、文号：发文字号，一般由机关代字、年度、顺序号组成。 填写文号时注意： 1）要照实抄录，不能省略； 2）不能填写如“会议文件之一”等文件顺序号，“情况反映”等刊物名称。 ;4、题名：归档文件的标题。 填写题名时注意： 　1）因为在第2栏中已经标明责任者，所以在“题名”这一栏中只需填写问题和文种。 如：国家档案局有一份文件，完整的题名是《国家档案局关于加强社区档案工作的通知》。题名栏只需填入“关于加强社区档案工作的通知”。; 2）文件没有题名，或题名含义