JK时间管理培训精讲.ppt

偏重于第三类事务的结果：短视近利、缺乏自制力，怪罪他人，危机处理、轻视目标与计划 　　紧急但不重要的事，要学会说“不”。一个人的时间和精力是有限的，对于自己不重要的事情，能不做就不做，想办法将事情推脱给其它部门，拒绝或推脱工作要讲究技巧，不要直截了当，要委婉，用让上级觉得确实是合理的理由来拒绝这个新增派的任务。一个人只有学会说“不”，他才会得到真正的自由。当然这并不等于推卸责任，如果确实需要自己来完成，那么就使用最短的时间完成这些工作。 　　 　　对于不重要也不紧急的事，尽量不去做。如果确实需要做，那么要严格限定时间，比如写博客，限定一个小时，时间一到就立刻停止写作，千万不要被无聊的人和无关重要的事缠住。 　　其结果是：全无责任感，依赖他人或社会机构 　　正确的是做重要而不紧急的事，这一类的事情影响深远，例如学习新知识、新技能等，这类事情的效益是中长期的，科维提出的时间管理理论的的重点是把主要的精力和时间集中地放在处理重要但不紧急的工作上。 有远见、有理想、平衡、纪律自制、少有危机 　　　　因此，只要我们把精力主要放在重要但不紧急的事务处理上，合理安排时间，我们就能做到自己的长远规划，工作效率就会大幅提升，一段时间过后，等待你的就会是升职和加薪。 原则之三：分清工作的轻重缓急 　　 请看下面的行事次序，看看你自己平时喜好用哪种方式？ 　　1、先做喜欢做的事，然后再做不喜欢做的事。 　　2、先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。 　　3、先做容易的做，然后再做难做的事。 　　4、先做只需花费少量时间即可做好的事，然后再做需要花费大量时间才能做好的事。 　　5、先处理资料齐全的事，然后再处理资料不全的事。 　　6、先做已排定时间的事，然后再做未经排定时间的事。 　　7、先做经过筹划的事，然后再做未经筹划的事。 　　8、先做别人的事，然后再做自己的事。 　　9、先做紧迫的事，然后再做不紧要的事。 　　10、先做有趣的事，再做枯燥的事。 　　11、先做易于完成的整件事或易于告一段落的事，然后再做难以完成的整件事或难以告一段落的事。 　　12、先做自己所尊敬的人或与自己关系密切的利害关系的人所拜托的事，然后再其他人所拜托的事。 　　13、先做已发生的事，后做未发生的事。 以上的各种行事准则，从一定程度上说大致上都不符合有效的时间管理的要求。我们既然是以目标的实现为导向，那么在一系列以实现目标为依据的待办事项中分清 轻重缓急 就是一项重要的原则 可是在多数情况下，愈是重要的事偏偏不紧迫。例如参加管理技能培训、向上级提出改进营运方式的建议、培养接班人等等。如果我们按事情的“缓急程度”办事的话，不但使重要的事情的履行遥遥无期，而且经常使自己处于危机或紧急状态之下，最大的恶果是原本重要不紧急的事必然会转化为重要又紧急的事。举个例子来说，所有的主管都承认业务报告是一件极其重要的事，但若现在距离上交业务报告的时间尚有一个月的话，则一般人大概不会把它视为“今天应该做的事”，更不会把它视为“今天必须做的事”，既然今天可以不做这件事，那么就可以不断地拖延下去。直到截止日期的数几天，他们才如临大敌般地处理“紧急事件”，结果不是迟交了报告，就是草率应付了事。经过 一番挣扎之后，他们可能会信誓旦旦地下决心：下次一定要将业务报告提前准备好！但是除非能够彻底地改变按“缓急程度”办事的习惯，否则到了下一次而极有可能重蹈覆辙。 I II III IV 紧急 不紧急 重 要 不重要 危机 急迫的问题 有时间压力的计划 准备及预防工作 计划 关系的建立 培训、授权、创新 某些电话 某些会议 某些报告 不速之客 烦琐的工作 浪费时间的事情 看太多的电视 某些信件 时间管理矩阵——艾森豪威尔矩阵 因此，我们认为：处理事情优先次序的判断依据是事情的“重要程度”。所谓“重要程度”，即指对实现目标的贡献大小。 　　 第一象限是重要又急迫的事。诸如应付难缠的客户、准时完成工作、住院开刀等等。很多重要的事都是因为一拖再拖或 事前准备不足，而变成迫在眉睫。 　　 第二象限是重要但不紧急的事。长期的规划、问题的发掘与预防、参加培训、向上级提出问题处理的建议等等。荒废这个领域将使第一象限日益扩大，使我们陷入更大的压力，在危机中疲于应付。反之，多投入一些时间在这个领域有利于提高实践能力，缩小第一象限的范围。做好事先的规划、准备与预防措施，很多急事将无从产生。这个领域的事情不会对我们造成催促力量，所以必须主支去做，这是发挥个人领导力的领域。 　　 第三象限是紧急但不重要的事。表面看似第一象限，因为迫切的呼声会让我们产生“这件事很重要”的错觉——实际上就算重要也