内审技巧及注意事项.doc

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PAGE 第 PAGE 1页共 NUMPAGES 2页 内审技巧及注意事项 一、内审应准备或熟悉的文件及辅助工具 1、审核依据的标准,如标准条文、相关法律法规等 2、审核依据的文件,如质量手册、程序文件等。 3、内部审核相关程序。 4、审核计划。 5、上次审核不符合报告单(记录审核所发现的缺点)。 6、内审查检表 7、笔记本、书写工具。 二、审核技巧: 1、检查表的使用: 审核时应灵活使用内审查检表,正在审核过程中,审核员可以临时向内审查检表中增加检查项目、可以暂时把内审查检表放一边去检查其它项目,过后再回头按照内审查检表进行审核,或者也可以决定不审核检查中的某些项目。内审查检表的目的主要是使审核员能够计划和控制审核工作。 2、进行审核 进行审核时,活动的顺序如下: —通过与被审核方人员会谈、查阅文件、记录、观察受控状态下的过程、检查物料和设备等确定事实; —记录事实,作为审核时发生的事情之证据; —对事实进行评价,确定是否存有不符合项的客观证据――合格还是不合格; —根据不符合项对管理体系和产品或服务质量的重要性,对其进行严重度分类――观察项、轻微、严重三类。 3、确定事实 主要是通过与被审核方人员会谈和查阅证据的方式来确定事实,面谈对象可以是该组织的各级人员。 一次成功的面谈必须遵循4个关键步骤。这些步骤可能显得有点过于简单,但不时地想起这些步骤会对审核工作极有帮助。这4个关键步骤如下: (1)?介绍你自己; (2)解释审核的目的和重要性,并请求被审核方提供协助,以便达到审核目标。 (3)进行提问,以获取信息,解释并记录你观察到的任何结果,对你报告的任何不符合项,要征得被审核方确认。 (4)感谢对方的合作。 另外就是查资料和记录时,应做到三三原则:查看三份以上的记录、查看三处。这样可以查到是点还是面的问题。 4、记录事实 审核员要清楚、完整和准确地作笔记,这一点很重要。内审查检表确定了要审核的样本,但笔记才是记录实际评审过的样本。笔记可提供信息,以纳入审核报告中。还可提供信息供日后参考,如果笔记与其它审核员关心的问题有关,还可交由他们进行调查,并且可用于计划以后的审核。 要记录观察到或陈述的问题之实际详细情况。记录的信息必须可以追溯。如果报告了不符合项,最少应记录以下信息: —何时在何处观察、检查、陈述了什么。 —要求或标准(程序、作业指导书、规范等)的细节 —事实说明(必须详细具体)。 也就是说时间、地点、那个部门的那一块与标准或文件的哪一条不符合应该陈述清楚。 5、内审的技巧 内审的目的并非在各部门之间刻意地挑取毛病,审核人员也绝非在扮演警察捉小偷的角色;事实上,内审主要在公司内找出管理上可以改善的地方,并加以纠正,因此内审人员的心态、角色、技巧要把我好,其重点如下: 1、围绕主题:依内审查检表之内容逐一问询,不要脱离主题。 2、临场应变:在内审查检表中未出的事项,得视状况随机补充提出询问。 3、掌握时间: 内审活动有时限,因此可依查检表之内容衡量与控制时间。 4、面带微笑: 审核者与受审核者之间有时气氛蛮紧张的,用微笑可化解。 5、坚持立场:内审的对象都是公司同事,切忌开玩笑或敷衍了事。 6、一次一问: 内审询问时,勿一次问一堆问题,应一次问一人与一个题目。 7、观、问与查: 请记住一个口诀:『观现象、问原因、查记录』,很管用的。 8、广泛询问: 在任何部门勿只针对主管或承办人员,周边的人都可以抽问。 9、少讲多听: 尽量让受审核者讲话,较容易找出问题,审核者切忌当老师。 10、随时记录: 内审过程中主要在找客观证据,因此对证据的记录要勤快。 6、内审人员的八诫 1、诫缺乏耐心。 绝不要说:『你快点啦 !』或『你怎么那么慢?』的话。 2、诫感情用事。 不要交情好的少查一点,交情恶的多查一点。 3、诫态度不善,沟通不良。 执行审核并非当判官,因此仍要有礼貌,要能有效互动沟通。 4、诫草率上阵、漫不经心、敷衍了事。 审核是一件神圣的工作,切不可马虎应付,使审核失效。 5、诫与被审核部门人员争论。 争论容易造成立场问题,而且最会伤害交情,应即刻退出。 6、诫吹毛求疵。 审核时应着眼于大方向,大原则,切忌鸡蛋中挑骨头。 7、诫容易被说服。 要凡事存疑,不要随便就相信对方的话,应继续求证。 8、诫当好好先生 发现有不符合事项也不提出,放水会让公司失去改进机会。

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