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公文的概念 公文是用于公务活动的一种应用文书，是统治阶级管理国家，处理政务时用来颁布法律、法规、规章、传达政策法令、请示和答复问题、汇报情况、联系工作、制定计划以及记载政务活动的重要工具。公文出自法定的机关单位，具有处理公务的合法效用。 2．公文的作用 公文是作为传达和贯彻党和国家的各项方针政策，代表法定作者处理、联系工作的工具。它有以下十个作用： （1）发布政令。通过公文传达贯彻党和国家方针政策，颁发政令、法规，动员群众实施，规定人们的行为规范，如国家机关依法发布的命令、令、决定、通告、公告等。各种政令都是以文件的形式制定和发布的，所以这种作用又可称为公文的“法规作用”。 （2）领导与指导工作。上级机关通过发布指示、决定、通知、计划、会议纪要等公文，可以指导下级机关的工作。 （3）报告情况。下级机关通过报告、工作简报、专题报告、调查报告、总结报告等向上级机关报告工作，以便上级了解情况，指导工作。 （4）请示事项。工作中遇到问题本机关又无权解决，可通过公文请求上级机关指示，作出决定或批准下级提出的意见。 （5）答复问题。上级机关通过公文批复下级机关请示的事项。 （6）商洽公务。在同级机关或不相隶属的单位之间为了加强联系，通过介绍函件或通知、邀请，以互通情况，商讨问题，互相配合，处理各种公务。 （7）交流经验。通过简报、通报、调查报告等公文向有关单位通报情况，交流经验。 （8）告之信息。用通知、通报、公报等公文向有关单位或群众通报情况，告之信息。 （9）记载活动。如会议记录、会议纪要、大事记等，记录重大事项和问题。 （10）宣传党的方针政策，进行思想教育。领导机关发布的许多文件如条例、规定、办法等。 3．公文的分类 （1）公文的分类方法各种机关有各自不同的职责范围，并依法形成了各自使用的公文种类。高级领导部门与基层单位，行政机关与业务机关，地方政府机关与军事、外交、经济、科技部门，它们所使用的公文除了共同种类之外，还各有不同的侧重种类，各式各样，差异很大，这就带来公文分类学的复杂性，即从不同角度，有不同的分类法。 1）从文体的来源和使用范围分，公文可分为对外文件、收来文件、内部文件三种。 2）从行文关系上分，可分为上行文、平行文、下行文三种。 3）从文件的机密性分，可分为机密文件、内部文件、公布文件三种。 4）从文件的性质、作用分，可分为法规文件、行政文件、党内文件三种。 5）从文件的使用范围分，可分为通用文件、专用文件等。 （2）党和国家机关通用公文的种类国务院办公厅曾发布的《国家行政机关公文处理办法》，经过多年的实践，修订后的《办法》从1994年1月1日起施行。把公文种类调整为十二类十三种，删去“指令”、“决议”、“布告”三个文种，将“议案”作为一个新文种列入主要公文种类。即：命令（令），议案，决定，指示，公告，通告，通知，通报，报告，请示，批复，函，会议纪要。此外，中共中央办公厅于1989年4月25日发布的《中国共产党各级领导机关文件处理条例（试行）》中，正式文件的种类里还列有公报、条例、规定三个文种。这样，现在常用的公文种类总共有十六种。 1）命令（令）； 2）议案； 3）决定； 4）指示； 5）公告； 6）通告； 7）通知； 8）通报； 9）报告； 10）请示； 11）批复； 12）函； 13）会议纪要； 14）公报； 15）条例； 16）规定。 还有一些文种虽不在国务院办公厅正式规定之内，实际上应用也很广泛，同样可能具有公文的性质，或在一定条件下具有公文的性质。如某些章程、办法、计划、协议书、电报、记录、简报、调查研究、首长讲话稿等。 4．公文的结构 公文体式的结构包括：发文机关、发文号、秘密等级、紧急程度、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄报、抄送机关、印发机关等项。 （1）文头部分 1）发文机关。发文机关名称或规范化简称加文件种类构成文件头，用套红大字居中印在公文首页上部，以示庄重。 2）发文号。包括机关代字、年份、序号。如“国发〔199×〕×号”用黑体字标注于版头下方居中或左下方，下边用一红线与正文区分，有的线中带有五星。 3）秘密等级。公文内容涉及国家机密的，应根据机密程度，在公文头的左角或右角，也可在正标题的左上方标明“绝密”、“机密”、“秘密”字样。 4）紧急程度。公文内容紧急，在时间上要求紧急递送的，应根据紧急程度在正文标题左上角注明“急”、“紧急”、“特急”、“限时送达”字样。 5）签发人。上报公文应当在发文号右侧标注“签发人”，“签发人”后面标明签发人姓名。 （2）行文部分 1）标题。根据字数可占几行，要排列正中，位于发文字号下方，字体比文件头的字体小些，比正文的