高效事务管理方法.pptVIP

* * * * * * * * * * * * * * * * * * 只有将任务分解得足够细，才能心里有数， 才能有条不紊的工作，才能统筹安排个人时间表。 * * 组织信息 （2）工作清单 * 组织信息 创建清单类别 分配清单任务 查看清单任务 1 查看清单任务 2 * 执行行动 （1）立刻行动 * 执行行动 （2）评估工作 * 回顾与检讨 * 附录 如何分解工作和任务？ * 任务分解法 WBS：任务分解法 （work breakdown structure） * 任务分解法 WBS分解的原则： 将主体目标逐步细化分解， 最底层的任务活动可直接分派到个人去完成， 每个任务原则上要求分解到不能再细分为止。 * 任务分解法 WBS分解的标准： * 思考 面对未知、不熟悉领域的任务， 我们如何去评估时间？ * Thanks Everyone! The End * To provide ‘more of everything’ in cable means finding the bottlenecks in a system and identifying ways that they can be eliminated at a cost that ensures a return on investment. * * * * 忙碌的分类： （1）盲目忙碌 尚未学会管理自己的时间。 （2）针对性忙碌 已经学会应对与取舍。 （3）假装忙碌 把忙与成功联系在一起； 把闲和失败联系在一起。 * * 忙碌源自两个方面： （1）外在因素 由我们所处的环境构成，包括： ● 行业 ● 职业 ● 岗位 ● 职位 （2）内在因素 面对外在因素的袭扰和控制时所要采取的策略和措施。 * OUTLOOK的特点： 帮助发挥内在主观因素，来应对、协调、管理外在 客观环境给我们带来的繁杂事务和不可预知的突发事件。 （1）目标细分标识，防止自我沉陷 通过“任务”功能，按照开始时间、完成期限、责任人、类型等 因素进行标识，然后存储到系统。 （2）促进信息交流，增强团队协作 通过小组日程、联机会议、共享工作组等功能，增强团队协作， 提高整体工作效率，避免计划不同步和信息不对称造成的工作滞后。 （3）部署工作计划，应对突发事件 通过日历功能把计划详细，随时提醒并了解进度，还可随时把 突发事件以及解决办法和时间插入日历，同时用便签记录琐事。 （4）有效排除干扰，有效控制过程 通过任务、会议、日历等功能预先配置好个人工作安排并发布， 让同事知道你什么时候闲，避免无谓打扰。 * OUTLOOK的特点： 帮助发挥内在主观因素，来应对、协调、管理外在 客观环境给我们带来的繁杂事务和不可预知的突发事件。 （1）目标细分标识，防止自我沉陷 通过“任务”功能，按照开始时间、完成期限、责任人、类型等 因素进行标识，然后存储到系统。 （2）促进信息交流，增强团队协作 通过小组日程、联机会议、共享工作组等功能，增强团队协作， 提高整体工作效率，避免计划不同步和信息不对称造成的工作滞后。 （3）部署工作计划，应对突发事件 通过日历功能把计划详细，随时提醒并了解进度，还可随时把 突发事件以及解决办法和时间插入日历，同时用便签记录琐事。 （4）有效排除干扰，有效控制过程 通过任务、会议、日历等功能预先配置好个人工作安排并发布， 让同事知道你什么时候闲，避免无谓打扰。 * （1）我们总是试图同一时间多做事 通过设置时间和优先级来化解琐碎事务，选择最先必须完成的 工作，在合理时间区间，一件件完成，避免同一时间贪多求全。 （2）紧急让我们成为热锅上的蚂蚁