公文管理与公文写作.ppt

* 公文管理與公文寫作 一、文書處理作業 （一）速別之區分： 1.卷宗：普通件—白色；速件—藍色；最速件—紅色；密件—黃色。（校內處理之速度） 本校以紅色代表速件及最速件，如為最速件，請於紅色卷宗上加貼「最速件」字樣。 2.函（稿）中的速別：希望受文機關辦理之速度。 （二）「密等及解密條件或保密期限」：分為「絕對機密」、「極機密」、「機密」、「密」，解密條件或保密期限於其後以括弧註記。 第1頁共12頁 公文管理與公文寫作 （三）附件：請註明內容名稱、媒體型式、數量及其他有關字樣。 （四）內文： 1.主旨：全文精要，以說明行文目的與期望為主， 必要時得加簡單原因，應力求具體扼要；不分項。 2.說明：如無項次，應緊接冒號之下書寫；如分項條列，應另列縮格書寫。 3.辦法：分項條列內容過於繁雜或含有表格型態時，應編列為附件；於「簽」中使用「擬辦」。 4.中文字及標點符號使用全形；數字及外文字母使用半形。 第2頁共12頁 公文管理與公文寫作 （五）分項標號：一、二、三…(一)、(二)、(三)…１、２、３…(１)、 (２) 、 (３) （數字為全形，括弧為半形） 對齊方式： 說明： 一、《空1個字》 (一) 《空2個字》 ★有括弧者，後面不須加頓號（、） １、 《空3個字》 (１) 《空4個字》 第3頁共12頁 公文管理與公文寫作 （六）數字使用原則： 1.數字用語具一般數字意義（如代碼、身分證編號、編號、發文字號、序數、日期、時間、電話、傳真、郵遞區號、門牌號碼等）、統計意義（如計量單位、統計數據等）者，使用阿拉伯數字。 2.數字用語屬描述性用語、專有名詞（如地名、書名、人名、店名、頭銜等）、慣用語者，使用中文數字；但屬法規制定、修正及廢止案之法制作業者，應依「中央法規標準法」、「法律統一用語表」等相關規定辦理。 3.數字用語屬法規條項款目、編章節款目之統計數據者，以及引敘或摘述法規條文內容時，使用阿拉伯數字。 第4頁共12頁 公文管理與公文寫作 舉例說明--使用阿拉伯數字者： 附件1、東總字第0950086517號、第1階段、 21世紀、第1優先、第2次、第3名、第6次會議紀錄、95年度、921大地震、延後3週辦理、150公分、80﹪、3.59﹪、6億3,944萬2,789元、442,789人、1：3、依兒童福利法第44條規定… 舉例說明--使用中文數字者： 一律、一致性、再一次、一再強調、一流大學、前一年、每一位同仁、不二法門、三生有幸、九九峰、三國演義、李四、五南書局、星期一、正月初五、十分之一、三讀、七千餘人、二百多人、行政院令：修正「事務管理規則」第一百十一條條文、「○○法」草案總說明：．．．爰擬具「○○法」草案，計五十一條… 第5頁共12頁 公文管理與公文寫作 （七）其他注意事項： 1.人名、數字（例如：金額、編號等）及英文單字等，儘量不拆成兩行。 2.有隸屬關係之上級機關、長官稱「鈞」，例如 教育部稱為「鈞部」、對機關首長稱「鈞長（座）」；無隸屬關係則稱為「貴」或「大」。通常於前面加一空格（挪抬），以示尊重。 3.文中提及其他機關、團體，應稱「全銜」或「簡銜」，如一再提及，必要時得稱「該」，前面不需空格；對職員稱「職稱」。 4.上行、平行及下行文，自稱皆為「本」，例如：本校。 5.引號之使用：「…『…』…」。 第6頁共12頁 公文管理與公文寫作 6.主旨句末應加「公文期望或目的語」，例如：請 查照；請 備查；請 核示；請 鑒核…。 7.常見錯字：公「佈」 、分「佈」（布）；部「份」 、身「份」證（分）；「盡」量（儘）；「粘」貼（黏）…….；「劃」與「畫」、「記錄」與「紀錄」 。 8. 「假」與「在」及「於」的分別。 （八）正、副本受文單位請寫全銜，國立大專校院須加「國立」2字，私立學校則不加「私立」2字；承辦單位應不列為副本收受者。 （九）附件以正本為限，如需附送副本單位，應在單位名稱右側註明「含附件」或「含○○附件」。 第7頁共12頁 公文管理與公文寫作 二、公文製作系統 （一）正確開啟檔案方式：先開啟公文製作系統，再選用公文樣版 ★「東吳大學」的設定：檔案＼系統資訊＼系統資訊設定 （二）詞組（詞庫）的使用 1.如開啟時未出現詞庫→設定＼啟用詞庫輸入；左下角「詞」 2.新增＼刪除詞組