如何写好邮件.ppt

* * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * 如何写好E—mail? 如何写好邮件？ 第一部分 邮件的基本知识 第二部分：写好邮件的方法 第三部分：写好邮件的小技巧和注意点 第四部分：总结 第一部分 邮件的基本知识 一、邮件的适应性 用来进行比较正式的 非紧急事件的 不复杂的沟通 二、好的邮件可以达成的效果： 1、有效的沟通和交流 2、信息的正确传递 3、给人留下深刻的印象 第一部分 邮件的基本知识 三、邮件发送的分类 1、向收件人提出要求，要求收件人提供反馈的电子邮件（要求对方向我提交反馈）； 2、根据收件人要求，向收件人反馈信息的电子邮件（向对方提交我的反馈）； 3、通知性的邮件，并不要求收件人反馈意见（告知大家，不需要反馈）。 第一部分 邮件的基本知识 第一类工作电子邮件来说，应该是具体到以下几个内容： 1、事情的背景信息，包括事情的简要经过、该项工作的意义和价值…… 2、目前的问题 3、需要收件人完成的工作和需要收件人提交的反馈信息清单 4、我的要求（进度、质量、成本、……），也就是我期望得 到的结果是什么样的 5、我的建议，我能提供的资源，以及我能提供的帮助 第二类工作电子邮件应该具体到以下几个内容： 1、相关事件的发展情况 2、要求的反馈信息 3、遇到的问题和采用的解决方案 4、未完成事宜及原因 ，希望对方提供的帮助 第三类工作电子邮件应该包含以下内容： 1、背景描述 （时间、地点、人物、事件） 2、遇到的问题 3、采取的办法和原因 4、反馈联系人 1、向收件人提出要求，要求收件人提供反馈（要求对方向我提交反馈） 2、根据收件人要求，向收件人反馈信息的电子邮件（向对方提交我的反馈） 3、通知性的邮件，并不要求收件人反馈意见（告知大家，不需要反馈）。 四、邮件内容的构成 1、主题栏 2、称呼 3、正文 4、结尾 5、落款签名 第一部分：邮件的基本知识 第二部分：写好邮件的方法 一、写好主题 二、称呼得当 三、写好正文 四、结尾 五、落款签名 第二部分：写好邮件的方法 一、写好主题 写好主题的方法—— 用最简短的字数写明白邮件最核心的意思 主题遵循SMART原则： Specific（具体明确） Meaningful（有意义） Appropriate（恰当） Relevant （相关） Thoughtful （关切） 第二部分：写好邮件的方法 案例分析 主题：xx项目碰头会 内容： 周五x总过来广州，约定下午2点在我们公司进行会议。 库经理 第二部分：写好邮件的方法 主要问题： 1、 主题太简单化及口语化。让人一眼看过去就知道写此邮件的人比较随便。建议改为：xx项目交流会 2、 没有任何关于会议主题的信息，比如何时何地开会。 3、 内容不明确：没有说明与会者，没有说明会议议题，没有说明需要配合准备的事情，没有会议材料的提供 4、 这封邮件的语气看起来像是一个友好的提醒，这倒没有错，但是没有说出关键信息。如果对方没有听说过任何要开会的事情，或者完全忘记了这事，他还要回复邮件来确认信息。 第二部分：写好邮件的方法 优秀的例子 主题：提醒10月5日10am按期举行例会，讨论PASS方案 内容： 　 马经理，　 　　 你好。 　　 我想通知你：我们10月5日（周一）10：00am的会议按期召开。地点在A会议室，我们会讨论新PASS方案。 　　 如果你有任何问题，请联系我。 　　 祝好 　　 小李 第二部分：写好邮件的方法 二、称呼得体 称呼问候—— 上级长辈尊称，同级下级朋友亲切称，群发简称 1、在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL； 2、如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理” ；