温州大学城市学院管理沟通课件第六章 会议沟通.pptVIP

第六 讲 会议沟通 经常困惑人们的会议沟通问题 会议的组织 会前准备 会议过程控制 会后工作 会前准备 明确会议的必要性 确定会议的目标 准备会议文件 确定会议主持人 确定与会人员 预定会议场所 会议过程控制 宣布会议的主题和目的 根据会议议程顺序提出议题 给予每个人阐述观点的机会 控制讨论进程 遵守预定时间 讨论结束后概括观点 确定下次会议议题和时间。 会后工作 会议记录应该准确无误 下发会议记录或会议简报 决议要突出任务责任人姓名、时间及验收标准 表明下次会议的日期和时间 对执行工作进行监督和检查 不开会的原则 如果已经有每周的例会 如果会议的成本过高 如果还有比开会更好的方法 如果没什么特别重要的事 如果你是唯一能做决策且知道该怎样正确处理的人 如果必须把信息同是传达给很多人 如果需要当众表扬或批评一些人 如果要让多些人参与决策的问题 如果需要听取部门汇报工作 如果要给小组委派任务 会议文件 会议议程 会议记录 会议议程的设计原则 表明议题 确定主次 注重实效 适时调整 提供背景资料 会议议程的设计步骤 突出问题 提出新议题 选择重要议题 分清主次顺序 确定时间 表明顺序 结束议程 会议记录 会议名称 地点、日期 起止时间 主办者 出席人员 缺席人员 会议主席致开幕词并宣布会议议程 会议过程 会议决议 下次会议的时间及地点 会议记录必须注意 充分了解会议主题、目的及议程 可以采用多种记录方式 紧跟会议进程 及时确认要点 避免主观意识 会后及时打印并校对 会议中的角色 会议主持人 会议秘书 其他与会者 主持人的素质 思维清晰敏锐 善于言词表达 良好的沟通能力 积极倾听的能力 较强应变能力 很好的分析能力 公正公开 幽默 主持人的主要职责 做好会前的准备 宣布会议准时开始 提出会议的议题 控制会议进程 总结会议 追踪会议的结果 会议秘书的职责 准确记录会议要点 发放会议纪要 确认执行人、完成时间以及所需资源 在主持人右手落座 其他与会者 明确会议目的 了解会议内容 作好发言准备 遵守会议制度. 会议沟通中常见的障碍 外在环境 传递过程 语言 影响会议成效的因素 会议时间不当 会议目的不明确 会议持续太久 简单问题复杂化 发言者过于健谈? 繁忙的周一OR周五下午 会议时间冲突 已经有约在先 准备不充分或根本来不及准备 有效会议的策略 会议沟通的技巧 会议实例（掌握会议完善流程） 会议的有效改善 1、谁参加（参加的人分为必须参加；随意参加） 2、谁主持：导言人、主席、观察员共同主持 会议的有效改善 3、谁控制 4、谁先发言 会议的有效改善 5、谁负责及谁追踪 确定具体负责和追踪的人 6、谁在浪费时间 7、谁结论：没有解决的方法，门不准打开。没有更好的解决方法，就用“主持人”的方法。 导言人——主席——观察员 管理沟通实训６：如何防止售票员贪污问题 背景：温州永中公交有限公司，是一家经营城乡公交巴士民营客运公司，共有３２位股东，有801和601路公交车４６辆，路线分别为新城至永强滨海工业区和永强机场往返．票价分站计价，没有刷卡器，只收现金．司机、售票员（有时少量股东也做售票员）均为公开招聘的社会人员，并交纳3000元和2000元的保证金． 　公司为防止售票员贪污，聘请工作人员和股东以乘客 身份监督售票员贪污问题，一旦被抓贪污罚款300元／次， 还核算售票款与售票量是否相符，一旦不相符，每少２元 罚款２００元． 　　　目前这种方法还是有很多售票员（依据股东售票时也贪污） 冒险贪污，公司也想了很多办法，还是改决不了． 请同学们分组商议售票员贪污问题如何解决． 主席:控制秩序 导言人：控制时间 观察员：控制全程 由内而外 由下而上 真正了解市场的 一线 人员 资料提前阅读 只讲方案 * * 为什么会议如此重要? 为什么会议会失败? 如何在会前作充分的准备? 如何计划会议 影响会议成效的因素有哪些？ 什么是有效会议沟通的策略？ 　　群体或组织中相互交流意见的一种形式，它是一种常见的群体活动。 会议的定义 交流信息:政策和指示传达给下属,反馈信息 给与指导:培训 解决问题:澄清误会，解决问题 作出决策:参与讨论、决策 会议的目的 谈判 目的是解决双方在利益上的冲突，采用互动的方式讨论，力求达成一致的意见。 通知 目的是为了传播信息，采取单项的方式，一般没有讨论。 解决问题 目的是为了利用团体的力量解决问题。通常，要将待解决的问题摆在桌面上，与会者应提出解决的方法。在这类会议上，人们夺回未探求解决的方法而努力，不会停留在过去的状态中。 决策 目的是为了在不同的方案中权衡利弊做出抉择。与会者不仅会讨论和决策，而且