接待管理办法.docVIP

接待管理办法 ? 第一条?目的 为加强对公司接待工作的管理，促进公司接待工作规范化，同时，通过接待工作展现和宣传公司的管理水平和企业形象，增强公司对外影响力，特制定本办法。 第二条?适用范围 本办法适用于XX集团总部及各二级企业的接待管理工作。这里的接待工作主要指公司经营管理活动所必需的来宾接待、交通/食宿安排、商务洽谈、工作汇报和陪同参观等方面的工作。 第三条?接待部门及其职责 1.接待部门 1.1公司行政人事部（综合办公室）为公司负责接待的归口管理部门。 1.2相关业务主管部门为对口接待部门。 1.3遇重大接待工作和接待活动，公司行政人事部可协调相关单位与部门共同做好接待工作，相关单位与部门应积极、主动配合。 2. 接待部门职责 2.1公司行政人事部（综合办公室）是接待归口管理部门，凡公司安排的A类接待及高规格B类接待，均由其统筹安排和管理。 2.2公司行政人事部（综合办公室）在接到接待任务后，需根据来宾级别和人数、来访目的等，确定接待人员、接待规格，做好接待计划与接待安排，掌控好接待标准、接待规格和经费预算。 2.3公司行政人事部（综合办公室）应做好接待工作的相关行政事务。如：茶水/茶具的准备、果盘/饮料的准备与摆放、投影/放映/音响设备的调试、接待场所和参访路线的清洁卫生与环境美化工作、欢迎牌/横幅的制作，等等。必要时，还须设计好客人参访的路线，并沿途安排好接应或接待的人员；安排好客人接送用车；妥善安排来宾的吃、住、行及纪念品的赠送（如有必要）；做好重要来宾接待过程中的摄影/摄像/录音工作等。 2.4对口接待部门须准备好接洽客人所需的各种材料、公司简介及公司相关业务介绍、工作汇报等，并安排好有关汇报、讲解的人员。 第四条?接待原则 公司对外接待遵循“平等、对口、节约、周到、保密”原则，使客人高兴而来，满意而归。 1.平等原则：对来宾无论职务高低都要平等对待，落落大方，不卑不亢。一般情况下，级别与权限对等，由同级别人员出面接待，特殊情况可予以高规格接待。 2.对口原则：各职能部门/业务部门对口接待，若属综合性接待，行政人事部门门应予以协调。一般是谁出面接待谁结帐。 3.节约原则：接待来宾应充分考虑成本费用，坚持从简接待原则，不搞铺张浪费。不重复宴请，宴请时主方人数不多于宾客人数。 4.周到原则：接待程序和接待方式应考虑周到，衔接周密，对客人以礼相待，使其充分感受到主人的热情、周到。 5.保密原则：向来宾介绍情况或带领客人参观时，应注意保守公司秘密，重要会议要有记录，对不宜回答的敏感问题，要巧妙回避；对不宜拍照或摄像的场所，应婉言解释、礼貌阻止。 第五条?接待事务分类 Ａ类：贵宾接待。指公司领导重要客人、公司重要客户、政府主管部门领导、外宾及特邀参访团的接待。贵宾接待一般实施高规格接待，有时也可视情况给予对等接待。 Ｂ类：业务接待，指营销客户的接待。一般实施对等接待，有时可视业务需要实施高规格接待。 C类：普通接待，指一般来客的接待，适用于普通的、经常性的业务人员往来。此类接待一般实施对等接待或低规格接待。 第六条?接待方式、接待标准和费用控制 1. A类接待（贵宾接待）： 接到接待通知后，行政人事部（综合办公室）须主动请示公司领导，了解清楚接待对象及接待要求，填写《接待申请/安排计划表》（见附表1），提前做好接待的相关准备。 A类接待一般由公司总部领导陪同，以咖啡、冷饮、热茶、名烟、水果等方式招待。如须就餐由公司总部领导或指定专人陪同，安排于公司领导指定酒店或处所就餐。接待地点可视来宾行程及目的，安排于公司VIP会议室或公司领导办公室、别墅，或公司领导指定酒店等。 A类接待标准及费用，由行政人事部（综合办公室）根据公司总部领导指示及要求办理。事后列出费用明细，连同相关票据如实报销。A类接待总费用在2000元以内的，本单位总经理审批即可；超过2000元的，需报总部领导审批（费用由各单位自行承担）。 2.Ｂ类接待（业务接待）： B类接待一般由相关业务部门对口接待，行政人事部（综合办公室）给予必要的协调和配合。B类接待一般安排在公司会议室或对口接待领导的办公室进行，以茶水、饮料等方式招待。如有业务需要，可安排公司的相关领导与来宾会见。 B类接待一般不安排客人用餐和住宿，如因业务需要，需安排外出就餐的，对口接待部门负责人须填写《工作用餐申请/审批表》（见附表2），经公司相关领导批准后，按指定标准和规格予以安排（如时间较急，来不及书面申请，可先口头请示相关领导，获准后可事后补单）。 B类接待如需给予高规格接待的，由对口接待部门负责人填写《接待申请/安排计划表》，经相关领导审批后，交行政人事部（综合办公室）安排和接待。如须安排外出就餐的，由对口接待部门领导或公司指派人员陪同。 B类接待若经总部领导批准，同意给予高规格接待的，其接待标