QG09-016-2015用户供热信息档案管理办法.pdfVIP

QG 天津华电福源热电有限公司规章制度 QG/09-016-2015 用户供热信息档案管理办法 2015-05-01发布 2015-05-01实施 天津华电福源热电有限公司 发 布 QG/09-016-2015 前 言 本制度是根据中华人民共和国国家标准GB/T1.1-2009《标准化工作导则》第1部分《标准的结构 和编写规则》，结合本公司的具体情况修订编写的。编写要求和表述方法与GB/T1.1-2009完全一致。 本制度于2015年5月1日首次发布并实施。 本制度由厂标准化委员会提出 本制度由供热维护部归口 本制度起草部门：供热维护部 本制度主要起草人： 本制度审核：贾少江 本制度审定： 于孝宏 本制度审批： 陈云山 本制度由供热维护部负责解释。 QG/09-016-2015 用户供热信息档案管理办法 1 总则 为规范公司供热用户信息档案管理工作，提高档案的质量，确保档案资料的安全性、完整性、准确 性、及时性、规范性，防范公司经营风险，特制定此办法。 2 归档范围 2.1 用户供热信息档案资料是公司与热用户在热力购销过程中形成的，有保存价值的各种文字、程序 往来单、证照、图表、账册、凭证、技术资料、认证资料、证件等不同形式的历史记录。 2.2 根据相关部门业务范畴，要求用户信息档案主要按如下类别归类管理： a) 合同类：主要包括《热力购销合同》及合同签订所需的各项资料、补充协议、程序往来单、停 供热申请、用户账号、税号、开户行变更申请、委托付款书以及相关会签单。 b) 调账类：主要包括调账相关程序往来单，早供晚停和期间停热证明，生产调度加减单，各类核 减协议及会签单。 c) 质疑类：主要包括用户质疑申请、质疑处理结果，以及在质疑处理过程中留存的相关证明和文 件。 d) 投诉记录类：主要包括投诉记录、测温记录、投诉处理结果、供热质量分析报告。 3 控制措施 3.1 用户供热信息档案的建立由收费营业处负责，设立档案管理员负责档案资料的收集、保管与整理 工作，确保档案的管理，要做到万无一失。 3.2 建立《用户档案资料台帐》、《用户档案交接登记台帐》，档案入库要及时，责任要明确。 3.3 用户供热信息档案资料必须真实可靠、形式规范。档案编号采用用户编号，按序排列以便查找。 档案的保存环境应干净整洁、无安全隐患。在收集、保管、查阅的过程中应爱护档案，确保档案的完整 性，不得涂改、勾画、裁剪、抽取、拆散或损毁。 3.4 对用户供热信息档案要妥善保管，严格保密，不得向无关人员借出档案或透漏档案内容。 3.5 用户供热信息档案必须永久保存。 4 流程要求 4.1 业务完结后，应将用户供热信息档案资料在3个工作日内移交档案管理员。 4.2 档案管理员审查档案资料是否完整、规范，对内容不全的，应督促补齐资料或在《用户档案交接 登记台帐》上注明情况。 1 QG/09-016-2015 4.3 交接双方在《用户档案交接登记台帐》上签字确认后，业务办理方将档案资料正式移交档案管理 员。 4.4 档案管理员应及时完成档案资料的整理工作，将资料内容随时汇总进《用户档案资料台帐》，定期 对档案的保管情况进行检查，确保档案内容的安全性和完整性。 5 用户电子档案 5.1 对各类用户供热信息档案，应分别建立电子文档耐久储存。电子文档的格式和内容应遵照