office办公文档的修复.doc

PAGE PAGE 1 office办公文档的修复 一、Word文档的修复 1．利用应用程序自身的修复功能进行修复 【任务4.4】小明在编辑文档的过程中，突然断电或死机了，请你帮他想想办法，如何将未保存的文档损失减到最小。 方法一：使用自动恢复功能修复Word文档。 分析：在编辑Word文档时，如果断电或死机造成未保存文档，则在下一次启动Word时，所有在发生故障时处于打开状态的文档会自动显示出来。所以通过下面的操作方法，我们可以帮小明将未保存文档的损失减到最小。 其步骤如下： 重新启动Word。 指向“文档恢复”窗格中要恢复的文件→单击该文件右侧的下拉按钮，会出现如图4-3所示的对话框。 单击“另存为”命令，会出现“另存为”对话框。 在“文件名”框中，选择原文件名或重新输入新文件名。 单击【保存】按钮，如果选择的是原文件名，则会出现是否替换的信息，根据需要选择即可。 图4-3 Word的自动恢复窗口 方法二：手动打开恢复文件修复Word文档。 分析：如果在重新启动Word后，自动恢复文件没有自动打开，则可以用手动的方式打开恢复文件。在windows 2000或windows XP中，恢复文件保存在C:\Documents and Settings\段莉文\Application Data\Microsoft\Word文件夹中，每个自动恢复文件都以“‘自动恢复’保存XX.asd”命名，在未出故障前，其扩展名为.asd，如图1-4所示；出故障后，其扩展名为.wbk，如图4-5所示。 图4-4 未出故障前的自动恢复文件 其步骤如下： 单击工具栏中的“打开”按钮，会出现“打开”对话框。 定位到包含恢复文件的文件夹→选中需要的自动恢复文件(.wbk)→单击【打开】按钮。 图4-5 出故障后的自动恢复文件 在“文件名”框中，选择原文件名或重新输入新文件名。 临时文件图 临时文件 图4-6 临时文件示例 方法三：通过修复临时文件名来修复。 分析：Word文档在编辑时会在当前目录下产生一个临时文件（该文件是隐含属性），如图4-6所示，如发生停电等紧急情况导致文档没有正常保存，可通过将最近一个临时文件改名来恢复。 方法四：设置“自动保存的时间间隔”。 分析：Word提供了自动保存功能。该功能可帮助用户每隔一段时间对文档进行保存，利用该功能设置一个合理的时间间隔，可以帮助小明在以后的编辑中再遇到断电或死机的情况时，将未保存的内容损失减小。 其步骤如下： 在Word中，单击“工具”→“选项”命令，会出现如图4-7所示的对话框。 图4-7 设置“自动保存时间间隔” 在对话框中，单击“保存”选项卡，勾选“自动保存时间间隔”复选框，并设置时间间隔为“4”分钟。 单击【确定】按钮。 提示： Word的自动保存功能只能保存上一次时间间隔点之前的文档内容，对于本次时间间隔内的文档内容是没有保存的，所以，用户要设置一个合理的时间间隔，如果间隔时间过长，则未保存的内容可能越多；如果间隔时间过短，则对于大文档来说，频繁的保存会降低文档的编辑效率。 【任务4.5】小明在双击一个Word文档时，系统总是报错不能打开文档，如图1-8所示，请你帮他解决这个问题。 4-8 文档不能打开示例 方法一：使用“打开并修复”命令修复Word文档。 分析：Word文档不能打开时，有可能是Word文档出错了，所以，我们可以改变打开的方式，并使用Word自带的修复功有进行修复。 其步骤如下： 启动Word程序，单击工具栏上的【打开】按钮，会出现“打开”对话框。 在对话框中，选中要修复的Word文档→单击【打开】按钮右侧的三角箭头，会出现如图4-9所示的对话框。 单击“打开并修复”命令，此时，Word会对错误进行修复，若修复成功会提示用户保存修复结果。 图4-9 使用“打开并修复”命令修复文档 方法二：使用“从任意文件中恢复文本”功能修复Word文档。 分析：如果使用“打开并修复”的方法不能恢复文档，那么可以使用“从任意文件中恢复文本”功能来最大限度地恢复该文档中的文本内容。 其步骤如下： 启动Word程序，单击“工具”菜单中的“选项”命令→单击“常规”选项卡，会出现如图4-10所示的对话框→勾选“打开时确认转换”复选框→单击【确定】按钮。 图4-10 设置“打开时确认转换”选项 单击工具栏上的“打开”按钮，会出现“打开”对话框。 选定要恢复的文档→单击“文件类型”下拉列表框中的“从任意文件中恢复文本”选项，如图4-11所示→单击【打开】按钮。 图4-11 选择“从任意文件中恢复文本”选项 图4-12 “转换文件”对话框此时系统会出现如图4-12所示的对话框，在“ 图4-12 “转换文件”对话框 方法三：禁止自动宏的运行来修复。 分析：有些Word文档在打开时会