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PAGE PAGE 1 《秘书学》练习题库 填空题 1、广义的秘书机构是指凡具有参谋咨询、沟通协调、辅助管理、督促检查等功能，并为领导工作和机关工作服务的办事部门，除狭义机构部门外，还包括调研、信息、协调、督促、信访、档案、保密、接待、值班、印章管理等业务部门。 2、狭义的秘书机构是指担负文牍工作，并直接为领导者和领导中枢服务的办事机构。 3、秘书机构的特点：①是所处位置的中介性，秘书机构处于联系上下和沟通左右的中间地位。②是辅助功能的综合性，即为领导提供全方位服务的辅助性综合部门。③是辅助领导的被动性，即围绕领导、服从领导、服务领导，按领导的指示和意图办事，不能独立行事。④是组织关系的封闭性，即只接受所属机关及其领导班子领导，直接对所属机关及其领导班子负责。 4、秘书机构的功用：①是组合功用，即通过秘书机构将各职能部门的功用组合起来，形成合力，实现目标；②是管理功用，即运用科学的管理原理、技术和方式，营造良好的工作环境和人际关系，提高工作效率；③是枢纽功用，处于中心枢纽的地位，具有承上启下、协调左右、内处联络的功用；④是过滤功用，即区别轻重缓急、可直接代处理、或需请示后处理、或必须请领导亲自处理。 5、根据决策的范围和规模可将行政决策分为：宏观决策、中观决策和微观决策三类；按决策的层次为根据可将行政决策分为：战略决策、战役决策和战术决策三类；根据决策的程序和规律又可将行政决策分为：常规决策和非常规决策两类；按决策的目标多寡还可将行政决策分为：单目标决策和多目标决策两大类。 6、秘书协助领导管理，应从管理运行的全过程协助领导加强管理，即一是计划安排；二是组织实施；三是协调控制；四是检查总结，具体而言，秘书应做好如下几点工作：①要强化服务意识；②要服从领导工作的需要；③要上下精诚合作；④既要有原则性，又要有灵活性；⑤要把质量和效率放在首位；⑥要有一个好的作风。 7、新时期保密工作的方针是：①积极防范：即以防为主，防患于未然，将防患工作做在前面；②突出重点：在保密工作中，要在密级、部位和人员等方面，区别情况，确保重点，带动一般。③既确保国家秘密又便利各项工作：指要正确处理保密工作与其他工作的关系，二者互相兼顾，融为一体。 8、现代秘书工作的特点一是政治性；即管理的政治性导致秘书工作也具有相同的特性；二是综合性：即部门处于综合地位，且领导工作广泛及其与社会联系的广泛使之具有这样的特性；三是辅助性；秘书为领导服务，没有决策权，还必须按领导决策意图执行，因此决定其只能辅助领导开展工作；四是被动性；秘书工作须围绕领导工作需要而进行，因此其工作是被动的；五是事务性；秘书有繁杂的事务需要处理；六是机密性；因为领导事务的具有机密性，因此须做好保密工作。 9、秘书群体的知识结构须互补才能形成优势，即以自然科学知识和社会科学知识人员的组合；以个体特长互补状态组成群体的“通才”状态，以个体的多元知识构成组合群体的立体知识结构。即将不同知识结构和业务专长的秘书个体组合在一个秘书群体中，就可达到以长补短，优势互补，达到合理、全面、完整的状态，从而能胜任秘书机构所担负的各项工作。 10、秘书秘书信息的构成要素有：信息源、信息载体、信息传递者、信息接收者和信息道。 11、秘书在领导活动过程中的位置是指秘书为领导和领导工作的服务是全方位的，除辅佐决策外，还包括参谋咨询、沟通信息、加强协调和各种秘书实务等。在这一切过程中秘书必须服从并服务于领导和领导工作，须始终处于中介、辅助的地位。因此，秘书必须要有甘当配角，做无名英雄的意识；在代替领导发号施令过程中又要有不当“二首长”的意识。即秘书在为领导服务的过程中，应当做到参谋而不决策，分忧而不分权，自尊而不自大。 12、秘书协调的特点：一是非权力支配性，即没有法定支配性权力，只能借助领导的权威和自身的素质、人格、品德和协调艺术去说服他人，使对方心悦诚服；二是非职责限定性，这是因为非权力支配性导致其协调没有确定的职责范围的限定；三是非确定地位性，这是由于非职责限定性导致其没有确定的协调地位。 13、现代秘书应具有的品德有三个方面：一是政治品质：即指秘书的政治立场、观点、行为的统一；二是思想品质：指秘书的思想认识水平和世界观、人生观、价值观、荣辱观、幸福观、审美观、节操观、使命感、责任感等的总和；三是道德品质：指社会道德准则和规范在秘书道德意识、道德行为中的体现。 秘书应具有的作风有三个方面：一是思想作风，它要求秘书应具有实事求是、谦虚谨慎的作风；二是工作作风，它要求秘书应具有雷厉风行、一丝不苟的作风；三是生活作风，它要求秘书应要有礼有节、落落大方。 14、秘书机构设置的原则：一是必要性原则，即具有一定规模、能独立行使法定职权的机关、单位，为保证其经常性工作的正常运转和为领导提供全方位的服务，有设置秘书机构的必要；二