福建国安假日酒店采购工作手册.docVIP

福建国安假日酒店----采购管理手册 机密 福建国安假日酒店 Fujian guoan holidy hotel 采购工作 采购工作手册 Picks work tebookno 国安假日酒店采购管理手册（草案） 第一章 总则 第一条：目标。为规范采购活动,规避及防范购买风险,维护酒店利益,特制订此制度。 第二条：适用范围。本酒店涉及购买活动、有偿服务及相关人员。 第二章 职责 第三条:酒店所需要的物品一般由酒店采购部自行组织采购。如有些专业性比较强的采购业务（如公司简介、画册、电脑网络系统等）,则可由集团相关职能部门提供支持或委托社会上相关机构采购。需提供设计服务或对方愿意提供免费设计的相关项目.由此项目负责人安排相关人员进行采购。 第四条：采购合同的签订：权限范围内的采购合同由采购部、财务部会同分管副总经理意见后，呈报总经理批准后生效；超出其采购合同权限的合同,必须预先申报总经理签署意见后生效办理,并备案。 第五条：财务部门统一管理采购合同原件并按合同规定付款。 第六条;采购单超出审批权限的（无采购合同的）,必须预先报请分管副总经理审核，并按权限转呈总经理批准，由采购部自行安排采购。 第七条：采购业务付款完毕且不涉及维护及其他服务的,视为结案；集团财务部对酒店采购合同文本实施法律审核。 第三章 供方的选择及评估 第八条：大型采购按照供应商意见选择及相关程序,细则类文件对供方实施选择及评估。 第九条;依照“货比三家”原则,选择供方或面向社会公开招标来选择供方。 第十条；如因某些原因,只有独家供货,应附带相关文字说明资料。附《采购业务自查表》 第四章 采购单的编制及审批 第十一条：有计划性的采购活动,由采购人员按照计划编写《采购单》后, 遵循审批权限实施审批,《采购单》要求按酒店统一格式。 第十二条：非计划性采购,必须预先填写《请购单》或申请报告，经批准后再安排采购。 第十三条：计划或采购相关程序实施采购；参照本流程并根据其实际情况确定采购流程，安排采购业务。 第十四条：《采购单》由部门负责人签署，财务部负责人、分管副总经理审核后报总经理签署后生效。超出分管副总经理审核权限的采购单，要经过事先报总经理批准后实施《采购单》的运作。 第十五条：原则上,成立采购管理小组。采购管理小组一般由财务、使用部门负责人、采购主管、分管副总经理等部门人员组成。 第十六条：大宗原材料、设备及固定资产类物资严格用合同采购.并特别应考虑售后服务及配件,软件供应及升级。 第十七条：酒店的采购业务由酒店相关部门参照本流程办理.经总经理批准后生效。 第五章 采购活动的监督 第十八条：采购监督实施分级监督原则，采购管理小组按照其规定实施监 第十九条：价格的监督： 采购人员应对参与报价的供应商一视同仁、公平对待,报价应以书面正规报价单为准.原则上应多轮报价。严禁采购人员暗示供应商报高价格,或者借故倾向一方、压制另一方； 如被发现,处以100---500元罚款.情节严重者按酒店规章制度处以降级、调离采购岗位、或开除处分；造成酒店重大损失者应赔偿酒店损失。 采购员因工作失误造成酒店利益受损,按相关行政处罚制度处理，可处以50---300元罚款。 第二十条：付款监督： 严禁采购人员、财务人员及相关人员与厂方、供应商过份亲热和索贿,一经核实,除追回非法所得外，并处以500---1000元罚款, 情节严重的予以开除.并取消该供方资格； 触及刑律的，送交司法机关处理。 供方用回扣或其他手段诱惑本酒店相关人员, 事实既成者,对本酒店相关人员处以开除处分并追回其非法所得，同时取消该供方资格.有预付款或定金要求的采购业务，相关人员应确保所购物资及时到位，如该批物资经检验为水货或假冒伪劣品，或对方未付我方货物或服务，对经办人及相关人员应处以相应罚款，酒店损失重大者，要按行政制度处以降级，开除；甚至送交司法机关处理。 第二十一条：退货的监督; 经验收不合格的物资或服务，经办人应及时处理，严禁超期堆放，否则对相关人员要做出罚款处理，处以100---500 元罚款。 有些工程或装修项目，印刷品，无法退货或急用，应与对方协商降价处理。 第二十二条:节日礼品及沟通活动的监督（消费酒店产品或供方赠送礼品等）。酒店相关人员对供方组织的公关活动应尽量少参加,除非无法推却,参加前应电话请示相关管理人员批准。 供方可能会赠送一些礼品让个人接受的，要登记申报或交回酒店。 第六章 采购验收及付款 第二十三条：采购物资的验收及入库： 原材料,元器件,包装材料工程物品及其他在产品生产中使用的物品(如试剂,润滑油,松香等)由各相关部门负责验收。 设备及其他固定资产类物资由设备、生产、使用部门共同验收； 但电脑、电话、传真