高效会议管理技巧（讲师版).pptVIP

高效会议管理技巧 融道讲堂 课程纲要 会议的类型和目的 制定决策 解决问题 交流汇报 会议是有必要的吗？ 时间成本 会议直接成本 机会成本 会议的成本计算 时间成本 ＝参加会议的人数×（与会者的准备时间＋与会者的旅行时间＋会议秘书工作＋会议服务人员工作时间）×与会人员平均每小时的工资 会议直接成本 ＝会议设施租用费＋会议场地费＋旅费、食宿费＋文件准备费 机会成本 会议必须成功以回收成本 会议是有必要的吗？ “必要”的会议 会议目的单纯化 会议资料有准备 会前先行沟通 书面解决无法当场决定的事项 报告内容有摘要 有负责会后考核工作的部门 案例讨论：最失败的一次会议，会议成功的关键 一个中心、两个基本点 会议议程 会议的准备 会后的跟踪 两个基本点 一个中心 会议规范流程 开始 欢迎 会议目的 议程 时间安排 规章制度 结束会议 总结 安排下次会议 跟进 会议纪要 跟进计划 准备会议 哪些人参加？ 相关问题的主要决策人 能够提供相关意见的人员 为完成工作需要了解相关信息的人员 将要负责执行会议做出的决定的人员 对问题负有义务，或存在利害关系，或起作用的人员 会议议程 由重要到不重要 会议开始时即讨论重要议题,以免延误时影响到后面重要议题。 由不尖锐到尖锐 将尖锐议题挪后,让与会人员建立默契和信任感,再接触尖锐议题,使气氛不尴尬。 由容易到困难 让大家渐渐融入会议进行的节奏,不要开始就接触未熟悉的会议造成挫折感。 会议准备工作核对清单 高效会议在开始之前就开始了 1.了解会议的目的 2.是否一定要开会 3.确定会议的形式 4.安排会议的议程 5.决定会议的时间 6.确定会议的主持人 7.决定会议的地点 8.研究会场如何布置 9.确定出席人数 10.安排出席者座位 11.是否准备会议名签 12.是否安排交通工具 13.是否安排与会者住宿 14.是否发出了会议通知 15.确定视听材料 16.确定辅助教材 17.准备会场周边位置图 18.是否要求与会者准备资料 19.确定相关资料 20.是否安排会后活动并做好通知 会议的四个阶段 会议结束 总结会议讨论结果 落实行动责任人 感谢与会者 会议评估 会议评估 这次会议对你有用吗？ 是或否 你畅所欲言了吗？ 是或否 你对会议的主持方式满意吗？ 是或否 作为这次会议的结果，你知道自己将做什么吗？ 是或否 你有何其他意见吗？ 是或否 会议记录与会后跟进技巧 会议记录者应具有的技能 与会者会后跟进 主持人的会后跟进 跟 跟 跟 主持会议与参与会议 主持人的守则与责任 营造和谐气氛 按照议程进行 正确总结讨论的内容 引导发言者解释令人困惑的发言 帮助与会者理清不假思索的想法 尊重别人，避免出现会中意见一边倒的情况 减少与议题无关的争辩和讨论 保持中立态度 如何开场 背景： 除了会议召开的背景，也可让与会人员自我介绍，并说明对会议的期待，以促进与会人员及会议气氛的融洽 会议目的 议程 会议期待 与会者的守则与责任 会前充分准备 会中全情投入，贡献自己的创意与意见 以解决问题为己任 保持开放的心态，摒除部门之见 尽可能多地获取信息 耐心聆听，尊重他人的意见 勇于发言，言之有物 不进行人身攻击 避免出现不当的肢体语言 会后总结 积极倾听的技巧 什么是倾听？ 倾听与你是否同意其他人的讲话是毫无关系的。 倾听就是接收到其他人所讲的一切。 倾听就是理解其他人的想法。 理解并不意味着接受。 倾听中的障碍 听力测试1：商店打烊时 学会听 要学会听，首先要学会沉默 把所有个人见解放在一边 聚精会神，不要走神 注意一些非言语的示意动作 (沉默、手势模仿、表示赞同、反对、思考、怀疑、有兴趣 或厌倦、以及身体疲乏等等的形体姿势 或动作。) 不加筛选地收集所有的观点。 采用合适的态度 倾听能力测试2 你是哪种态度？ 积极倾听 重新组合是用另一种表达方式重复对方刚说的话 或者直接引用他的话 或者用自己的语言重组对方的话 积极倾听 重新组合是有利于沟通的重要技巧 它可以检验本人是否听懂了对方的意思 可以证实本人听懂了对方的意思… (检验服从个人动机。证实则是关系到刚刚说话的人，这样他便确信自己的话对方已经明白) 可以使讨论继续下去：当信息已经被正确接受，我们可使对方继续说下去、进一步表达。 在曲解了本意的情况下，或是解释得过了分，对方会立刻纠正，详细解释，改正错处。 重新组合 重新组合可以在会面中制造一种气氛； 某些重新组合可能会帮助那些最不熟练的交谈者在公众场合下发言，使他们的话更好被人们听进去； 使那些原本没有理解的或是没有听见的人重新跟上发言者的话。 积极倾听 就是告诉对方你对他的信息的理解！ 积极倾听在这两种情况下尤其有用 当你不确定对方的意思时 当